Las mejores plantillas de gestión de proyectos de Excel

Optimice el seguimiento de sus proyectos con plantillas de Excel para gestión de proyectos listas para usar. Lo interesante de una plantilla es que usted tiene un punto de partida que puede utilizar una y otra vez. No tiene que crear un marco de trabajo cada vez que desea informar a las partes interesadas, comunicar el estado o hacer seguimiento de los problemas, la base ya está construida y sólo tiene que agregar la información del proyecto.

En este artículo encontrará las mejores plantillas de Excel para gestión de proyectos que puede descargar de forma gratuita. También veremos los diferentes tipos de plantillas y cuando utilizar cada una y aprenderá a crear desde cero una plantilla de gestión de proyectos en Excel.

También le mostraremos cómo usar las plantillas de gestión de proyectos en Smartsheet, una herramienta de gestión de trabajo inspirada en una hoja de cálculo que facilita el seguimiento de proyectos y es más colaborativa que Excel. 

Plantilla para proyecto con diagrama de Gantt

Gantt Chart Project Excel ES

Un diagrama de Gantt es una de las plantillas más comunes utilizadas por los gerentes de proyecto. Un diagrama de Gantt toma los nombres de las tareas, las fechas de inicio, las fechas finales y las duraciones y las transforma en un gráfico de cascada horizontal. Puede visualizar rápidamente el orden en el que se deben ejecutar las tareas y qué tareas dependen unas de otras. Un diagrama de Gantt es especialmente efectivo cuando se administra un proyecto complejo con muchas dependencias.

Descargue la plantilla de diagrama de Gantt de Excel

Las capacidades de los interactivos diagramas de Gantt en Smartsheet le permiten visualizar fácilmente su proyecto. Puede personalizar el diagrama con diferentes colores y símbolos para indicar el estado o utilizar el formato condicional para resaltar las tareas de algunos miembros del equipo. Active la ruta crítica para identificar las dependencias entre las tareas y vea qué tareas afectan directamente la fecha de terminación del proyecto. Comparta el diagrama de Gantt con su equipo o clientes para que todos estén la misma página.

 

Gantt Chart Project Smartsheet ES

Cree su diagrama de Gantt en Smartsheet

Plantilla de seguimiento del proyecto

Project Tracker Excel ES

Reúna toda la información del proyecto en un lugar central, para que todos los involucrados sepan exactamente dónde buscar los detalles importantes. Con la plantilla de seguimiento del proyecto, usted puede agregar tareas, estado, prioridad, entregas, plazos, costos, horas y más a todo el proyecto. Si está administrando un proyecto grande, una plantilla de seguimiento del proyecto le ayudará a mantener todo organizado.

Descargue la plantilla de seguimiento del proyecto en Excel

Smartsheet hace que sea fácil para su equipo colaborar en tiempo real y mantenerse al día sobre el progreso del proyecto. Puede actualizar el proyecto, reasignar una tarea, ajustar una fecha y más en un diseño visual intuitivo.

Project Tracker Smartsheet ES

Haga seguimiento de su proyecto en Smartsheet

Plantilla de plan de proyecto ágil

Agile Project Plan Excel ES

Un plan de proyecto ágil se basa en características. El plan calcula cuánto tiempo llevará entregar cada función, sin mucho detalle sobre cómo se entregará. Y debido a que los planes de proyecto se centran en características, usted puede agrupar característias similares en sprints.

Un plan de proyecto ágil siempre está cambiando. Una vez el plan es desarrollado, el equipo del proyecto necesita mantenerlo y actualizar el estado y los plazos adecuadamente.

También conocida como planeación de proyecto ágil, esta plantilla le permite agregar sus tareas, el responsable, las fechas de inicio, las fechas de entrega y el estado. La duración de cada tarea se calculará automáticamente. Esta plantilla también incluye un diagrama de Gantt (una representación visual del calendario del proyecto), que se ajustará automáticamente cuando agregue sus propios datos a la tabla.

Descargue la plantilla de Excel para plan de proyecto ágil

Smartsheet ofrece una plantilla de proyecto diseñada para proyectos ágiles básicos. Planee y administre sprints, características del producto y tareas y utilice el diagrama de Gantt incorporado para ver su proyecto en una vista de línea de tiempo. Su equipo puede actualizar el progreso, hacer seguimiento de las entregas, almacenar archivos y establecer alertas, todo en una hoja compartida.

Agile Project Plan Smartsheet ES

Administre su proyecto ágil en Smartsheet

Plantilla de presupuesto del proyecto

Project Budgeting Excel ES

Asegúrese de cumplir con el presupuesto a lo largo de todo el proyecto haciendo seguimiento de la mano de obra, los materiales, los costos fijos y los costos reales. Una plantilla de presupuesto le ayuda a ser cuidadoso con el gasto y le permite a los demás miembros del equipo saber si están dentro de lo planeado. Esta plantilla es útil para cualquier proyecto, independientemente del tamaño.

Descargue la plantilla de Excel para presupuesto del proyecto

Haga seguimiento del proyecto y de la ejecución del presupuesto en una ubicación central con Smartsheet. Esta plantilla de proyecto incluye el resumen de estado, el presupuesto, la variación del plan y un diagrama de Gantt con dependencias. Podrá comparar fácilmente los datos actuales y reales de la mano de obra, los materiales y otros costos.

Project Budgeting Smartsheet ES

Administre el presupuesto del proyecto en Smartsheet

Plantilla de lista de tareas

To Do List Excel ES

Con tantas partes móviles en un proyecto, una lista de tareas le ayuda a concentrarse en las tareas más importantes. Puede manejar las fechas de vencimiento diariamente, hora por hora y ver sus prioridades a lo largo de toda la semana. Utilice una plantilla de lista de tareas si necesita organizar tareas individuales.

Descargue la plantilla de lista de tareas

Cree una vista centralizada de todas sus responsabilidades en varios proyectos con una lista de tareas en Smartsheet. Comparta la hoja con su equipo para crear transparencia, haga seguimiento del estado de la tarea con símbolos personalizables y marque elementos de alta prioridad para asegurarse de no dejar ninguna tarea por fuera.

To Do List Smartsheet ES

Administre tareas del proyecto en Smartsheet

Plantilla de escala de tiempo del proyecto

Project Timeline Excel ES

Una línea de tiempo le ayuda a visualizar información compleja de una manera fácil de entender. Puede hacer seguimiento del progreso, identificar retrasos potenciales, controlar cuánto tiempo tardan en completarse las tareas del proyecto y más. Una línea de tiempo del proyecto es ideal para proyectos de cualquier tamaño, especialmente cuando es necesario compartir el estado con colaboradores externos o con las personas involucradas.

Descargue la plantilla de Excel para el calendario del proyecto

Smartsheet tiene una plantilla de línea de tiempo diseñada para planes de proyecto simples con tareas, subtareas y una vista de línea de tiempo del diagrama de Gantt. Su equipo puede actualizar fácilmente el progreso, hacer seguimiento de los resultados y revisar el estado en cualquier momento y lugar.

Project Timeline Smartsheet ES

Administre el calendario del proyecto en Smartsheet

Plantilla de seguimiento de problemas

Issue Tracker Excel ES

Es fácil que algunos problemas pasen inadvertidos cuando se administra un proyecto. Sin embargo, si estos problemas no se resuelven, pueden retrasar todo su proyecto y afectar los resultados. El uso de una plantilla de seguimiento de problemas le ayuda a identificar rápidamente los problemas y asignar propietarios para que pueda resolverlos tan pronto se presenten. Utilice esta plantilla si está administrando un proyecto mediano o grande que implica muchos cambios.

Descargue la plantilla de Excel para seguimiento de problemas

Haga seguimiento de los problemas y errores con la plantilla simple de seguimiento de Smartsheet. Cree un formulario web personalizable para el personal, evaluadores o clientes para registrar problemas y administrar todas las entradas en una ubicación central. Después priorice y coordine las respuestas hasta que cada asunto sea cerrado.

Issue Tracker Smartsheet ES

Haga seguimiento de los problemas del proyecto con Smartsheet

Plantilla de control de horas del proyecto

Project Timesheet Excel ES

Obtenga una instantánea rápida de la asignación de recursos con una plantilla de control de horas que permite a todo el equipo del proyecto y a las personas involucradas ver el nivel de compromiso de cada persona. Haga seguimiento semanal de la disponibilidad de recursos para ver quién tiene tiempo extra y quién se extiende demasiado. Un control de horas es efectivo cuando se manejan docenas de recursos en un proyecto grande.

Descargue la plantilla de control de horas de Excel

Administre sus recursos en tiempo real con la plantilla de proyecto básico con administración de recursos de Smartsheet. Asigne tareas a miembros específicos del equipo e identifique fácilmente cuáles recursos están sobre asignados y cuáles no.

Cree una hoja de horas del proyecto en Smartsheet

Plantilla de riesgos del proyecto

Project Risk Excel ES

Por su propia naturaleza, los proyectos están llenos de riesgos ocultos: el alcance podría estar mal definido, las dependencias podrían ser inexactas, etc. La clave es identificar estos riesgos al principio del proyecto, antes de que afecten los costos y los plazos. El seguimiento de riesgos del proyecto organiza todos los riesgos potenciales en una ubicación y es de gran beneficio para cualquiera que administre un proyecto mediano o grande.

Descargue la plantilla de riesgos del proyecto de Excel

Panel de control de gestión de proyectos

Project Management Dashboard Excel ES

Examinar varios documentos para encontrar las tareas que merecen ser informadas al equipo directivo puede ser lento y frustrante. Con un panel de control de gestión de proyectos, usted puede comunicar rápidamente el estado de su proyecto y compartir la visión general. Utilice el panel de gestión de proyectos si desea compartir el estado general del proyecto con las partes interesadas.

Descargue el panel de gestión de proyectos de Excel

Puede crear un panel de gestión de proyectos en Smartsheet utilizando Smartsheet Sights. Los Sights ofrecen a los equipos una visibilidad sin precedentes del trabajo que se realiza presentando datos de las hojas de proyectos subyacentes. Comparta su panel de Smartsheet internamente o publíquelo para dar a los involucrados externos claridad adicional de las métricas y el estado general del proyecto.

Cómo crear un panel de gestión de proyectos en Excel

Los paneles de gestión de proyectos convierten los datos del proyecto en gráficos fáciles de leer. Este informe visual es una manera fácil de transmitir a los clientes o las partes interesadas el estado del proyecto, sin compartir los detalles básicos. A simple vista, usted puede compartir la línea de tiempo del proyecto, el estado general de la tarea, el presupuesto y los temas pendientes.

Project Management Dashboard Excel Header ES

A continuación le mostramos cómo crear un panel de gestión de proyectos en Excel. 

Configure la hoja de Excel

Un panel de control de proyectos incluye principalmente gráficos, pero todos los datos detrás de los gráficos aún necesitan existir en algún lugar de su archivo de Excel. Para ello debe trabajar en dos fichas en la hoja de Excel. Una pestaña alojará los gráficos y la otra todos los datos que componen los gráficos. De esta manera su panel de control no tiene ningún número, sólo imágenes. 

  1. En la parte inferior de su archivo haga doble clic en Hoja1 para cambiar el nombre de la hoja. Le recomendamos cambiar el nombre a Panel del proyecto.
  2. Después haga clic en el icono de signo más, a la derecha de la pestaña para agregar otra.
  3. Haga doble clic en Hoja2 y cambie el nombre a Notas.
     

Setup Excel Sheet ES

Agregue los datos de su proyecto

Añadirá todos los datos del proyecto (los números sin procesar) en la pestaña de notas. Estos datos se utilizarán para hacer los gráficos, que luego moverá a la pestaña de panel del proyecto. 

Cree una tabla de tareas del proyecto y un gráfico de Gantt

  1. En la ficha de notas, cree una tabla de tareas. Agregue encabezados paraTareas, Asignado a, Inicio, Fin, Duración y Estado
  2. Agregue la información de su proyecto a la tabla. Enumere las tareas de su proyecto, quién está asignado a cada una, la fecha en que comienza, la fecha en que termina, cuántos días se extiende la tarea y el estado (utilizamos Completado, Atrasado, En progresoy Sin empezar).
     

Project Task Table ES
 

  1. A continuación cree un diagrama de Gantt a partir de la información de la tarea. Haga clic aquí para obtener un tutorial paso a paso sobre cómo crear un diagrama de Gantt en Excel.
  2. Una vez creado el diagrama de Gantt, haga clic con el botón derecho en el gráfico y seleccione Cortar. Vaya a la pestaña del panel de proyecto y haga clic con el botón derecho del mouse y seleccionePegar. También puede copiar y pegar partes del nombre de su tarea, si así lo desea, en su panel de control.

Nota: Agregamos una columna de Prioridad a nuestra tabla de tareas y usamos símbolos de estrellas para transmitir importancia. Para agregar símbolos, haga clic en una celda y en la pestaña Insertar, haga clic en Símbolosen el extremo derecho. 
 

Agregue gráficos para el estado de la tarea, el presupuesto del proyecto y los asuntos pendientes

Ahora piense qué otro tipo de información desea incluir en el panel del proyecto. En nuestro ejemplo queríamos crear un gráfico para el estado general de la tarea, el presupuesto y los elementos pendientes. 

  1. En la pestaña de notas, cree una tabla pequeña para cada conjunto de datos que desea visualizar. Por ejemplo, queríamos mostrar cuántas tareas estaban completas, pendientes, en progreso y sin empezar. Colocamos estas fases en una columna y junto a cada una agregamos cuántos proyectos estaban en esa fase en porcentajes o fracciones. O para el gráfico del presupuesto, agregamos cuánto dinero estaba planeado y cuánto era real. 
     

Task Progress ES
 

  1. Una vez haya agregado los datos, seleccione la tabla y vaya a la pestaña Insertar. En el grupo de Gráficos seleccione el gráfico que desea utilizar (gráfico circular, gráfico de barras, dispersión, etc.).
     

Charts Excel ES
 

  1. Repita para los otros conjuntos de datos. 
  2. Una vez haya creado gráficos para cada conjunto de datos, recorte y pegue los gráficos en la pestaña de Panel del proyecto.
     

Charts Completed Excel ES

Personalice su panel de gestión de proyectos 

  1. Para cambiar el color de fondo de su tabla de tareas, haga clic en una celda y en la pestaña Inicio, en el grupo Fuentehaga clic en el icono de cubo de pintura para elegir el color que desee. 
  2. Para cambiar los colores en su diagrama de Gantt, haga doble clic en una barra de tareas y haga clic en Formato de serie de datos. Haga clic en el icono del cubo de pintura, haga clic en Relleno y en la parte inferior, vuelva a hacer clic en el icono del cubo de pintura para elegir el color que desee.
  3. Para cambiar los colores de los gráficos, haga doble clic en el gráfico completo o simplemente en una sección. El cuadro de Formato de punto de datos aparecerá al lado. Haga clic en el icono del cubo de pintura, haga clic en Rellenoy en la parte inferior, haga clic de nuevo en el icono del cubo de pintura para elegir el color.
     

Change Graph Color ES

Tome decisiones más inteligentes con Smartsheet Sights

Similar a un panel de control, un Sight de Smartsheet puede ayudar a visualizar, resumir y compartir aspectos importantes del trabajo, como el estado del proyecto o si las tareas están en el objetivo según los indicadores clave de rendimiento (KPI). Un Sight también puede ayudar a los equipos a mantenerse organizados brindando un centro o ubicación central para recursos relacionados, como colecciones de hojas o informes.

  • Los paneles de control en tiempo real ofrecen visibilidad de la información clave de las hojas de proyectos
  • La interfaz personalizable funciona para cualquier departamento de su organización
  • Los widgets ayudan a configurar rápidamente

Los Sights brindan visibilidad en cualquier número de proyectos, de las actividades, y de la información a través de una organización. Al representar la actividad del trabajo en Sights, los usuarios pueden tener un mejor sentido de la complejidad, anticiparse a los problemas del proyecto y obtener información.

Utilice Smartsheet para administrar los detalles de los proyectos individuales y después utilice Sights para obtener una vista general a través de la cartera de proyectos y ofrecer a los colegas y gerentes una visibilidad sin precedentes del trabajo que se está realizando. Contacte a Smartsheet hoy para saber cómo Sights puede trabajar para su organización.

Contacte a Smartsheet para aprender más sobre Sights

Encuentre las mejores plantillas de gestión de proyectos para proyectos pequeños o grandes

Una plantilla de gestión de proyectos es una herramienta eficaz para cualquier proyecto, grande o pequeño, simple o complejo. Es un error común creer que usted debe estar manejando un proyecto grande y elaborado para utilizar una plantilla de gestión de proyectos. En realidad, una plantilla puede ser muy útil para proyectos pequeños. Incluso si las entregas son pequeñas y no toman mucho tiempo, aún es necesario calcular cuánto tiempo tomará cada tarea, los recursos necesarios y asignar actividades a los miembros del equipo.

Una plantilla puede ayudarle en cualquier fase de su proyecto, independientemente del tamaño del proyecto. Le ayuda a recopilar toda la información importante del proyecto en un lugar que es fácil de acceder y de compartir con su equipo. Y como bono adicional puede reutilizar el mismo proceso una y otra vez para cada proyecto, agilizando su proceso. 

Smartsheet es una herramienta de gestión de trabajo inspirada en la hoja de cálculo con funciones sólidas de colaboración y comunicación. Con una amplia gama de vistas inteligentes: cuadrícula, calendario, Gantt, Sights y vista de tarjeta, Smartsheet funciona de la manera que usted desee. Vea lo fácil que puede ser utilizar una plantilla de gestión de proyectos. Pruebe Smartsheet gratis por 30 días

 

Administre su proyecto en Smartsheet ‌

 

¿Quiere más consejos e información sobre las mejores prácticas de gestión de proyectos? Consulte nuestro Centro de recursos de gestión de proyectos para los últimos artículos, plantillas, videos y más.

Descubra soluciones premium de gestión de proyectos con Smartsheet

¿Administra cientos de proyectos? La solución premium de Smartsheet para el portafolio de proyectos ayuda a las empresas y departamentos basados en proyectos a aumentar el rendimiento del proyecto, a crear visibilidad en tiempo real y a reducir el riesgo del proyecto.

Utilice la solución de portafolio de proyectos de Smartsheet para:

  • Ahorre tiempo automatizando la configuración de nuevos proyectos
  • Vincule el desempeño del proyecto con las metas y los objetivos empresariales
  • Aplique políticas de gobernabilidad del proyecto consistentes
  • Obtenga visibilidad en tiempo real del rendimiento de la cartera de proyectos
  • Haga un análisis detallado de la cartera de proyectos utilizando Microsoft Power BI

Los gerentes de proyecto pueden utilizar la solución de portafolio de proyectos de Smartsheet para brindar fácilmente conjuntos estándar de hojas, informes y Sights para nuevos proyectos. Cada proyecto nuevo hereda los permisos de uso predeterminados, establecidos por el líder de PMO, para garantizar la visibilidad de todos los proyectos de su cartera. Por último, la solución convierte automáticamente los metadatos del proyecto en un data mart al que puede acceder Smartsheet Sights o un panel de Microsoft Power BI para generar informes a nivel del portafolio.

 

Contacte a Smartsheet para más información