Gestión de proyectos en cascada o tradicional
La gestión de proyectos en cascada o tradicional se basa en un conjunto definido de tareas que se llevan a cabo de forma secuencial para producir una entrega final. Este método de gestión de proyectos es sencillo y predecible, pero no muy flexible.
La gestión de proyectos en cascada es ideal para proyectos con una sola entrega grande, como un edificio. Resulta menos útil para los proyectos que requieren mucha flexibilidad, presentan muchos cambios o requieren varias tareas interdependientes que se completan en conjunto, como el desarrollo de software.
Los principales beneficios del modelo de cascada son la planificación y la organización estrechas, y un alto grado de control sobre cada tarea del proyecto y el cronograma mayor del proyecto. Dicho esto, usar el método de cascada puede dificultar la adaptación ante acontecimientos inesperados o cambios en el alcance del proyecto, lo que puede generar demoras o la necesidad de recursos y gastos adicionales.
En proyectos gestionados en cascada, los equipos suelen usar un gráfico de Gantt, un cronograma visual que traza las tareas del proyecto en sucesión. Obtenga más información sobre los gráficos de Gantt en el capítulo 9.
Para obtener más información sobre las fases y las ventajas y desventajas del modelo de cascada, visite nuestra guía en profundidad para crear y usar un gráfico en cascada.
La familia Agile
La familia Agile es una categoría de metodologías de gestión de proyectos que prioriza la flexibilidad y la mejora continua sobre procesos rígidos y secuenciales. Hay muchas metodologías populares dentro de Agile, y profundizamos en cada una de ellas a continuación.
Gestión de proyectos Agile
En la gestión de proyectos Agile, los equipos completan tareas más pequeñas y progresivas y luego revisan, refinan e iteran continuamente en función de los comentarios y demandas de los usuarios finales.
La gestión de proyectos Agile la formalizó en 2001 un grupo de desarrolladores de software que buscaban un método más colaborativo y flexible para llevar a cabo los proyectos. El grupo documentó sus ideas en el Manifiesto para el desarrollo Agile, que establece las siguientes cuatro prioridades:
- Las personas e interacciones antes que los procesos y las herramientas
- El software funcional antes que la documentación completa
- La colaboración con los clientes antes que la negociación del contrato
- Responder a los cambios antes que seguir un plan
La PM Agile prioriza una relación colaborativa entre el usuario final y el equipo del proyecto. El cliente establece los objetivos del proyecto, pero las entregas están sujetas a cambios a medida que el equipo va ejecutando de forma progresiva todas las tareas del proyecto. En Agile, cada función de desarrollo se denomina historia de usuario y refleja cómo el usuario final interactuará con ella.
La gestión de proyectos Agile inicialmente estaba destinada al desarrollo de software, pero ahora se suele utilizar en una variedad de industrias y tipos de proyectos. Obtenga más información sobre el proceso Agile y cómo implementarlo en nuestra guía completa para la gestión de proyectos Agile.
Ventajas y desventajas de la gestión de proyectos Agile
La metodología Agile es adecuada para proyectos que requieren un alto grado de flexibilidad y en los que es probable que surjan cambios a medida que avanza el proyecto. Estos son algunos de los principales beneficios de Agile:
- Menos planificación inicial
- Comunicación más abierta
- Comentarios continuos
- Objetivos flexibles
Si se utiliza de manera eficaz, Agile también ayuda a hacer entregas más rápidas.
Sin embargo, este enfoque flexible trae aparejadas algunas desventajas:
- Falta de fecha de entrega concreta, que puede conducir a la corrupción del alcance
- Un alto grado de especialización y flexibilidad del equipo del proyecto
¿Agile es adecuado para usted?
Recuerde que Agile no es para todos. Es probable que la metodología no sea adecuada para su equipo si alguna de las siguientes se aplican a usted:
- Su proyecto no es muy urgente.
- Las expectativas de su cliente no admiten Agile (por ejemplo, quieren dar la aprobación final en cada etapa del proyecto, o la entrega progresiva no es compatible con las especificaciones del proyecto).
- Usted o la organización de su cliente requieren documentación detallada en cada etapa.
- Sus procesos actuales no son compatibles con un enfoque más flexible
- Su equipo u organización no utiliza actualmente Agile e implementarlo sería demasiado costoso o llevaría mucho tiempo.
En las siguientes secciones, repasaremos otras metodologías dentro de la familia Agile.
Recursos adicionales
Scrum
Scrum, la metodología Agile más popular, supone equipos más pequeños que llevan a cabo tareas en períodos cortos y con plazos limitados, llamados sprints, para avanzar progresivamente con las piezas de un proyecto o lanzamiento.
Scrum suele conducir a una mayor capacidad de respuesta en las relaciones con los clientes, costos de desarrollo más bajos, aumento de la satisfacción laboral y devoluciones inmediatas. Scrum es una práctica fluida que toma en consideración muchas partes, equipos y objetivos móviles a medida que avanza el proyecto.
Los equipos Scrum también participan en cuatro reuniones periódicas, o ceremonias, en las que se da estructura a cada sprint:
- Planificación de sprints: en esta reunión, se presenta el producto y todos los miembros del equipo Scrum hacen comentarios y expresan cualquier inquietud que puedan tener. El equipo designa prioridades y estima el cronograma.
- Actualización diaria: el equipo Scrum se reúne a diario durante el sprint para informar al equipo, establecer un plan diario y expresar cualquier inquietud para que se aborde en equipo.
- Revisión del sprint: celebrada al final de cada sprint, esta reunión es una revisión del producto de trabajo y brinda a las partes interesadas transparencia respecto de lo que logró el equipo durante el sprint.
- Retrospectiva de sprints: la retrospectiva de sprints es una reunión que se produce después de cada sprint para analizar el rendimiento del equipo y establecer formas de mejorar a futuro.
Cada equipo Scrum tiene miembros designados que son responsables específicos del proceso. Estas son algunas de esas funciones:
- Responsable del producto: tiene una comprensión profunda del valor comercial del producto y actúa como un intermediario que les comunica a las partes interesadas las necesidades del equipo de desarrollo, además de escribir las historias de usuario y priorizarlas.
- Equipo de desarrollo: Realiza el desarrollo técnico del producto y es responsable del análisis, el diseño, la redacción de códigos, las pruebas y la comunicación técnica en función de las historias de usuario proporcionadas por el propietario del producto.
- Maestro de Scrum: Ayuda en el progreso del equipo Scrum y trabaja junto con el responsable del producto y el equipo de desarrollo para optimizar el trabajo y eliminar las distracciones.
Al igual que con Agile, Scrum es popular dentro del ámbito del desarrollo de software, pero también puede implementarse con éxito en todos los proyectos de marketing, diseño y otros proyectos creativos. Obtenga más información leyendo nuestra guía para implementar Scrum con las herramientas adecuadas.
Kanban
Kanban es un marco de Agile que prioriza la mejora continua, es decir, un esfuerzo continuo por mejorar un producto o servicio de manera progresiva. Los equipos de Kanban completan los elementos de trabajo en función de la capacidad del equipo y gestionan los recursos utilizando un tablero kanban visual que muestra el estado de las tareas.
Kanban se originó en Japón en la década de 1940. En función de lo que había visto en los supermercados, el ingeniero de Toyota Taiichi Ohno implementó un método de suministro y demanda en la planta de fabricación que mejoró en gran medida la gestión de inventario de la empresa.
Los equipos de Toyota crearon una señal visual (un kanban, que se traduce como "signo visual" o "tarjeta") para comunicar que estaban listos para tomar o asumir más tareas o materiales para finalizar su trabajo. Este enfoque no solo les permitió a los trabajadores tomar tareas nuevas cuando tenían capacidad para hacerlo, sino que también redujo el exceso de trabajo en curso (WIP). Este estilo de trabajo ahora se conoce como enfoque justo a tiempo (JIT).
Cómo usar un tablero kanban
La metodología Kanban se centra en el tablero kanban, que es un "tablero físico o digital" que incluye tres columnas (o carriles): pendientes, por hacer y hechas. Los miembros del equipo mueven las tarjetas, que representan tareas individuales, a las diferentes columnas como forma de dar seguimiento al estado de las tareas. Esto proporciona una vista rápida de cómo avanzan los elementos, para asegurarse de que los equipos tengan la capacidad adecuada para asumir nuevos trabajos.
En los últimos años, los equipos han pasado a tableros kanban en línea, que ayuda a los equipos distribuidos en varios lugares a colaborar en los proyectos y obtener visibilidad en tiempo real del trabajo que se realiza. En nuestra guía puede obtener más información sobre cómo configurar un tablero Kanban.
Ventajas y desventajas de Kanban
En general, Kanban es ideal para equipos que tienen muchas solicitudes entrantes, ciclos de trabajo cortos y flexibilidad en términos de recursos y programación. Sin embargo, Kanban puede no resultarles fácil a los equipos que trabajan en muchas tareas relacionadas, interdependientes o con plazos ajustados.
Para obtener más información sobre la implementación de Kanban desde cero, lea nuestra guía completa para principiantes.
Método de ruta crítica
El método de la ruta crítica (CPM) es una técnica para estimar la duración total de un proyecto identificando el orden en el que se debe realizar todas las tareas del proyecto y, luego, asignar las tareas secuenciadas, llamadas dependencias.
El CPM sigue estos pasos básicos:
- Se identifican todas las tareas del proyecto.
- Se identifican las dependencias entre las tareas.
- Se asignan las tareas, así como sus dependencias, para crear un diagrama de red que muestra cómo se relacionan las tareas entre sí.
- Se calcula la duración de cada tarea.
- Se suman las duraciones para calcular la duración total del proyecto.
- Se identifica la ruta crítica, que es la ruta de tareas esenciales para realizar el proyecto.
- Se actualiza la ruta crítica a medida que avanza el proyecto, para comparar los cronogramas estimados y los reales.
El CPM ayuda a los equipos a reducir los cronogramas del proyecto identificando y programando las tareas más importantes y luego programando otras tareas que pueden llevarse a cabo en paralelo. El CPM también ayuda con la planificación de proyectos, ya que se pueden consultar fácilmente los cronogramas estimados y compararlos con los cronogramas reales para estimar con mayor precisión cuánto tiempo llevará cada tarea en futuros proyectos.
Obtenga más información sobre los pasos y ventajas del método con nuestra guía sobre el CPM para principiantes.
Las metodologías de gestión de cambios
La gestión de cambios es un término general para nombrar las técnicas que ayudan a las personas, equipos y organizaciones a implementar procesos nuevos o lograr cambios a nivel organizativo. En esta sección, abordaremos la cadena de eventos y la gestión extrema de proyectos.
Para obtener más información, consulte nuestra guía esencial para la gestión de cambios o busque nuestras plantillas gratuitas de gestión de cambios.
Metodología de cadena de eventos
En la metodología de cadena de eventos, usted identifica tareas (eventos) y sus relaciones (cadenas de eventos), para asignar correctamente los recursos y evaluar y reducir los riesgos.
El objetivo de la cadena de eventos es estimar la cantidad de tiempo y recursos que se necesitan para finalizar un proyecto. Este método tiene algunos pasos en común con el método de ruta crítica: también divide las actividades en tareas más pequeñas y describe sus dependencias y duraciones. Pero, en la cadena de eventos, lo hace para crear un cronograma y un presupuesto realistas, en lugar de simplemente gestionar mejor las tareas (y su orden).
La cadena de eventos también puede servir como técnica de modelado para crear estimaciones de programación más conservadoras, lo que, en última instancia, mejora el rendimiento porque ahorra tiempo para abordar los riesgos imprevistos.
Esta metodología se suele utilizar en la gestión de cambios para eliminar la necesidad de revisar los proyectos, que puede llegar a consumir mucho tiempo y recursos.
Gestión extrema de proyectos
La gestión extrema de proyectos (XP o XPM) se utiliza para gestionar una gran cantidad de cambios en un corto período de tiempo. La XPM es ideal para proyectos rápidos y complejos que toleran un enfoque de prueba y error para sacar el esfuerzo con éxito.
Piense en la XPM como lo contrario de la metodología en cascada. A diferencia de valorar un proceso de desarrollo de proyectos lineal y planificado, la XPM le permite cambiar el plan, el presupuesto y la entrega final a medida que cambian los requisitos. En la XPM, el compromiso del equipo del proyecto está en autocorregirse y cambiar según sea necesario.
La gestión extrema de proyectos funciona bien para proyectos con un alto grado de incertidumbre, pero es menos útil para los proyectos con un cronograma, presupuesto y alcance definidos.
Metodologías basadas en procesos
Las metodologías basadas en procesos abordan el trabajo como un conjunto de procesos, a diferencia de las metodologías estricta que se aplica a un solo proyecto. Estos enfoques a veces se utilizan como parte de una estrategia más amplia de gestión de procesos empresariales (BPM).
Lean
Lean es un enfoque orientado a maximizar el valor y minimizar el desperdicio. Cuando se implementa correctamente, Lean ayuda a identificar y eliminar los cuellos de botella, los retrasos y otras ineficiencias para ofrecer valor más rápido.
Lean se originó en el ámbito de la fabricación en la década de 1950, pero ha evolucionado con el tiempo y se utiliza hoy en día en todos los sectores. Como se establece en el libro Lean Thinking, Lean comprende los siguientes cinco principios y actividades básicos:
- Definir el valor: Identificar el valor de cada producto o servicio según la mirada del cliente.
- Definir el flujo de valor: Planificar el proceso (también llamado flujo de valor) e identificar áreas de desperdicio, en términos de recursos, tiempo o redundancia.
- Crear flujo: Crear un plan de flujo que elimine el desperdicio que identificó.
- Emplear un sistema de empuje: avance con el plan solo a medida que el cliente presente nuevas necesidades. Esto le impedirá tomar demasiado trabajo a la vez o crear un obstáculo en cualquier etapa del proceso.
- Buscar la perfección: Con la idea de mejora continua, se pretende eliminar tanto desperdicio como sea posible dentro de su proceso.
Consulte nuestra guía completa de gestión de proyectos Lean para obtener más información sobre los diferentes tipos de metodologías Lean y las mejores herramientas para implementarlas.
Six Sigma
Six Sigma es una metodología de mejora de procesos que tiene como objetivo mejorar la calidad de los proyectos. Six Sigma adopta un enfoque estadístico para medir y eliminar errores o defectos en los resultados del proyecto y aumentar los estándares de calidad.
Los pasos básicos de Six Sigma incluyen encontrar defectos, identificar y eliminar sus causas, y optimizar los procesos para aumentar la fiabilidad y la precisión en el futuro.
A partir del principio Lean de perseguir la perfección, Six Sigma tiene como objetivo eliminar todas las posibilidades de defectos utilizando ciclos de mejora basados en datos para alcanzar su objetivo.
Hay dos metodologías principales de Six Sigma:
- DMAIC: esto significa definir, medir, analizar, mejorar, controlar y está destinada a ayudarlo a mejorar los procesos existentes.
- DMADV: esto significa definir, medir, analizar, mejorar, verificar y es idea para crear nuevos procesos o productos.
No existe un organismo de certificación único y formal para Six Sigma, pero muchas organizaciones ofrecen capacitaciones para que los equipos aprendan a implementar esta práctica en su organización. Lea nuestro artículo sobre cinturones y certificaciones Six Sigma para obtener más información.
Six Sigma funciona bien para los equipos que están interesados en implementar métodos basados en datos para reducir los defectos y optimizar los procesos de negocios, pero es menos útil para aquellos que buscan un conjunto estricto de pasos a seguir.
Lea nuestra guía detallada sobre Six Sigma para obtener más información.
Lean Six Sigma
Lean Six Sigma es un enfoque híbrido para la mejora de procesos que combina el principio Lean de no desperdicio y el principio Six Sigma de no defectos, para mejorar la calidad en todos los procesos, proyectos y productos.
Lean Six Sigma ofrece los siguientes beneficios:
- Mayor ahorro de costos debido a una reducción de los errores o defectos
- Mejora de la calidad
- Ahorro de tiempo debido a una reducción de problemas de procesos
- Mejora en la toma de decisiones basada en datos
- Mejora continua de procesos en toda la organización
Si bien Lean Six Sigma se originó en el ámbito de la fabricación, una gran cantidad de industrias pueden implementarlas para obtener beneficios. Los casos de uso más comunes son la atención médica, la construcción, el diseño y el gobierno.
Recursos adicionales
Por qué debe elegir una metodología de PM para su organización
Elegir un método de gestión de proyectos para toda la organización garantiza que los equipos tengan una guía coherente para gestionar cada aspecto de sus proyectos, como recursos, presupuesto, comunicación, cronograma, etc.
Por supuesto, algunos equipos y proyectos requieren diferentes niveles de planificación, flexibilidad y documentación. Además, puede ser abrumador elegir el enfoque “perfecto” cuando hay tantas opciones disponibles.
Sin embargo, al evaluar los tipos de proyectos con los que normalmente se compromete, así como sus procesos existentes, puede identificar la metodología que resulte más efectiva para usted.
En algunos casos, las organizaciones pueden seleccionar varios tipos de métodos de gestión de proyectos para cumplir con los requisitos de diferentes proyectos y equipos.
Cómo elegir la mejor metodología de PM para usted
Para identificar la metodología de gestión de proyectos más adecuada, primero tenga en cuenta las particularidades de su proyecto. Luego, evalúe sus sistemas y procesos existentes. Mire tanto lo que necesita como lo que ya tiene implementado, para seleccionar el mejor método.
Haga las siguientes preguntas para evaluar las necesidades de su proyecto:
Aspectos básicos del proyecto
- ¿Cuál es el enfoque del proyecto?
- ¿En qué sector de la industria se encuentra?
- ¿Qué complejidad tiene el proyecto?
- ¿El proyecto es escalable?
Flexibilidad
- ¿Qué tan flexibles son sus cronogramas, presupuestos y entregas?
- ¿Cuánta planificación necesita hacer de antemano?
Presupuesto
- ¿Cuál es su presupuesto asignado y cuánta flexibilidad tiene?
- ¿Qué recursos tiene y qué recursos adicionales necesita obtener?
Cronograma
- ¿Qué tan flexible es su cronograma?
- ¿Hay fechas de inicio y finalización establecidas?
- ¿Su proyecto tiene hitos clave o una ruta crítica?
Roles y responsabilidades
- ¿Cuántas personas o equipos trabajan juntos en este proyecto?
- ¿Cuán especializado es el trabajo?
- ¿Cuál es el nivel de participación de los clientes y las partes interesadas?
Una vez que haya analizado estas preguntas relacionadas con el proyecto, siga estos pasos para identificar qué metodología se alinea mejor con el proyecto:
- Describa las variables principales que impulsarán el proyecto, como el cronograma, los recursos y el presupuesto.
- Tenga en cuenta el modo en que la metodología que elija afectará a estas variables, por ejemplo cómo un enfoque más flexible puede afectar una fecha límite estricta.
- Compare las ventajas y desventajas de cada metodología en relación con las necesidades específicas de su proyecto. Piense cuáles serán las más adecuadas y cuáles serán las menos disruptivos teniendo en cuenta sus procesos actuales.
- Consulte a los otros miembros del equipo.
- Presente la metodología al equipo. Esto supone capacitar a todos en relación con los nuevos procesos y configurar las herramientas y sistemas de documentación necesarios.
- Aplique la metodología al proyecto y supervise el proyecto para tener éxito.
A continuación, le mostremos una hoja simplificada que puede usar para identificar qué metodología funcionará mejor para su próximo proyecto: