¿Qué es la gestión de proyectos Agile?
La gestión de proyectos Agile ofrece un enfoque iterativo y flexible para el diseño y desarrollo de tecnología. Un enfoque Agile adapta los cambios constantes que ocurren en el desarrollo de la tecnología, lo que permite a los equipos dividir los requisitos tediosos, construir y probar el método en segmentos más pequeños para que los cambios en los requisitos sean manejables durante el proceso y no detengan todo el proyecto. Aunque se usan comúnmente en el desarrollo de software, los principios detrás de Agile también se pueden aplicar con éxito a proyectos no relacionados con la tecnología. La capacidad de adaptar el cambio a medida que llega, hacer que las actividades y el progreso sean transparentes y adaptarse durante el proceso puede aportar valor a muchos tipos de proyectos.
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Por qué usar la Gestión de proyectos Agile
La capacidad de entregar un producto de software que está a tiempo y dentro del presupuesto, incluso cuando los requisitos y las demandas cambian durante el proceso, es la razón número uno para adoptar la gestión ágil de proyectos. Los gerentes de proyecto pueden crear su producto, alcanzando todos los hitos, sin dejar de ser ágiles para reaccionar al cambio constante. Con Agile, la complejidad se reduce, los éxitos se reconocen rápidamente, la calidad se mejora a medida que los problemas se identifican antes y los comentarios de los usuarios a lo largo del ciclo de vida del desarrollo son bienvenidos.
¿Por qué necesita una herramienta Agile?
Primero, es posible que se pregunte por qué necesita una herramienta en primer lugar. O, tal vez, por qué es necesaria una herramienta específica de Agile Es cierto que Agile se puede administrar a través de una variedad de medios, incluidos los métodos de la vieja escuela como tarjetas de índice, hojas de cálculo, MS Project o colocarlo todo en una pizarra, pero estos ejemplos no proporcionan colaboración. Todos estos ejemplos se pueden usar para recopilar y enumerar requisitos, realizar un seguimiento del progreso, realizar un seguimiento de las iteraciones e incluso informar, hasta cierto punto. Incluso puede comenzar a realizar un seguimiento de los valores del cronograma y recopilar datos sobre la eficiencia del desarrollo.
Pero una pila de herramientas dispares lo convierte en un proceso altamente ineficiente. La buena noticia es que hay una gran cantidad de herramientas que integran todas las funciones de Agile en un solo recurso. Los gráficos de quemado, las iteraciones, dar prioridad a los pendientes, el almacenamiento de casos de usuario y la colaboración se pueden administrar en un único recurso coherente. Al mantener todo en un solo lugar, todas las partes interesadas saben dónde mirar en cualquier momento y pueden mantenerse al tanto de sus roles dentro del proyecto.
La selección de herramientas Agile comienza con centrarse en el propósito
El movimiento Agile ofrece una variedad de metodologías entre las que elegir: Scrum, Kanban, Desarrollo basado en funcionalidades (FDD), Desarrollo de software Lean (LSD), Método de Desarrollo de Sistemas Dinámicos (DSDM), Desarrollo ágil de software (ASD), Programación extrema (XP) y Crystal. Es posible que su organización ya haya decidido qué metodología utilizará, así como si adoptar Agile a nivel empresarial (Agile escalado o "SAFe ®" (Scaled Agile Framework ®) o a nivel de desarrollo (Scrum Agile), para cuando comience a seleccionar una herramienta. La pregunta es qué herramienta es la mejor para qué metodología.
Principios generales para elegir la herramienta Agile adecuada
Seleccionar la herramienta Agile adecuada para satisfacer las necesidades y la metodología de su negocio es esencial. Las siguientes cinco capacidades lo ayudarán a elegir una solución que respalde a su equipo y su enfoque de Agile.
1. Facilitar la colaboración y la comunicación
busque una solución que facilite la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. La herramienta Ágil debe permitir a los miembros del equipo comunicarse entre sí y tener discusiones completas que eventualmente lleguen a una conclusión. Considere una herramienta que tenga permisos para que pueda determinar quién debe ser parte de una conversación. Debería ser posible para cualquier parte interesada, ya sean analistas de negocios, desarrolladores de software, especialistas en marketing o quien sea, observar y participar en la conversación a medida que el proyecto avanza a través de sus diversas etapas desde el inicio hasta la entrega.
2. Rastrear el historial y la responsabilidad
encuentre una herramienta Agile que permita ver el historial de la discusión y "conectar los puntos" entre la conversación, la acción y la entrega. La herramienta debe proporcionar un medio para informar sobre los diversos segmentos del ciclo de vida del proyecto, así como sobre el proyecto en su totalidad.
3. Almacenamiento central con capacidad de búsqueda
una sola herramienta de búsqueda que admita todas las funciones del proyecto Agile es mejor que usar varias herramientas porque crea una fuente para almacenar y encontrar información clave del proyecto, necesaria para tomar decisiones. Por ejemplo, realizar el seguimiento de proyectos en una pizarra mientras se mantienen las conversaciones necesarias para desarrollar historias de usuario en Sharepoint, causa retrasos en la búsqueda de información y posiblemente se pierdan detalles importantes. Además, una herramienta ágil que le permite almacenar contenido en una sola base de datos proporciona la capacidad de ver varios proyectos a la vez y realizar informes y análisis entre proyectos.
4. Escalabilidad;
el Dr. Alistair Cockburn, líder en el movimiento Agile, ha pasado muchos años estudiando las formas en que los equipos se desempeñan. En una charla que dio en 2012, Cockburn dijo: "El desarrollo de software es único; es una actividad pura en sí misma. Así que mientras entendemos las "Leyes de la Física" que impulsan la forma en que las personas trabajan con el software, en realidad, el desarrollo de software se convierte en el punto de referencia y otras cosas son como el desarrollo de software. Así que podemos tomar nuestro entendimiento de lo que sucede en los equipos de diseño de software y aplicarlos en equipos de diseño de negocios, equipos de diseño de marketing, publicidad, empresas emergentes, emprendimientos, todo tipo de otras actividades".
La noción de que una herramienta Agile se limite a un equipo de desarrollo de software puede conducir a la implementación inicial, pero tenga en cuenta que el equipo de desarrollo puede crecer. Otros departamentos pueden querer utilizar la herramienta para sus proyectos. Encontrar una herramienta con amplias capacidades puede no parecer la opción más eficiente, pero el tiempo puede demostrar que es la selección óptima.
5. Analítica;
la analítica es esencial para cualquier proyecto, tanto para ver el proceso en tiempo real como para la evaluación post-mortem. Querrá saber cuánto tiempo tardaron en completarse las tareas individuales y por qué les llevo tanto de la forma que lo hicieron. El análisis también le ayudará a determinar qué cumplió con las expectativas y qué no. Una herramienta ágil que pueda proporcionar un desglose de los datos será útil para configurar proyectos futuros para el éxito.
Requisitos de la herramienta Agile
Para elegir la herramienta Agile adecuada, deberá reunir una lista de requisitos. Los requisitos son funciones, no características. Las características son las que se encuentran en la herramienta, pero las funciones son las actividades realizadas por las características.
Reunir requisitos significa reunirse con las partes interesadas clave para determinar las funciones que desean que realice una herramienta. Por ejemplo, el líder de Scrum puede querer una herramienta que ayude a hacer seguimiento del desarrollo de características, mientras que el analista comercial necesita una forma de coordinar las características con las historias de usuario y el gerente de desarrollo necesita funcionalidad de informes para hacer seguimiento del tiempo real de desarrollo de características en comparación con el tiempo de desarrollo esperado.
Cada uno tiene su propia idea de lo que les aportará más valor, pero es poco probable que una sola herramienta satisfaga a todos. Aquí es donde entran en juego las prioridades. Reúna a todas las partes interesadas clave para crear una lista de los requisitos deseados y luego revise e identifique las prioridades. Haga que cada parte interesada priorice las funciones que está buscando, para crear una especie de "lista de deseos" en forma de matriz. Asegúrese de que todas las partes interesadas sepan que puede que no haya una herramienta para satisfacer todas las necesidades, por lo que el compromiso es inevitable. Establecer esta expectativa por adelantado reducirá la fricción.
Aquí hay una lista de algunas funciones generales que puede querer tener en su lista de requisitos:
- Planificación y seguimiento Agile
- Vinculación entre el seguimiento del plan y los informes de estado
- Plantillas de proceso personalizables
- Paneles e informes personalizables
- Historial de elementos de trabajo para auditoría
- Gestión de temas mediante epopeyas y otras historias
- Gestión de código fuente (o integración con su herramienta de gestión de código fuente actual)
- Compilaciones de varios niveles
- Seguimiento y colaboración de tareas de desarrollo
- Mejora la discusión entre los miembros del equipo y almacena los comentarios
- Visibilidad de tareas y cambios, para que cualquier persona afectada por cualquiera de ellas esté informada
- Herramientas de colaboración para la gestión de pendientes
- Herramientas de revisión y aprobación
- Realiza un seguimiento de las tareas del proyecto, las historias de usuario y todos los elementos de trabajo
- Seguimiento de relaciones entre elementos de trabajo (para relaciones como padre-hijo o dependencias)
- Herramientas de generación de informes
- Capacidad para realizar análisis entre proyectos
- Mantiene un historial de elementos de trabajo para auditoría
- Controles de seguridad de acceso configurables
- Disponible para todos los miembros del equipo
- Gestión completa del ciclo de vida del proyecto
- Interfaz de usuario sencilla de arrastrar y soltar
- Acceso a recursos de atención al cliente, incluidos foros, wikis, correo electrónico, chat
- Implementación y accesibilidad sencillas: basadas en la nube frente a las instaladas in-situ
Comparación de herramientas Agile
Cuando se han priorizado todos los requisitos, todavía le quedan las preguntas importantes: ¿qué hay ahí fuera, qué pueden hacer y cuál es la correcta? Hay muchas herramientas para examinar y no siempre es fácil decidir entre ellas. Algunas herramientas se comercializan para empresas emergentes, mientras que otras se centran en Kanban y otras enfatizan la utilidad para la gestión general de proyectos Agile. Investigar para encontrar la mejor opción para sus necesidades solo se hará evidente a medida que continúe el proceso de evaluación.
Paso 1: La lista larga
; aunque la lista puede comenzar siendo larga, reducirla puede ser más fácil de lo que piensa. La búsqueda en línea puede ayudarlo a eliminar los productos que no son adecuados para sus propósitos, incluso antes de llegar al punto o hacer coincidir los requisitos con las características específicas del producto.
Tendrá que hacer su propia evaluación, pero leer las reseñas en línea podría ayudarlo a enfocar sus pensamientos en lo que está buscando e incluso puede identificar la herramienta adecuada para usted. Una vez que haya reducido su lista a las tres a cinco herramientas principales (o cuantas desee evaluar), es hora de mirar la lista corta.
Paso 2: Ingrese la matriz
; después del arduo trabajo de reunir requisitos y reducir la gama de herramientas, es hora de llegar a los detalles. Puede ser que haya reducido el campo a un conjunto de herramientas gratuitas de código abierto o herramientas propietarias o una combinación de ambas, pero una vez que llegue a este punto, la decisión probablemente saldrá de los detalles. Tome la lista de requisitos, agregue la lista corta a la fila superior y comience a bajar la lista, agregando marcas de verificación en las columnas para que coincidan con los requisitos de cada herramienta.
Si una herramienta cumple con el requisito, obtiene una marca en esa columna y si no lo hace, entonces no hay marca. Este proceso ayuda a estructurar el proceso de toma de decisiones. Gráficos de quemado de iteraciones, captura de pendientes, mantenimiento de paneles de tareas, captura de historias de usuario, informes, todas estas funciones pueden o no incluirse con una herramienta en particular, pero puede establecerlas en su matriz.
Por qué Smartsheet es una herramienta útil de gestión de proyectos Agile
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