Política sobre viajes y gastos

En ocasiones se puede solicitar al Personal de Smartsheet (“Personal”) que viaje para atender al Cliente. Smartsheet se compromete a garantizar que los empleados que viajen por negocios de la empresa lo hagan de manera cómoda, práctica y segura. Por motivos de uniformidad, se desarrollaron las siguientes pautas para documentar y aclarar qué son los gastos empresariales permitidos que se facturarán al Cliente. Smartsheet emitirá las facturas en función de los costos en los que efectivamente se incurrió, excepto que se especifique lo contrario a continuación. Smartsheet facturará al Cliente y el Cliente pagará todas las facturas de conformidad con el Acuerdo. Mediante solicitud, se proporcionarán los recibos por los artículos facturados al costo real.

Viajes aéreos

Todos los vuelos de menos de cuatro horas se reservarán en clase turista. Los viajes en aerolíneas internacionales y los vuelos de más de cuatro horas pueden reservarse en un nivel mejorado de la clase turista, y Smartsheet facturará al Cliente los costos en los que efectivamente se incurrió.
Las reservas deben realizarse con al menos catorce (14) días de anticipación para los viajes nacionales y al menos veintiún (21) días de anticipación para los viajes internacionales, a menos que el Cliente solicite el viaje con más urgencia.
Siempre que sea posible, deben reservarse pasajes no reembolsables y sin posibilidad de cambio a fin de reducir el costo.
Si la aerolínea cobra una tarifa de equipaje por la primera maleta despachada, dicho costo se incluirá en el pedido de reembolso.

Transporte terrestre

Automóviles de alquiler: El Personal alquilará un automóvil mediano o más pequeño, a menos que el Cliente solicite otra opción. El Personal recargará el automóvil con combustible antes de su devolución para evitar cargos por combustible innecesarios. No se incluirá el seguro de responsabilidad civil adicional para los alquileres de automóviles dentro de los Estados Unidos, pero sí para los alquileres de automóviles en otros países.
Otros medios de transporte terrestre: Se permite el reembolso del costo de viajes en taxi, tren, metro y autobús desde y hasta el aeropuerto o las instalaciones de alquiler de automóviles, y para cuando no se utilice un automóvil de alquiler. Las propinas no deben superar el quince por ciento (15%) del costo del viaje.
Distancia: Si la ubicación del Cliente se encuentra a menos de doscientas (200) millas o tres (3) horas en automóvil del lugar de trabajo del Personal, el Personal puede usar su propio vehículo para conducir hasta la ubicación del Cliente. Si el Personal conduce su propio vehículo al aeropuerto, deducirá la distancia desde su casa hasta el lugar de trabajo e incluirá la diferencia para facturarla al Cliente. El Cliente reembolsará la distancia recorrida según la tarifa del IRS vigente. Es posible consultar las tarifas vigentes para el reembolso de viajes en vehículos de propiedad privada en www.gsa.gov/mileage.
Estacionamiento/peajes: Se reembolsarán los cargos por estacionamiento y peajes relativos a aeropuertos, viajes de negocios o la ubicación del Cliente.

Hoteles y alojamiento

El Cliente reembolsará a Smartsheet los costos razonables de alojamiento, incluyendo los impuestos o tarifas de alojamiento establecidos por las instalaciones.
Las facturas de hoteles deben estar desglosadas y no deben incluir ningún artículo de uso personal.

Comidas

Smartsheet facturará al Cliente los costos en los que efectivamente se incurrió. Si se solicitan, se proporcionarán recibos para corroborar los cargos.

Cambios

En caso de que el Personal tenga que cambiar sus disposiciones de viaje debido a una solicitud del Cliente, este será responsable de las tarifas en que haya incurrido Smartsheet. Estas tarifas pueden incluir, entre otras, las siguientes:
Tarifas por cancelación tardía de alojamiento en caso de que el Cliente haga la cancelación después del período permitido para el reintegro.
Tarifas por cambio de pasajes aéreos.
Tarifas de comidas por día adicionales por cronogramas extendidos.
Costos de alojamiento adicionales por cronogramas extendidos.

Última actualización: 15 de diciembre de 2022