Aviso de privacidad de ofertas de Smartsheet
Última actualización: 29 de mayo del 2020
Este aviso se aplica en relación con los datos personales que procesamos cuando se inscribe en nuestras ofertas o hace uso de estas.
Qué datos personales recopilamos
Cómo usamos los datos personales
Cómo compartimos los datos personales
Integraciones, notificaciones y sitios web enlazados
Opciones relativas a su uso de las ofertas
Cómo procesamos los datos personales
Aviso sobre transferencias internacionales y el Escudo de la privacidad
Cómo ponerse en contacto con nosotros
Controles de versión en inglés
Alcance
Contenido no abarcado. Nuestras ofertas permiten a los clientes compartir y gestionar información cargando y enviando contenido que se puede compartir y almacenar mediante las ofertas, así como acceder a él. Este aviso no abarca dicho contenido, en el que se incluyen los datos personales presentes en él, ni tampoco el uso de integraciones de terceros en las ofertas (como se aclara a continuación). Los clientes controlan la naturaleza del contenido y actúan como responsables del tratamiento de los datos del contenido. Nosotros actuamos como procesador de datos de dicho contenido, lo que quiere decir que solo los usamos de la forma especificada por los clientes y mediante el uso que estos hacen de las ofertas. Podremos solicitar a proveedores de servicios externos que procesen dicho contenido en nuestro nombre o en relación con la prestación de las ofertas. Para obtener información relativa a dichos proveedores de servicios externos, visite nuestra página de subprocesadores.
Uso compartido con otros usuarios de las ofertas. Algunas de las características y funcionalidades de las ofertas implican la divulgación de sus datos personales a otros usuarios de dichas ofertas; por ejemplo, su nombre, dirección de correo electrónico e imagen de perfil podrán aparecer cuando un usuario vea información compartida en un contenedor, como una hoja, un informe o un panel; vea los detalles del historial de un contenedor (por ejemplo, su correo electrónico, acceso/ediciones, fecha y hora, etc.); o acceda a su perfil de la aplicación. Los clientes, en calidad de controladores de datos, controlan la divulgación del contenido con otros usuarios de las ofertas. Nosotros, en calidad de procesador de datos, seguimos instrucciones de los clientes y de sus usuarios en relación con cómo se comparte su contenido con otros usuarios de las ofertas.
Usuarios de una organización. Cuando haga uso de las ofertas en nombre de una organización (por ejemplo, su empresa) o en relación con el dominio de su organización, dicho uso queda sujeto a las políticas de su organización en relación con el uso y la protección de los datos personales. En virtud de los datos personales incluidos en el contenido, recopilamos y procesamos contenido en nombre de su organización, que actúa como controladora de los datos. De esta forma, el administrador del sistema de su organización podría tener la capacidad de acceder a cualquier contenido, incluidos los datos personales que se incluyen en dicho contenido. Smartsheet no se hace responsable de las prácticas de privacidad o seguridad de sus clientes. También podremos compartir datos personales con su organización en relación con el uso que haga de las ofertas, lo que puede abarcar detalles técnicos (como metadatos) relativos a su contenido y uso de las ofertas. Si tiene alguna pregunta sobre la forma en la que su organización accede a sus datos o hace uso de estos, consulte la política de privacidad de su organización y realice sus consultas ante el administrador del sistema de su organización. Tenga en cuenta que, si deja de tener acceso a su cuenta (por ejemplo, si cambia de empleo), podría dejar de tener acceso al contenido asociado con esta.
Qué datos personales recopilamos
Recopilamos datos directamente de usted, de terceros o de otras fuentes de acceso público, y de forma automática (consulte nuestro Aviso sobre cookies para obtener más información) cuando hace uso de las ofertas. Actuamos en calidad de controlador de datos de estos datos personales. Recopilamos estos datos personales con los fines destacados a continuación en la sección «Cómo usamos los datos personales». Si no podemos recopilar estos datos, es posible que no podamos incorporarle como cliente o usuario de la organización, o poner las ofertas a su disposición. Consulte esta tabla para ver las categorías de datos personales que recopilamos.
Cómo usamos los datos personales
Solo usaremos sus datos personales si contamos con una base legal para ello, tal y como se indica en esta tabla. En concreto, usamos sus datos personales de la forma que nos indique o de las siguientes maneras:
Puesta a disposición de las ofertas. Para poner nuestras ofertas a su disposición y operar con ellas, satisfacer sus solicitudes y peticiones, procesar sus pagos u otras transacciones relacionadas con las ofertas, enviarle notificaciones cuando usted interactúe con una oferta u otras personas interactúen con usted por medio de una oferta, para informar de errores y resolverlos, para llevar a cabo actualizaciones y tareas de mantenimiento, y con fines similares. Aquí puede incluirse el uso de tecnologías de aprendizaje profundo o automático, tal y como se describe en la sección Análisis y mejoras que aparece a continuación.
Atención al cliente. Para comunicarnos con usted acerca del uso que realice de las ofertas; para responder a sus comunicaciones, quejas y consultas; para proporcionarle asistencia técnica y para otros propósitos de servicio y asistencia al cliente.
Personalización. Para adaptar el contenido que le enviamos o mostramos con el fin de ofrecerle características de personalización en función de la ubicación (como establecer un idioma predeterminado) y para personalizar de otro modo su experiencia al usar las ofertas.
Identificación de oportunidades de nuevos clientes. Para evaluar posibles oportunidades de nuevos clientes en lo relativo a la comunicación con nuevos usuarios, la satisfacción de las exigencias de nuestros clientes y la mejora de la experiencia de usuarios específicos (como interactuar con grupos de usuarios del cliente).
Comunicaciones de marketing. Para llevar a cabo boletines de marketing dentro de la aplicación a fin de compartir información sobre ofertas especiales, promociones y eventos, o para ponernos en contacto con usted de alguna otra forma en relación con los productos de Smartsheet o con información que pensemos que pueda ser de su interés, de acuerdo con sus preferencias de marketing.
Análisis y mejoras. Para comprender mejor cómo acceden y usan nuestros usuarios las ofertas, para adaptar nuestros contenidos y ofertas a las necesidades y los intereses de los usuarios, y para cumplir con otros fines de análisis o investigación (por ejemplo, evaluar y mejorar las ofertas y desarrollar productos, servicios y funciones adicionales). Podremos usar tecnologías de aprendizaje profundo y automático con estos fines, lo que podría permitirnos proporcionar a los usuarios consejos predictivos y otras funciones (como sugerencias por texto o tipos de columnas).
Protección de los derechos legales y prevención del uso indebido. Para proteger las ofertas y nuestros derechos (incluidos los derechos de propiedad intelectual), así como los derechos de los usuarios y demás personas; para impedir el acceso no autorizado y otros usos indebidos; y cuando lo consideremos necesario para investigar, prevenir o tomar medidas en relación con incidentes de seguridad supuestos o reales, actividades ilegales, sospechas de fraude, situaciones que impliquen amenazas potenciales a la seguridad de cualquier persona o infracciones de nuestras condiciones de uso o de este aviso. Podremos usar tecnologías de aprendizaje profundo y automático para estos fines (por ejemplo, para detectar y prevenir los fraudes).
Cumplimiento de las obligaciones jurídicas. Para cumplir con la ley, una citación u otros procedimientos o procesos legales; por ejemplo, podremos divulgar la información en respuesta a solicitudes legales de las autoridades públicas, incluidas las respuestas a solicitudes de las fuerzas policiales o de seguridad nacional.
Operaciones comerciales generales. Cuando sea necesario para la administración de nuestro negocio en general, contabilidad, mantenimiento de registros y funciones jurídicas.
Cómo compartimos los datos personales
No venderemos sus datos personales a un tercero ni permitiremos que un tercero utilice los datos personales que le proporcionemos para sus propios fines de marketing. Podremos compartir información sobre usted con su consentimiento, previa solicitud por su parte (incluido cuando use integraciones o notificaciones) o de las siguientes maneras:
A su discreción. Si opta por usar ciertos productos y funciones, como el envío de comunicaciones electrónicas desde las ofertas, entre las que se incluyen, entre otras, las notificaciones por correo electrónico, las solicitudes de actualización, las confirmaciones, las menciones u otras funciones de la aplicación. Al usar estas comunicaciones electrónicas, sus datos personales (como su nombre, dirección de correo electrónico y otros posibles datos personales incluidos en el contenido que se envíe) podrán compartirse con los destinatarios externos escogidos. Nosotros, en calidad de procesador de datos, seguimos instrucciones de los clientes y de sus usuarios en relación con cómo se comparte el contenido con los demás, incluidos los datos personales presentes en este.
Con su organización. Si usa Smartsheet en nombre de una organización (por ejemplo, su empresa) o en relación con el dominio de su organización, dicha organización podrá (i) acceder a la información asociada con el uso que haga de las ofertas, incluidos los datos de uso y de otro tipo (por ejemplo, quién ha accedido, compartido, modificado, creado, editado o eliminado contenido), y al contenido de las comunicaciones y los archivos asociados con su cuenta; (ii) controlar y administrar su cuenta, incluidos los ajustes relativos al control de la privacidad (como los ajustes del perfil de la aplicación, incluidas las opciones relativas a la visualización de la imagen de perfil); y (iii) acceder al contenido y controlarlo (tal y como se estipula anteriormente, el contenido no queda abarcado en este aviso).
Con los distribuidores. Si se inscribe en ciertos productos o servicios (como una prueba gratuita) y se encuentra fuera de los EE. UU., podremos compartir sus datos personales con un distribuidor de Smartsheet para que puedan ponerse en contacto con usted acerca de nuestras ofertas. Divulgaremos sus datos personales con los distribuidores y, cuando la ley lo exija, solicitaremos su consentimiento para ello o le permitiremos dejar de autorizar dicho uso compartido. Si compra ofertas a través de un distribuidor (independientemente de la ubicación), podremos compartir cierta información sobre su cuenta y el uso de las funciones con el distribuidor (o su afiliado) en el marco de la relación entre ellos y usted. Los distribuidores son controladores de datos independientes de sus datos personales.
Procesadores de pagos. Si utiliza a un tercero para facilitar sus obligaciones de pago, compartiremos cierta información relacionada con el uso y la facturación de su cuenta con dicho tercero a efectos de facturación y administración de la empresa. Los procesadores de pagos son controladores de datos independientes de sus datos personales.
Con nuestros proveedores de servicios. Utilizamos proveedores de servicios externos para procesar sus datos personales con el fin de ayudarnos en las operaciones comerciales y técnicas. Smartsheet mantiene acuerdos de procesamiento de datos con dichos proveedores de servicios con los que se limita su uso y acceso a los datos personales para fines específicos. Estos proporcionan servicios relacionados, por ejemplo, con la gestión de relaciones con los clientes, la comunicación, la prevención e identificación de fraudes, la facturación, la atención al cliente, internet y conectividad, el marketing, la formación, la seguridad y la experiencia del usuario.
Con procesadores de infraestructura. Usamos a terceros en parte de la infraestructura que se usa para hospedar los datos personales que procesamos, como los proveedores de servicios en la nube. Smartsheet mantiene acuerdos de procesamiento de datos con dichos proveedores de servicios con los que se limita su uso y acceso a los datos personales para fines específicos.
Con los afiliados. Si adquiere los servicios de uno de nuestros afiliados mediante Smartsheet, podremos compartir sus datos personales con dicho afiliado para que pueda ofrecerle sus servicios en su cuenta.
En transacciones con terceros. Podremos poner a disposición de los usuarios los servicios, software y contenido proporcionados por terceros en las ofertas o a través de estas. Si entabla una relación con un proveedor externo de dichas funciones, se le notificará o se le informará de alguna otra forma de los datos personales que se están compartiendo en relación con dichas transacciones con el tercero en cuestión.
Según lo exigido por la ley. Podremos divulgar datos personales sobre usted si creemos que debemos hacerlo para cumplir con la ley o una citación, procedimiento de bancarrota o proceso legal similar.
Para proteger los derechos. Podremos divulgar datos personales sobre usted, como su nombre, información de contacto e información de facturación, para hacer cumplir nuestros acuerdos con usted o para proteger los derechos y la seguridad de Smartsheet, nuestros clientes, nuestros usuarios y el público en general, o como prueba en un litigio en el que participemos.
A modo de información agregada y anónima. Podremos compartir información agregada y anónima sobre usted con nuestros proveedores de servicios externos para satisfacer nuestros fines empresariales internos, en los que pueden incluirse fines de marketing, publicidad, investigación o similares.
En una operación comercial. Si Smartsheet participa en una disolución, reorganización, financiación, oferta pública de valores, fusión, adquisición o venta de todos o parte de sus activos, su información podría transferirse a los proveedores, asesores, contables, abogados, la entidad que realiza la adquisición u otro tercero como parte de la transacción (siempre que informemos a dichas personas de que deben usar sus datos personales exclusivamente con los fines expuestos en este aviso), y también podría revisarse como parte del debido análisis para llevar a cabo la transacción (por ejemplo, si necesitamos proporcionar una lista de todas las cuentas de clientes o del historial de pagos).
Integraciones, notificaciones, formularios y sitios web enlazados
Integraciones. Nuestras ofertas pueden proporcionar acceso a través de conectores e integraciones («integraciones») a sus cuentas de terceros, como Tableau, Slack o Facebook. Las integraciones se pueden utilizar para extraer o introducir información dentro y fuera de las ofertas, y para permitir que el tercero correspondiente reciba notificaciones, como actualizaciones de hojas, de las ofertas. Cualquier información cuya transferencia autorice usted de las ofertas a una integración se regirá por la declaración de privacidad del tercero, no por esta. Le recomendamos que lea atentamente la declaración de privacidad de cualquier tercero al que autorice a recibir información de las ofertas.
Envío de notificaciones. Nuestras ofertas le permiten enviar notificaciones (como solicitudes de actualización) a otras personas mediante correo electrónico, SMS y otras plataformas de mensajería externas, como Slack, Facebook Messenger y Microsoft Teams. Puede actualizar sus preferencias en relación con el envío de notificaciones mediante la configuración personal de las ofertas. Cualquier información cuya transferencia autorice usted de las ofertas se regirá por la declaración de privacidad del tercero, no por esta. Le recomendamos que lea atentamente la declaración de privacidad de cualquier tercero al que autorice a recibir información de las ofertas.
Formularios. Nuestras ofertas cuentan con una función que permite a los usuarios publicar formularios en línea para permitir a las personas enviar datos a las ofertas. Aunque los datos incluidos y proporcionados por una persona pertenecen a la categoría de «contenido» que no abarca este aviso, Smartsheet podrá recopilar los datos de uso (como la dirección IP, la fecha y hora de envío, el tipo de navegador, etc.), que podrían considerarse datos personales, para los siguientes fines: análisis y mejoras, protección de los derechos legales y prevención de usos indebidos, y cumplimiento de las obligaciones jurídicas, tal y como se destaca en más detalle en «Cómo usamos los datos personales».
Enlaces a otros sitios web. Nuestras ofertas incluyen funciones que le permiten crear enlaces a otros sitios web que presentan prácticas de privacidad que pueden ser distintas a las nuestras. Cualquier información que envíe a un sitio web que no pertenezca a Smartsheet o a alguno de sus afiliados se rige por las declaraciones de privacidad de ese sitio, no por esta.
Aplicación móvil y datos de geolocalización
Si opta por descargar determinadas ofertas, como, por ejemplo, la aplicación móvil de Smartsheet («aplicación móvil»), podremos recibir datos personales adicionales de su dispositivo móvil en virtud de sus preferencias. La aplicación móvil podrá acceder a la cámara de su dispositivo o la ubicación geográfica de este, dependiendo de las funciones que habilite en las ofertas. Puede configurar las funcionalidades (como la cámara del dispositivo o la ubicación móvil) a las que puede acceder la aplicación móvil mediante los ajustes de su dispositivo. En este caso, solo accederemos a dicha información previa solicitud por su parte. La aplicación móvil también podrá recopilar información relativa al uso que realice de dicha aplicación (como la identificación del dispositivo, las credenciales de acceso, el idioma y la zona horaria); la información relativa a sucesos del dispositivo (como bloqueos, actividad del sistema y configuración de hardware); y a información relativa a su interacción con la aplicación móvil, que podremos usar para poner a su disposición dicha aplicación y para mejorarla. Si usa las ofertas en nombre de una organización, dicha organización podrá acceder a la información obtenida mediante la aplicación móvil. Para obtener más detalles sobre el uso que realice de la aplicación móvil, consulte el Acuerdo de licencia para el usuario final de móviles.
Opciones relativas a su uso de las ofertas
Además de «Sus derechos», que aparecen detallados aquí, dispone de las siguientes opciones a la hora de usar las ofertas:
Cierre de su cuenta. Si desea cerrar su cuenta, podrá hacerlo iniciando sesión y utilizando la configuración de Administración de cuentas o enviando este formulario. Si ha usado las ofertas en nombre de una organización o en relación con el dominio de su organización, el administrador del sistema de su organización podrá seguir accediendo a la información que compartiera con las ofertas. Si comparte contenido o información mediante nuestras ofertas con otros usuarios, dichos usuarios podrán seguir accediendo a la información o contenido.
Rectificación de su cuenta. Si no usa las ofertas en nombre de su organización, podrá iniciar sesión y usar la configuración de Administración de cuentas o enviar este formulario para acceder a la información de perfil de su cuenta o actualizarla. Si actúa como usuario de una organización, podrá iniciar sesión y utilizar la configuración de Administración de cuentas o ponerse en contacto con un administrador de la cuenta para acceder a la información de perfil de dicha cuenta o actualizarla. Si tiene alguna pregunta sobre cómo revocar un consentimiento proporcionado, rellene este formulario.