Aviso de privacidad de los Productos y Servicios de Smartsheet
Este Aviso de Privacidad de Productos y Servicios (el “Aviso”) aborda la forma en que Smartsheet procesa la información sobre usted cuando utiliza o interactúa con una de nuestras aplicaciones (los “Productos y Servicios”).
Datos personales que recopilamos
Cómo utilizamos los datos personales
Cómo compartimos los datos personales
Integraciones; notificaciones; formularios; sitios web vinculados
Opciones relacionadas con su uso de los Servicios
Aviso de privacidad de Smartsheet
Alcance
Nuestros Productos y Servicios permiten que los usuarios compartan y administren información mediante la carga y el envío de “contenido” que se puede compartir, almacenar y acceder a través de los Productos y Servicios. Este Aviso de Productos y Servicios no cubre ese contenido, incluidos los datos personales comprendidos dentro de ese contenido, ni tampoco cubre el uso de integraciones de terceros con los Productos y Servicios (como se detalla más abajo). Los usuarios controlan la naturaleza del contenido y son los controladores del contenido. Somos un procesador de este contenido, lo que significa que solo podemos usarlo como lo indiquen los clientes a través de su uso de los Productos y Servicios. Contratamos proveedores de servicios externos para procesar dicho contenido en nuestro nombre o en relación con la prestación de los Productos y Servicios. Para obtener información relacionada con los proveedores de servicios externos, visite nuestra página de subprocesadores.
Compartir con otros usuarios de los Productos y Servicios. Algunas de las funciones y funcionalidades de los Productos y Servicios implican la divulgación de datos personales a otros usuarios de los Productos y Servicios. Por ejemplo, se muestran su nombre, dirección de correo electrónico e imagen de perfil, cuando un usuario ve la información de uso compartido en un contenedor como una hoja, un informe o un panel; ve los detalles del historial en un contenedor (p. ej., su correo electrónico, acceso, ediciones, marca de fecha y hora, etc.); o accede a su perfil dentro de la aplicación. Las organizaciones y otros usuarios como los controladores de datos controlan la divulgación del contenido con otros usuarios de los Productos y Servicios. Cuando actuamos como procesador de datos, seguimos las instrucciones de los clientes, incluidos sus usuarios, con respecto a cómo se comparte su contenido con otros usuarios de los Productos y Servicios.
Usuarios de organizaciones. Cuando usa los Productos y Servicios en nombre de una organización (p. ej., su empleador) o en relación con el dominio de su organización (es decir, se registra con el dominio de su empleador), su uso está sujeto a las políticas de su organización con respecto al uso y a la protección de los datos personales. Con respecto a los datos personales incluidos en el contenido, recopilamos y procesamos el contenido en nombre de su organización, que es el controlador de datos. Como tal, el administrador del sistema de su organización tiene la posibilidad de acceder a cualquier contenido, incluidos los datos personales comprendidos dentro del contenido. Smartsheet no es responsable de las prácticas de privacidad o seguridad de nuestros clientes. También compartimos datos personales con su organización sobre su uso de los Productos y Servicios, lo que incluye detalles técnicos (p. ej., metadatos) relacionados con su contenido o uso de los Productos y Servicios. Si tiene preguntas sobre cómo su organización accede a sus datos o los utiliza, consulte la política de privacidad de su organización y envíe sus consultas al administrador del sistema de su organización. Tenga en mente que si pierde acceso a su cuenta (p. ej., cambio de empleo), puede perder acceso al contenido que se le asocia.
Datos personales que recopilamos
También recopilamos datos cuando utiliza los Productos y Servicios a través del uso de tecnologías como protocolos de comunicación electrónica, cookies (consulte el Aviso sobre cookies), botones de widgets o herramientas. Somos un controlador de datos de estos datos personales. Recopilamos estos datos personales para los fines indicados debajo en “Cómo usamos los datos personales”. Si no podemos recopilar estos datos, no podemos incorporarlo como cliente o usuario de una organización ni proporcionarle los Productos y Servicios. Consulte esta tabla para ver las categorías de los datos personales que recopilamos.
Cómo utilizamos los datos personales
Solo usamos sus datos personales si tenemos un argumento legal para hacerlo, como se indica en esta tabla. Específicamente, usamos sus datos personales según sus instrucciones o como se india a continuación:
Prestación de los Productos y Servicios. Para brindar servicios y gestionar nuestros Productos y Servicios, completar sus pedidos y solicitudes, procesar sus pagos u otras transacciones relacionadas con los Productos y Servicios, notificarle cuando usted u otros interactúan con usted a través de un Producto o Servicio, para resolver y crear informes de errores y fallas, para realizar actualizaciones y mantenimiento, y para fines similares. Esto incluye el uso de tecnologías de aprendizaje automático o profundo como se describe en el párrafo Análisis y mejoras debajo.
Atención al cliente. Para comunicarse con usted sobre el uso de los Productos y Servicios; para responder a las comunicaciones, los reclamos y las consultas; para brindar soporte técnico; y para otros fines de atención al cliente y soporte.
Personalización. Para adaptar el contenido que le enviamos o mostramos a fin de ofrecer personalización basada en la ubicación (p. ej., definir un idioma o una región predeterminada) y para personalizar de cualquier otra manera su experiencia con el uso de los Productos y Servicios.
Identificar oportunidades para los clientes. Para evaluar oportunidades potenciales para los clientes relacionadas con interactuar con usuarios nuevos, satisfacer las demandas de nuestros clientes y mejorar las experiencias de usuario particulares (p. ej., interactuar con grupos de usuarios clientes).
Comunicaciones de marketing. Para boletines de marketing dentro de la aplicación con el fin de compartir información sobre ofertas especiales, promociones y eventos, o para comunicarle productos o información de Smartsheet que pensamos que pueden interesarle, de acuerdo con sus preferencias de marketing.
Análisis y mejoras. Para comprender mejor cómo nuestros usuarios acceden a los Productos y Servicios y los utilizan; para adaptar nuestro contenido y los Productos y Servicios teniendo en cuenta las necesidades y los intereses de los usuarios; y para otros fines de investigación y análisis (p. ej., para evaluar y mejorar nuestros Productos y Servicios y desarrollar productos, servicios y funciones adicionales). Usamos tecnologías de aprendizaje automático o profundo para estos fines, lo que nos permite proporcionarles a los usuarios sugerencias predictivas y otras funciones (p. ej., sugerencias para tipos de columna o texto).
Proteger derechos legales y prevenir el abuso. Para proteger los Productos y Servicios y nuestros derechos (incluidos los derechos de propiedad intelectual) junto con los derechos de los usuarios y otros individuos; para prevenir el acceso no autorizado y otros tipos de abusos; y, cuando consideremos que sea necesario, para investigar, prevenir o tomar medidas con respecto a incidentes de seguridad reales o potenciales, actividades ilegales, presunto fraude, situaciones que involucran amenazas potenciales a la seguridad de una persona o infracciones a nuestras condiciones de uso o este aviso. Usamos tecnologías de aprendizaje automático o profundo para estos fines (p. ej., prevención o detección de fraudes).
Cumplir con obligaciones jurídicas. Para cumplir con la ley, una citación u otro procedimiento o proceso judicial; por ejemplo, divulgaremos información como respuesta a solicitudes lícitas de autoridades públicas o gubernamentales, incluso para responder a solicitudes de orden público o seguridad nacional.
Operaciones comerciales generales. Cuando sea necesario para el funcionamiento y la administración de nuestras operaciones comerciales generales, contabilidad, mantenimiento de registros y funciones legales.
Cómo compartimos los datos personales
No venderemos sus datos personales ni permitiremos que un tercero use sus datos personales que proporcionamos para sus propios fines comerciales. Compartimos información sobre usted con su consentimiento, cuando lo solicite (incluso cuando usa integraciones o notificaciones) o de la siguiente manera:
Según su criterio. Si decide usar determinados productos y funciones como el envío de comunicaciones electrónicas desde nuestros Productos y Servicios, incluidas, entre otras cosas, las notificaciones por correo electrónico, solicitudes de actualización, confirmaciones, menciones y otras funciones dentro de la aplicación. Al utilizar comunicaciones electrónicas, sus datos personales (p. ej., su nombre, dirección de correo electrónico y otros datos personales posibles incluidos en el contenido que se envía) se compartirán con los destinatarios externos previstos. Nosotros, como procesadores de datos, seguimos las instrucciones de los clientes y sus usuarios con respecto a cómo se comparte con otros el contenido, incluidos los datos personales incorporados.
Con su organización. Si utiliza Smartsheet en nombre de una organización (p. ej., su empleador) o en relación con el dominio de su organización, esa organización puede (i) acceder a información asociada con su uso de nuestros Productos y Servicios, lo que incluye la utilización y otros datos (p. ej., quién accedió a, compartió, modificó, creó, editó o eliminó contenido), y el contenido de las comunicaciones y los archivos asociados con su cuenta; (ii) controlar y administrar su cuenta, lo que incluye controlar la configuración relacionada con la privacidad (p. ej., configuración del perfil dentro de la aplicación, incluidas las opciones relacionadas con la visualización de una imagen de perfil); y (iii) acceder y controlar el contenido (como se indicó con anterioridad, el contenido está fuera del alcance de este aviso).
Con revendedores. Si se registra para recibir determinados productos o servicios (p. ej., pruebas gratuitas), compartiremos sus datos personales con un revendedor de Smartsheet para que pueda comunicarse con usted sobre nuestros Productos y Servicios. Divulgaremos el uso compartido de sus datos personales con los revendedores y, cuando la ley lo requiera, obtendremos su consentimiento o le permitiremos excluirse de dicho uso compartido. Si adquiere nuestros Productos y Servicios a través de un revendedor (independientemente de la ubicación), compartiremos determinada información sobre el uso de su cuenta y de las funciones con el revendedor (o su socio) para respaldar la relación que tiene con usted. Los revendedores son controladores de datos independientes de sus datos personales. Puede encontrar una lista completa de revendedores aquí.
Con procesadores de pagos. Utilizamos terceros (p. ej., Stripe) para poder procesar los pagos de los clientes. Smartsheet tiene acuerdos de procesamiento de datos con dichos procesadores de pagos que limitan su uso y acceso a los datos personales. Si utiliza un tercero adicional (p. ej., PayPal) para agilizar sus obligaciones de pago, compartiremos cierta información relacionada con el uso de la cuenta y de la facturación de su cuenta con los terceros a efectos de facturación y administración de la empresa. Los procesadores de pagos son controladores independientes de sus datos personales. Para obtener más información, consulte sus respectivos avisos de privacidad.
Con nuestros proveedores de servicios. Para procesar sus datos personales, utilizamos prestadores de servicios externos, que nos ayudan en las operaciones comerciales y técnicas. Smartsheet tiene acuerdos de procesamiento de datos con dichos prestadores de servicios que limitan su uso y acceso a los datos personales para fines específicos. Proporcionan servicios relacionados con; por ejemplo, administración de relaciones con los clientes, comunicación, prevención y detección de fraudes, facturación, atención al cliente, Internet y conectividad, marketing, seguridad, capacitación y experiencia del usuario.
Con procesadores de infraestructura. Utilizamos terceros para la infraestructura que usamos para alojar los datos personales que procesamos, incluidos proveedores de nube. Smartsheet tiene acuerdos de procesamiento de datos con dichos proveedores de servicios que limitan su uso y acceso a los datos personales para fines específicos.
Con socios. Si adquiere los servicios de uno de nuestros socios a través de Smartsheet, compartiremos sus datos personales con el socio para aprovisionar y mantener su cuenta.
En transacciones que involucran a terceros. Ponemos a disposición servicios, software y contenido proporcionados por terceros para su uso en nuestros Productos y Servicios o a través de ellos. Si contrata a un prestador externo de dichas funciones, se le notificará o se le hará saber de otro modo sobre los datos personales que se comparten en relación con esas transacciones con el tercero.
Según lo exija la ley. Podemos divulgar sus datos personales si consideramos que debemos hacerlo para cumplir con la ley o una citación, un procedimiento concursal o un proceso jurídico similar.
Para proteger los derechos. Divulgaremos sus datos personales como su nombre, información de contacto y datos de facturación para hacer cumplir nuestros acuerdos con usted o para proteger los derechos y la seguridad de Smartsheet, nuestros clientes, nuestros usuarios y el público en general, o como evidencia en un litigio en el que estemos involucrados.
Como información agregada y anonimizada. Compartimos información agregada o anonimizada sobre usted con nuestros proveedores de servicios externos para fines comerciales internos, que incluyen marketing, publicidad, investigación o fines similares.
En una transacción comercial. Si Smartsheet está involucrado en una disolución, reorganización, financiación, oferta pública de valores, fusión, adquisición o venta de todos sus activos, o una parte, su información se transferirá a proveedores, asesores, contadores, abogados, la entidad adquiriente u otras terceras partes como parte de la transacción (siempre y cuando les informemos a esos individuos que deben usar sus datos personales solo para los fines mencionados en este aviso), y también se revisará como parte de la revisión de debida diligencia para la transacción (p. ej., debemos proporcionar una lista de todas las cuentas de cliente e historiales de pago).
Integraciones; notificaciones; formularios; sitios web vinculados
Conectores e integraciones. Nuestros Productos y Servicios brindan acceso a través de conectores e integraciones ( “Integraciones”) a sus cuentas externas como Microsoft, Tableau, Slack o Facebook. Las integraciones se pueden utilizar para enviar o recibir información hacia los Productos y Servicios o desde ellos y para permitir que el tercero reciba notificaciones como actualizaciones de hojas de nuestros Productos y Servicios. Toda información que autorice a transferir desde los Productos y Servicios a una integración se rige por la declaración de privacidad del tercero, no por esta. Le aconsejamos que lea atentamente la declaración de privacidad de cualquier tercero al que autorice para recibir información de los Productos y Servicios.
Enviar notificaciones. Nuestros Productos y Servicios le permiten enviar notificaciones (p. ej., solicitudes de actualización) a otros individuos por correo electrónico, mensaje de texto y otras plataformas de mensajería de terceros (p. ej., Slack, Facebook Messenger y Microsoft Teams). Puede actualizar sus preferencias de entrega de notificaciones a través de la configuración personal de los Productos y Servicios. Toda información que autorice a transferir desde nuestros Productos y Servicios se rige por la declaración de privacidad del tercero, no por esta. Le aconsejamos que lea atentamente la declaración de privacidad de cualquier tercero al que autorice para recibir información de los Productos y Servicios.
Formularios. Nuestros Productos y Servicios incluyen una función que les permite a los usuarios publicar formularios en línea que permiten que los individuos envíen datos a los Productos y Servicios. Si bien los datos contenidos y proporcionados por un individuo pertenecen a la categoría de “contenido” que está fuera del alcance de este aviso, Smartsheet recopila datos de uso (p. ej., dirección IP, fecha y hora de envío, tipo de navegador, etc.) que podrían considerarse datos personales, para: Análisis y mejoras; Proteger derechos legales y prevenir el abuso; y Cumplir con obligaciones jurídicas como se destaca en “Cómo utilizamos los datos personales”.
Enlaces a otros sitios web y contenido de terceros. Nuestros Productos y Servicios incluyen funciones que le permiten vincular otros sitios web e integrar (p. ej., iframes) contenido de fuentes externas con prácticas de seguridad que pueden diferir de la nuestra. La información que envía a un sitio web que no pertenece a Smartsheet o a ninguno de sus socios está regulada por la declaración de privacidad de ese sitio, no este.
Aplicación móvil; datos de geolocalización
Si decide descargar determinados Productos y Servicios, por ejemplo, la aplicación móvil de Smartsheet (“aplicación móvil”), recibiremos datos personales adicionales desde su dispositivo móvil, de acuerdo con sus preferencias. La aplicación móvil puede tener acceso a la cámara o ubicación geográfica de su dispositivo, según las funciones que habilite en los Productos y Servicios (p. ej., escaneo móvil de códigos de barras). A través de la configuración de su dispositivo, tiene la capacidad de configurar a qué funcionalidad (p. ej., la cámara o ubicación móvil de su dispositivo) puede acceder la aplicación móvil. Nosotros solo accederemos a esta información si así lo solicita. La aplicación móvil también recopila información sobre su uso de la aplicación móvil (p. ej., identificación del dispositivo, credenciales de inicio de sesión, idioma y zona horaria); información de los eventos del dispositivo (errores, actividad del sistema y configuración del hardware); e información sobre su interacción con la aplicación móvil, que usamos para brindar y mejorar la aplicación móvil. Si utiliza los Productos y Servicios en nombre de una organización, esta accederá a la información obtenida por la aplicación. Para obtener más información sobre el uso de la aplicación móvil, consulte el Acuerdo de licencia de usuario final para dispositivos móviles.
Opciones relacionadas con su uso de los Productos y Servicios
Además de “Sus derechos” que se describen aquí, tiene las siguientes opciones en relación con su uso de los Productos y Servicios:
Cerrar su cuenta. Si desea cerrar su cuenta, puede seguir estas instrucciones o ponerse en contacto con el Soporte. Si utilizó nuestros Productos y Servicios en nombre de su organización o en relación con el dominio de su organización, el administrador del sistema de su organización seguirá teniendo acceso a la información que haya compartido en los Productos y Servicios. Si comparte contenido o información con otros usuarios a través de nuestros Productos y Servicios, estos usuarios seguirán teniendo acceso.
Corregir su cuenta. Si no está usando los Productos y Servicios en nombre de su organización, puede iniciar sesión y usar la configuración de Administración de la cuenta o enviar este formulario para acceder a la información de perfil de su cuenta o actualizarla. Si usted es un usuario de una organización, puede iniciar sesión y usar la configuración de Administración de la cuenta o comunicarse con un administrador de su cuenta para acceder a la información de perfil de su cuenta o actualizarla. Si tiene preguntas acerca de cómo retirar un consentimiento que proporcionó, complete este formulario.