Aviso de privacidad para candidatos de Smartsheet
Última actualización: 29 de mayo del 2020
Este aviso corresponde a los datos personales que recopilamos de los candidatos a vacantes de empleo, prácticas y oportunidades de contratación independientes mediante nuestros formularios de candidatura, sitio web, referencias u otros canales de contratación. Actuamos como recopiladores de datos de su información personal a fin de procesar su candidatura. Es nuestra responsabilidad decidir cómo conservamos y empleamos su información personal en calidad de candidato para un puesto en Smartsheet.
Qué datos personales recopilamos
Cómo usamos los datos personales
Cómo compartimos los datos personales
Sitios enlazados y widgets de terceros
Cómo procesamos los datos personales
Cómo procesamos los datos personales
Aviso sobre transferencias internacionales y el Escudo de la privacidad
Cómo ponerse en contacto con nosotros
Controles de versión en inglés
Qué datos personales recopilamos
De usted
- Datos de contacto e identificación. Aquí se incluye información como su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono y otra información de contacto, así como su sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad o nacionalidades e identificadores nacionales (por ejemplo, documento nacional de identidad, pasaporte o número de la seguridad social).
- Experiencia laboral. Aquí se incluye la información sobre sus anteriores empresas y cargos.
- Información general. Aquí se incluye información como sus cualificaciones profesionales y académicas, su formación, los datos de su CV (entre los que puede haber datos de membresías o intereses que pongan al descubierto información personal sobre usted), transcripciones y referencias de empleo.
- Información de referencias. Aquí se incluye información sobre las referencias laborales que ha compartido con nosotros (incluido el nombre de la persona de referencia, su información de contacto y puesto, por lo que es responsabilidad suya obtener el consentimiento de la persona de referencia para compartir su información de contacto con nosotros), información que recibamos a partir de la constatación de las referencias (cuando lo hayamos llevado a cabo para un puesto) e información proporcionada por otros terceros.
- Candidaturas previas y funciones realizadas con nosotros. Aquí se incluye información sobre las candidaturas que ha enviado previamente para cubrir una vacante con nosotros o su historial de empleo en nuestra empresa.
- Su estado de inmigración o visado. Aquí se incluye información que nos revelaría si tiene permiso para trabajar para una de las empresas de nuestro grupo o si puede llegar a tener dicho permiso.
- Otra información que nos proporcione de forma voluntaria. Aquí se incluye la información que nos proporcione a lo largo del proceso de contratación, como, por ejemplo, en las entrevistas o los ejercicios de evaluación.
Si no nos proporcionara la información personal que le solicitemos y que consideremos necesaria para tener en cuenta su candidatura, no podremos seguir adelante con el proceso de contratación.
A menos que esté permitido y sea necesario, o que la ley lo exija, hay determinados tipos de información que por lo general intentamos no recopilar. Por ejemplo, la información que desvele la raza o grupo étnico, las creencias religiosas, políticas o filosóficas, la afiliación sindical, datos genéticos o biométricos o información relativa a la salud o la vida sexual (lo que llamamos «datos personales confidenciales»). Podremos recopilar algunos datos personales confidenciales de usted con fines legítimos relacionados con el empleo y la contratación, como para satisfacer las obligaciones de cumplimiento, proporcionar adaptaciones ante discapacidades, supervisar la igualdad de oportunidades, evitar la discriminación y cumplir con las obligaciones de notificación. Independientemente a esto, podrá optar por revelar de forma voluntaria datos personales confidenciales durante el proceso de contratación. Le solicitaremos su consentimiento para recopilar datos personales confidenciales si así lo exige la ley.
De terceros
Podremos recopilar datos personales sobre usted de terceros, entre los que se incluyen los siguientes:
- referencias laborales;
- información general proporcionada o confirmada por instituciones académicas y proveedores de certificaciones y formación;
- agencias de constatación de las referencias y otros titulares de bases de datos externas;
- agencias de búsqueda de personal o ejecutivos;
- fuentes abiertas al público, como redes sociales (LinkedIn, por ejemplo) u otra información que haya disponible en línea (como parte de esto, podremos ponernos en contacto con personas en común que resulten evidentes con base en la información pública).
De forma automática
Recopilamos datos personales de forma automática de la página «Careers» (Carreras profesionales) de nuestro sitio. Puede visitar esta página de «Careers» (Carreras profesionales) y buscar en ella las vacantes. Para obtener más información sobre qué datos personales recopilamos mediante nuestros sitios, consulte nuestro Aviso sobre cookies.
Cómo usamos los datos personales
Nos basamos en determinados fundamentos jurídicos para procesar la información personal que recopilamos en virtud de este aviso. Entre otros, nos basamos en el principio de que el procesamiento es necesario a efectos de nuestros intereses comerciales legítimos. En los casos en los que procesamos la información personal con base en un interés comercial legítimo, usamos también dicha información para promover los intereses comerciales legítimos, en los que se incluyen los siguientes:
Registro de personas que visitan las oficinas. Registrar a las personas que visiten nuestras oficinas y gestionar acuerdos de confidencialidad que podríamos pedir a los visitantes que firmaran a fin de proteger las oficinas y la información confidencial de Smartsheet ante accesos no autorizados.
Protección de los derechos legales y prevención o tratamiento de conductas indebidas. Salvaguardar a los empleados de Smartsheet y a otras personas; impedir el acceso no autorizado a Smartsheet; y, cuando lo consideremos necesario, investigar, prevenir o tomar medidas en relación con actividades ilegales, sospechas de fraude o situaciones que impliquen amenazas potenciales para la seguridad de cualquier persona.
Cumplimiento de las obligaciones jurídicas. Cumplir con la ley o los procedimientos legales; por ejemplo, podremos divulgar la información en respuesta a solicitudes legales de las autoridades públicas, lo que incluye la respuesta a los requisitos de las fuerzas policiales y de seguridad nacional.
Evaluación de sus habilidades. Evaluar sus habilidades, cualificaciones y aptitud para el puesto al que presenta la candidatura, el puesto para el que se le está teniendo en cuenta u otros puestos relevantes que estén vacantes o que lo vayan a estar en el futuro y pudiesen adecuarse a sus capacidades.
Comunicación con usted. Ponernos en contacto con usted sobre el proceso de contratación, su candidatura al puesto que solicitó y, si resulta adecuado, sobre otros posibles puestos y oportunidades para trabajar con nosotros.
Operaciones comerciales generales. Cuando sea necesario para la administración de nuestro negocio en general, contabilidad, mantenimiento de registros, empleo y funciones jurídicas.
Nota especial relativa a los candidatos de la Unión Europea. Las bases jurídicas relevantes para procesar los datos personales procedentes de la Unión Europea que procesemos en virtud del Reglamento General de Protección de Datos ([EU] 2016/679) y de las leyes de implementación local de los Estados miembros de la UE son las siguientes: (i) nuestros intereses comerciales legítimos*; (ii) con su consentimiento; (iii) cumplimiento de la ley; y (iv) establecer, defender o proteger los intereses legales. Estas bases no limitan ni modifican las obligaciones, los derechos y los requisitos estipulados en las leyes en materia de privacidad de las jurisdicciones externas a la UE.
*En el caso de los datos personales procedentes de la UE, el procesamiento responde a nuestros intereses legítimos, que no quedan anulados por sus intereses y derechos fundamentales. El marketing a los interesados de la UE sólo se realiza con el consentimiento previo.
Cómo compartimos los datos personales
Con nuestros proveedores de servicios. Utilizamos proveedores de servicios externos para procesar sus datos personales con el fin de ayudarnos en las operaciones comerciales y técnicas. Smartsheet mantiene acuerdos de procesamiento de datos con dichos proveedores de servicios con los que se limita su uso y acceso a los datos personales para fines específicos. Estos nos proporcionan servicios relacionados, entre otros, con el desempeño de servicios en nuestro nombre y solo de acuerdo con nuestras instrucciones, o para cumplir con los requisitos legales. En el caso de las oportunidades de prácticas, también podemos usar a un proveedor de servicios externos para que este facilite y gestione la relación entre usted y Smartsheet.
Con los afiliados. Podremos compartir sus datos personales con nuestros afiliados en relación con vacantes y oportunidades de empleo.
Según lo exigido por la ley. Divulgaremos información sobre usted si creemos que debemos hacerlo para cumplir con la ley o una citación, procedimiento de bancarrota o proceso legal similar. En determinadas situaciones, es posible que tengamos que revelar datos personales en respuesta a solicitudes legales de las autoridades públicas, incluso para cumplir con los requisitos de seguridad nacional o de cumplimiento de la ley. En el caso de las oportunidades de prácticas, también se nos podrá requerir que compartamos su información personal con las entidades académicas pertinentes a fin de cumplir con las normativas y leyes aplicables (incluida la legislación laboral).
Para proteger los derechos. Podremos divulgar información sobre usted, como su nombre e información de contacto, para hacer cumplir nuestros acuerdos con usted o para proteger los derechos y la seguridad de Smartsheet, nuestros clientes y usuarios, y el público en general, o como prueba en un litigio en el que participemos.
En una operación comercial. Si Smartsheet participa en una fusión, adquisición o venta de todos o parte de sus activos, su información podría transferirse a la entidad que realice la adquisición como parte de la transacción (siempre que informemos al comprador de que debe usar sus datos personales exclusivamente con los fines expuestos en este aviso), y también podría revisarse como parte del debido análisis para llevar a cabo la transacción (por ejemplo, si necesitamos proporcionar una lista de todas las cuentas de clientes o del historial de pagos). También podremos divulgar la información personal que recopilemos y recibamos sobre usted a proveedores, asesores, contables, abogados y otros terceros de cualquier parte del mundo en la medida en que resulte razonablemente necesario para proceder con la negociación o completar la fusión, adquisición, financiación, oferta pública de valores, reorganización o venta de todos o una parte de nuestros activos.