Cómo redactar un esquema del proyecto

Escribir un esquema sólido del proyecto requiere reflexión, comunicación y planificación. A medida que lo escribe, su actividad principal será recopilar y reunir información que defina el proyecto. Tómese tiempo para recopilar comentarios y revisar el documento antes de enviarlo. 

Antes de empezar, cree un cronograma y una lista de verificación de finalización para mantenerse encaminado. Si bien el tiempo necesario para escribir el esquema varía según el proyecto, planifique el tiempo suficiente para recopilar información, rellenar el documento y repasar el mismo antes de la fecha de envío. 

Puede usar una plantilla de esquema de proyecto existente para empezar o crear la suya propia desde cero. Siga los pasos en el orden que hemos enumerado a continuación, o hágalos en el orden que tenga más sentido para su proyecto. Para cualquier paso, asegúrese de recibir comentarios y contribuciones de los miembros del equipo. 

A continuación, le presentamos una guía paso a paso para escribir el esquema de su proyecto:

1. Agregar información básica: Empiece por completar el título del proyecto, la información básica, el autor y la fecha de versión en la parte superior. 
2. Identificar las partes interesadas clave y los miembros del equipo: Determine y contrate a los mejores miembros posibles para el equipo, y registre sus nombres, roles y responsabilidades. Es posible que deba pedir recomendaciones a colegas de confianza. Enumere todos los miembros del equipo, los patrocinadores, las partes interesadas y los clientes que en algún momento se verán afectados por el proyecto. Confirme con cada miembro del equipo que entienden su rol.
   
   Para los miembros del equipo y las partes interesadas, Verzuh comparte que es útil incluir información sobre “el tiempo que dedicarán los miembros del equipo (por ejemplo, si trabajan a tiempo parcial en el proyecto) y, además de las partes interesadas clave, información útil como quién paga y quién es el patrocinador ejecutivo, clientes específicos o clientes internos”. 
3. Resumir el proyecto: Escriba una breve descripción general que ayude al lector a comprender el proyecto y cómo crea valor empresarial. El resumen puede ser tan breve como dos o tres oraciones. 
   
   Verzuh nos recuerda que “los proyectos están destinados a aportar valor empresarial. El trabajo del gerente el proyecto es vigilar el valor del negocio y mantener a todas las partes interesadas avanzando hacia el valor del negocio. El resumen del proyecto es importante porque crea el contexto”. 
4. Articular los objetivos del proyecto: Tómese tiempo para especificar los objetivos del proyecto. ¿Qué necesita entregar? ¿Por qué lo necesita entregar? ¿Cómo logrará este proyecto ese objetivo? Escriba el objetivo de forma concisa e incluya cualquier fundamento para las decisiones del proyecto. Mantenga el objetivo a un alto nivel y asegúrese de que se conecte con los objetivos generales del negocio.
   
   Ejemplo: Aumentar nuestra presencia en las redes sociales para triplicar el tráfico del sitio web entrante dentro del próximo año fiscal.
5. Determinar los objetivos del proyecto: En primer lugar, intercambie objetivos basados en la meta. Anote lo que el proyecto mejorará, reducirá, eliminará u optimizará. A continuación, escriba cómo hará su equipo estas mejoras y cómo medirá su éxito. Si bien los objetivos SMART son un marco común, Verzuh recomienda usarlo como guía, en lugar de cumplir exactamente con el marco. A continuación, le mostramos algunos ejemplos de objetivos, basados en la meta anterior:
   • Ejemplo 1: Lanzaremos cuatro campañas por trimestre para cada canal de redes sociales existentes, aumentando las impresiones y vistas en un factor de 10.
   • Ejemplo 2: Nuestra participación aumentará un promedio del 80 por ciento por trimestre, por canal, rastreado por tasa de clics y número de comentarios de usuarios. 
   • Ejemplo 3: Impulsaremos los mensajes de la campaña en función de los comentarios de los usuarios recopilados en la campaña del trimestre anterior para aumentar la retención del sitio en un 25 por ciento cada trimestre y reducir la tasa de rebote en un 20 por ciento.
     
     Consejo profesional: Verzuh dice: “Piense en el resumen del proyecto y los objetivos del proyecto como la estrella polar a la que debe volver y pregúntese: '¿Todavía estamos encaminados?'”
6. Definir el alcance y las entregas: Según Verzuh, “el alcance y las entregas van de la mano. El alcance se escribe como un verbo. La entrega es el sustantivo resultante”. Aclare qué alcance del trabajo está dentro de los límites del proyecto y qué está afuera. Es especialmente importante detallar lo que está fuera del alcance. 
7. Enumerar los recursos necesarios: Proporcione una descripción general de los recursos necesarios, incluidas las personas, las instalaciones, los costos, el equipo, el tiempo o la información. No es necesario que se detalle demasiado durante este paso. Una vez aprobado el proyecto, ampliará su estimación inicial. Cite cualquier información contextual de apoyo, como datos históricos o comparaciones con proyectos anteriores, como prueba. 
8. Redactar un cronograma del proyecto: Seleccione una fecha de inicio del proyecto y una fecha estimada de finalización. Luego agregue los hitos principales entre las dos fechas. “Incluya los hitos que conozca y ponga su experiencia sobre cómo se le ocurrió ese plazo”, dice Verzuh. “Por ejemplo, si el cronograma establece que la planificación y la estrategia deben realizarse para la fecha X, incluya cómo se le ocurrió ese número”.
   
   Considere usar las preguntas de Verzuh como instrucciones:
   • ¿Y si no lo hacemos para la fecha decidida?
   • ¿Será un problema si nos pasamos de esa fecha? ¿Hay una penalización por pasarnos de la fecha?
   • ¿Hay alguna razón comercial para que se haga para ese momento?
   • ¿Cómo se sincroniza con su declaración de propósitos? 
9. Identificar las restricciones y suposiciones del proyecto: Considere todas las restricciones dentro de las cuales debe cumplirse el proyecto. Utilice las seis restricciones a medida que considere qué factores podrían afectar su proyecto. 

1. Luego, enumere las suposiciones o lo que su equipo crea que es cierto. Por ejemplo, ¿en qué espera confiar o considerar como cierto sobre el tiempo, el personal, los recursos, los costos o el equipo?
   
   En esta sección, también considere e incluya cualquier riesgo significativo que afecte o interfiera con el éxito del proyecto.
2. Tenga en cuenta los costos: No necesita un presupuesto detallado, pero es útil incluir los costos. Verzuh sugiere escribir “algo básico para que se reconozca, como 'Esperamos gastar X cantidad en personal'”.
3. Obtener comentarios: Si aún no lo ha hecho, pídales a los miembros del equipo y a las partes interesadas que revisen el documento o las secciones pertinentes. Sea receptivo a su perspectiva y esté abierto a hacer cambios. 
4. Revisar y modificar: Lea el documento y modifique cualquier lenguaje que no esté claro. Realice modificaciones finales en función de su revisión y los comentarios del paso anterior. Lleve sus modificaciones a los miembros del equipo para obtener comentarios sobre los ajustes. Repita hasta que haya elaborado un documento de alta calidad. 
5. Presentar el esquema: Si tiene que presentar el esquema, ingrese a la reunión preparado con una plataforma de presentación. Practique la discusión del esquema del proyecto con sus colegas. Anticipe las preguntas que puedan ocurrir durante la presentación.