¿Qué son las suposiciones en la gestión de proyectos?
Al momento de gestionar de proyectos, las suposiciones son las cuestiones que se consideran ciertas o verdaderas, aunque su certeza no pueda confirmarse plenamente. Si bien las suposiciones conllevan riesgos, sirven como punto de partida para progresar frente a la incertidumbre.
Sería imposible que alguien iniciara un proyecto si quisiera esperar a eliminar toda incertidumbre, pero una suposición errónea podría destruir la estrategia del proyecto. “Por lo tanto”, dice Alan Zucker, director fundador de Aspectos esenciales de la gestión de proyectos, “debe documentar las suposiciones y validarlas o confirmarlas tan pronto como sea razonable. Las suposiciones que no se validan generan problemas porque se toman decisiones a partir de información incorrecta o parcial”.
Todas las personas hacen suposiciones con regularidad. A continuación, le mostramos algunas suposiciones que hacemos a diario:
- Saldrá agua del grifo cuando se lo abra.
- La tienda de comestibles tendrá en existencia los artículos de su lista de compras.
- La conexión a Internet de su oficina estará disponible y se podrá confiar en ella.
- El reloj despertador sonará para que se despierte en el momento en que lo configure.
- Habrá saquitos de té en la despensa para su té de la mañana.
Si usted depende del té para comenzar la mañana, debe revisar regularmente su suministro antes de hacer las compras semanales. Del mismo modo, si tiene una reunión importante a primera hora de la mañana, puede volver a comprobar su alarma o configurar una adicional antes de irse a dormir.
En el caso de la gestión de proyectos, las suposiciones clave implican factores como suponer que habrá una fuente de alimentación ininterrumpida en la oficina todos los días laborables o que tendrá el suministro adecuado de papel para la impresora. El análisis de suposiciones, parte de la gestión de riesgos que conlleva la planificación de proyectos, implica identificar estas suposiciones. Las suposiciones imprecisas pueden afectar la triple restricción de tiempo, dinero y alcance.
En su artículo en el International Journal of Project Risk Management, “La presentación y supervisión de las suposiciones como herramienta de la gestión de riesgos de proyectos”, Nils O. E. Olsson e Ingrid Spjelkavik utilizan estudios de caso para enfatizar la importancia de las suposiciones del proyecto como factores fundamentales que influyen en la decisión de iniciar un proyecto. Sugieren identificar las suposiciones clave en las que se basa un proyecto y presentarlas en un formato que permita llevar adelante una comparación con la situación actual.
Los gerentes de proyectos obtienen las suposiciones del proyecto de conjeturas fundadas, de la experiencia pasada y de la información disponible. Si bien estos factores suelen estar más allá del control del gerente, es esencial supervisarlos de cerca para hacer ajustes rápidos y precisos según sea necesario.
Idealmente, las suposiciones del proyecto se reúnen durante la fase de inicio del proyecto. El gerente del proyecto enumera las suposiciones en varios documentos del proyecto, como el caso de negocios, el acta del proyecto, los contratos, las propuestas, los alcances del trabajo y los planes del proyecto. En los contratos, la inclusión de una lista de suposiciones establece la mutua comprensión entre el cliente y el proveedor. Documentar las suposiciones garantiza que todas las partes interesadas estén de acuerdo con estos factores y puedan realizar su seguimiento durante la vigencia del proyecto.
Riesgos, inconvenientes, restricciones y dependencias
Los riesgos son posibles eventos que podrían tener efectos negativos, mientras que los inconvenientes son problemas o desafíos que ya ocurrieron. Las restricciones son limitaciones o condicionamientos que afectan la ejecución del proyecto, y las dependencias son las conexiones entre las tareas o las entregas de un proyecto.
Las suposiciones proporcionan un punto de partida para la planificación y la toma de decisiones del proyecto, mientras que los riesgos, los problemas, las restricciones y las dependencias son factores que pueden afectar su progreso, ejecución y resultados. A continuación, proporcionamos más información sobre cada elemento:
- Riesgo: Un riesgo se refiere a un evento o una circunstancia potencial que podría ocurrir en el futuro y podría afectar los objetivos, el cronograma, el presupuesto o el éxito general de un proyecto. A los riesgos que podrían tener un impacto positivo en un proyecto se los denomina oportunidad.
- Inconveniente: Un inconveniente se refiere a un problema, un desafío o una inquietud que ya haya surgido y requiera atención y resolución.
- Restricción: Todos los proyectos tienen restricciones, que son limitaciones o condiciones inherentes que afectan su alcance, tiempo, presupuesto o sus recursos. Es posible que los gerentes de proyectos no tengan el control directo sobre una restricción y deben trabajar con ella.
- Dependencia: Ciertas restricciones pueden dar lugar a dependencias. Una tarea depende de otra cuando su inicio o finalización dependen del inicio o la finalización de otra tarea.
Las suposiciones pueden introducir riesgos porque involucran incertidumbre y la posibilidad de equivocarse. Si resulta que una suposición es inexacta o no es válida, puede plantear riesgos en relación con el éxito del proyecto. Por lo tanto, es fundamental identificar, supervisar y gestionar las suposiciones del proyecto como parte del proceso general de gestión de riesgos.
¿Por qué necesitamos contar con suposiciones del proyecto?
Los equipos utilizan las suposiciones del proyecto para asegurarse de que todos entiendan los factores clave del proyecto. Cuando las suposiciones se documentan, los equipos pueden establecer un punto de partida para futuros ajustes de recursos y cronogramas. Esta práctica les permite gestionar eficazmente las incertidumbres.
En su artículo del International Journal of Project Risk Management, Olsson y Spjelkavik explican que, cuando las suposiciones sobre las que se construye un proyecto dejan de ser válidas, el proyecto puede verse expuesto a dificultades. Los cambios asociados con estas suposiciones deben considerarse señales de advertencia anticipadas y significativas que requieren una acción rápida.
Cuando destacan la perspectiva de inversión de los proyectos, los autores enfatizan la importancia de garantizar que los resultados de un proyecto justifiquen los costos asociados y advierten que cualquier cambio en las suposiciones subyacentes del caso de negocios podría obstaculizar la capacidad del proyecto en lo que respecta a ofrecer los beneficios esperados.
“Los proyectos pueden percibirse como inversiones”, escriben. "Dado que se trata de inversiones, los efectos del proyecto deben justificar los costos implícitos”. Finalmente concluyen en que la gestión de riesgos del proyecto debe abarcar la aclaración y la supervisión de las suposiciones en las que se basa el caso de negocios.
“Hablar de 'suposiciones del proyecto' suena muy débil al momento de denominar a aquello que en realidad se refiere a las cuestiones fundamentales para obtener resultados exitosos”, dice René Ffrench. Como Master Black Belt, gerente de operaciones Lean y director de Firefly Consulting, Ffrench tiene una opinión única en cuanto a la gestión de suposiciones. “La mayoría de las veces, intentamos hacer cosas más proactivas para salir adelante. Pero, lamentablemente, eso no es tan efectivo al momento de querer progresar como lo es comprender y manejar las limitaciones y restricciones. Si quitamos las barreras, podemos avanzar. No sirve presionar más y querer llegar más lejos si aún hay obstáculos. El equipo directivo debe ocuparse de ellos”.
Además, generar, compartir y documentar las suposiciones como equipo ayuda a que todos comprendan los aspectos esenciales del proyecto, lo que permite exponer los riesgos, las restricciones y las nuevas premisas que no se conocen.
“Es gracioso cómo todos decimos, escuchamos y deletreamos igual la misma palabra, pero hacemos diferentes asociaciones con ella”, dice Michele Barry, que trabajó como consultora principal en Frontis durante más de trece años. “Podría llevar a cabo una reunión para hablar del presupuesto, del alcance y de la temperatura. Las personas suponen que están hablando de las mismas cosas. Hay personas con antecedentes similares o que se unen para un propósito en común. Supone que tienen la misma meta o que la interpretan de la misma forma, pero a menudo eso no es lo que ocurre”.
Garantizar que haya definiciones comunes es especialmente crítico en los equipos multifuncionales porque los diferentes departamentos o las distintas disciplinas pueden tener interpretaciones o terminología que difieren en relación con los conceptos clave.
A partir del siguiente ejemplo, que surge de la experiencia de Zucker como gerente de proyectos, se destaca el valor de exponer y documentar las suposiciones. En noviembre, justo un mes antes de la entrega de su proyecto, se anunció que esta se retrasaría porque la organización necesitaba un nuevo servidor de producción. Desconcertado, Zucker preguntó por qué este requisito había surgido en una etapa tan tardía, ya que los análisis sobre la capacidad del servidor se venían realizando desde mayo. “Se hablaba de ello, pero nunca se formalizó”, afirma. “Se filtró en el último minuto, aunque hubiera habido mucho tiempo para desarrollar enfoques alternativos”.
¿Cómo identifica las suposiciones del proyecto?
Identifique las suposiciones con una lluvia de ideas con su equipo y con las partes interesadas en reuniones o conversaciones individuales. Además, puede descubrir las suposiciones si investiga documentos de proyectos, regulaciones y publicaciones del sector. Evalúe el nivel de riesgo de cada suposición para otorgarles prioridad en su proyecto.
“Formular suposiciones al comienzo del proyecto es genial. También creo que, como gerente de proyectos, debe escuchar cuando se reúne con su equipo o con sus equipos. Las personas dirán cosas, y usted pensará: 'Bueno, acaba de identificar un riesgo o de hacer una suposición'”, dice Zucker.
Siga estos pasos para identificar tantas suposiciones como sea posible:
- Realice una lluvia de ideas y busque comentarios de las partes interesadas: Durante la fase de inicio del proyecto, el líder del proyecto debe realizar sesiones de lluvia de ideas para recopilar suposiciones. Considere usar técnicas de lluvia de ideas que faciliten el proceso. Involucre activamente a empleados con experiencia que hayan participado en proyectos similares o que conozcan bien el área. Su opinión sobre lo que se puede suponer y lo que no le permite aprovechar su valiosa experiencia y descubrir suposiciones que de otro modo podrían pasarse por alto.
- Revise la documentación: Consulte una variedad de documentos para ampliar su lista existente de suposiciones. Esto incluye la revisión de evaluaciones de riesgos, registros de riesgos, inconvenientes del proyecto, restricciones, bases de datos de lecciones aprendidas y suposiciones existentes enumeradas en actas, contratos y otra documentación. Vaya más allá de los recursos internos y explore las prácticas del sector, las especificaciones de diseño, el historial de la empresa y de la unidad de negocios, los requisitos del sitio y las regulaciones. Además, considere revisar los boletines técnicos y otros documentos externos que puedan contener factores dinámicos que influyan en el proyecto.
- Converse con las partes interesadas: Involucrar a las partes interesadas clave a través de conversaciones es un paso valioso al momento de identificar suposiciones. Converse con las partes interesadas clave a fin de saber qué opinan de su lista de suposiciones preliminares. Las perspectivas de las partes interesadas permiten comprender más a fondo el contexto del proyecto y pueden revelar suposiciones específicas de sus funciones o áreas de experiencia.
- Involucre a proveedores y otros terceros: Además de las partes interesadas internas, involucrar a proveedores y terceros relevantes es fundamental para recopilar suposiciones integrales. Solicite a proveedores y terceros que documenten sus suposiciones. Su perspectiva y experiencia únicas pueden contribuir a identificar suposiciones que afecten el éxito del proyecto.
- Cree un registro de suposiciones: Use una plantilla de registro de suposiciones para organizarlas y compilarlas, o agréguelas a una plantilla RAID en la que pueda realizarles un seguimiento junto con los riesgos, los problemas y las dependencias. Asegúrese de que cada suposición esté claramente documentada, incluidos los detalles relevantes, como la declaración de suposiciones, el fundamento y el impacto potencial.
- Priorice las suposiciones y realice su seguimiento: Después de compilar las suposiciones, es fundamental establecer un orden de prioridad en función de su impacto potencial y su nivel de riesgo. Considere la posibilidad de asignar calificaciones de confianza para evaluar la probabilidad de que las suposiciones se cumplan. Identifique suposiciones que tengan un alto impacto o planteen riesgos significativos en cuanto al éxito del proyecto. Revise y actualice regularmente el registro de suposiciones a medida que avanza el proyecto.
Al momento de identificar suposiciones, es importante crear un entorno en el que las personas se sientan cómodas expresando y desafiando las suposiciones sin miedo de ser juzgadas o de demostrar que están equivocadas. “Nunca nos disculpamos por aprender en Lean Six Sigma”, dice Ffrench. “La mayoría de los aprendizajes en Lean Six Sigma y en otros proyectos provienen de haber transitado situaciones difíciles y dificultades. Vamos usar esos aprendizajes como herramientas. Tenemos que celebrar el aprendizaje y seguir adelante”.
Otra consideración importante es la necesidad de tener una visión amplia y estar atento a los posibles factores desconocidos. Por ejemplo, tomemos los problemas recientes de la cadena de suministro que afectan los proyectos actuales. “No se pueden hacer las mismas suposiciones que hace unos años”, dice Barry. “¿Quién hubiera considerado que ocurriría una interrupción real de la cadena de suministro? ¿Quién hubiera imaginado una pandemia? Las cosas que antes no pensábamos dos veces cambiaron. Ahora debemos preguntarnos: ¿Contamos con los suministros? ¿Cuáles son las alternativas? ¿Cuáles son sus costos? ¿Cuáles son sus plazos?”
Barry da un ejemplo de un proyecto en el que un nuevo proveedor comenzó a empacar bienes de manera diferente, lo que generó la necesidad de contar con un camión de entrega y con una instalación de almacenamiento diferentes. “Nadie hubiera considerado esa suposición porque se trataba de un elemento estándar, no de algo único”, explica. “Eso también tiene que ver con las buenas medidas de control de calidad que deben ser parte de su proyecto de todos modos”.
Plantilla de registro de suposiciones del proyecto
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Excel | Microsoft Word
Utilice este registro de suposiciones de proyectos dedicado y gestione eficazmente sus suposiciones. Para cada suposición, registre la fecha de ingreso, la descripción, quién es responsable de verificarla y la fecha límite de verificación. Por último, detalle las circunstancias especiales o las soluciones alternativas de los problemas en la sección de comentarios.
Los registros de suposiciones no deben ser complicados. “No necesitan más de cinco o seis columnas”, dice Zucker. “¿Cuándo la cerramos? ¿A quién la asignamos? ¿Qué tan cerca está de resolverse? Luego, puede reutilizar ese campo de estado para la resolución o usar un campo separado para ella”.
Si desea obtener más recursos, consulte esta colección ampliada de plantillas gratuitas que se puede imprimir de suposiciones del proyecto.
Cómo usar una matriz de suposiciones para priorizarlas
Recopile y priorice las suposiciones con una matriz. Una matriz típica consta de una cuadrícula de 2x2 con ejes para categorizar las suposiciones como importantes o poco importantes, y probables o improbables. Esta matriz ayuda a priorizar las suposiciones en función de su impacto y probabilidad.
Realice una reunión de suposiciones e invite a las partes interesadas para que colaboren, ya sea en el sitio o de forma virtual. Trabaje en los siguientes pasos con rapidez:
- Dibuje una matriz en una pizarra física o digital.
- Proporcione notas adhesivas reales o virtuales y solicite a los participantes que escriban rápidamente sus suposiciones en relación con el proyecto.
- Recoja las notas adhesivas y, a partir de la opinión de los participantes, coloque cada nota en uno de los cuatro cuadrantes de la matriz.
- Participe en debates breves sobre cualquier anotación que genere discrepancias hasta llegar a un consenso sobre su priorización.
Consejo: Para mantener enfocada la conversación y evitar que la deliberación se prolongue o caer en un debate innecesario, limite la duración del ejercicio a un máximo de dos horas.
El cuadrante con suposiciones consideradas importantes, pero inciertas, merece atención especial. Es fundamental evaluar la probabilidad de esas suposiciones. Sin embargo, como sugiere Zucker, no debe ignorar por completo las suposiciones asignadas a otros cuadrantes, a menos que tengan tanto bajo impacto como baja probabilidad.
Plantilla de matriz de exposición de suposiciones del proyecto
Descargar Plantilla de matriz de exposición de suposiciones del proyectos de
Excel | Microsoft Word
Con las plantillas, ya no debe preocuparse por el formato, por lo que usted y su equipo pueden empezar a trabajar. Esta matriz de suposiciones del proyecto ayuda a su equipo a recopilar y priorizar las suposiciones en función de su probabilidad y su impacto. Simplemente ubique cada suposición en la matriz y colóquela en el cuadrante correspondiente en función de sus calificaciones de importancia y certeza. Puede personalizar los ejes de esta plantilla con los términos de su preferencia.
Cómo redactar suposiciones para un proyecto
Cuando escriba las suposiciones de un proyecto, inclúyalas a medida que crea el caso de negocios y el plan del proyecto. Además, realice el seguimiento de las suposiciones y documéntelas en un registro de suposiciones a efectos de contar con una referencia y de poder llevar adelante su supervisión.
Un registro de suposiciones es una herramienta esencial al momento de redactarlas y proporciona un documento centralizado en el que es posible realizar el seguimiento de las suposiciones a medida que se desarrolla el proyecto. Con un registro de suposiciones, puede ingresar los cambios que sean necesarios en las suposiciones, decisiones y justificaciones. Todos los miembros del equipo deben usar el registro de suposiciones, explica Ffrench: “Nos permite comunicar y validar las suposiciones con las partes interesadas y con el equipo del proyecto”.
Un registro de suposiciones también puede ser una herramienta de gestión crítica, especialmente cuando hay cambios de personal durante un proyecto. Un registro bien hecho permitirá que cualquier persona lea las suposiciones en todo momento durante el proyecto. (Nota: El registro de suposiciones no sustituye el registro de riesgos).
A continuación, le mostramos los pasos que debe seguir al momento de escribir suposiciones de un proyecto:
- Identificar los factores clave: Determine los factores o las variables críticos que son esenciales para el éxito de su proyecto.
- Otorgar un marco a las suposiciones: Formule las suposiciones a modo de declaraciones que reflejen sus creencias o expectativas sobre los factores identificados.
- Ser específico y conciso: Asegúrese de que cada suposición sea clara y específica, y que se relacione directamente con el proyecto. Evite la ambigüedad o un lenguaje impreciso.
- Considerar diferentes perspectivas: Tenga en cuenta los puntos de vista de las partes interesadas del proyecto y de los miembros del equipo al momento de recopilar una amplia gama de suposiciones.
- Documentar las suposiciones: Registre las suposiciones identificadas en un formato estructurado, como un registro o un documento de suposiciones.
- Revisar y validar: Revise las suposiciones con las partes interesadas relevantes para garantizar la precisión y la alineación con las metas y los objetivos del proyecto.
- Actualizar según sea necesario: A medida que avanza el proyecto, revise y actualice las suposiciones cuando surjan nueva información o perspectivas, o cuando cambien las circunstancias.
Cuando documente las suposiciones en su registro, asegúrese de incluir la siguiente información para cada suposición:
- Número de identidad: Asigne una Id. única a cada suposición para facilitar su identificación.
- Fecha de registro: Ingrese la fecha en que se registró por primera vez la suposición.
- Categoría: Indique en qué categoría se encuentra cada suposición, como presupuesto, programación o producto.
- Nombre y descripción: Incluya un nombre y una breve descripción de la suposición.
- Calificación de probabilidad: Califique en función de la certeza de que la suposición ocurra, ya sea alta, media o baja.
- Calificación de impacto: Otorgue una calificación de impacto a la suposición, ya sea de alto riesgo, bajo riesgo o sin riesgo.
- Responsable: Asigne un responsable de la suposición. El responsable es cualquier persona que valide la suposición.
- Plan de acción: Incluya una referencia a un plan de acción para mitigar el impacto de la suposición en caso de que resulte falsa.
- Fecha de validación: Introduzca la fecha en que el responsable validó la suposición.
- Estado: Indique si la suposición está abierta o cerrada.
¿Cuál es la mejor manera de garantizar que las personas recuerden y gestionen las suposiciones? “La forma práctica es la correcta”, dice Ffrench. Tanto Barry como Ffrench enfatizan que cualquier líder o consultor debe “primero tratar de comprender” antes de imponer definiciones, plantillas, herramientas o cualquier otra cosa.
“Cualquier plantilla que use con la que el equipo esté familiarizado probablemente sea la mejor”, explica Barry. “Lo que quiero transmitir con firmeza es que se debe considerar la experiencia del usuario y no complicarla más”.
Plantilla de registro RAID
Descargar Plantilla RAID con datos de ejemplo de Excel
Descargar Plantilla de registro RAID de proyectos en blanco de Excel
Un registro RAID es una herramienta poderosa que permite gestionar riesgos, suposiciones, inconvenientes y dependencias. Puede descargar y personalizar nuestra plantilla de registro RAID a fin de que se adapte a las necesidades de su organización o usar la plantilla de ejemplo como guía de esfuerzos. Clasifique cada elemento, priorice su urgencia, especifique al responsable e incluya fechas de identificación y verificación.
Cómo gestionar las suposiciones
Para gestionar las suposiciones del proyecto, primero debe identificarlas y documentarlas con su equipo de proyecto. Durante la vigencia del proyecto, revise y verifique regularmente las suposiciones de su registro, y ajuste los planes y las acciones en consecuencia.
Una parte importante del proceso de verificación es involucrar a las partes interesadas y a los miembros del equipo relevantes e interactuar activamente con ellos mientras se revisan y evalúan las suposiciones del proyecto. Este proceso se denomina comúnmente participación.
La participación puede ser una cuestión tan simple como llamar a una parte interesada y pedirle que valide o cuestione una suposición. También puede significar enviar correos electrónicos a recursos internos o ponerse en contacto con las personas que trabajan desde casa. “Incluya la participación y la asignación de partes interesadas en su herramienta de seguimiento”, sugiere Barry.
Además, tener un espacio físico o virtual dedicado para el equipo les permite realizar el seguimiento de las suposiciones además de contextualizar la información del proyecto. “El equipo necesita una base o un lugar”, dice francés. “Las suposiciones deben expresarse. También tenemos el plan del proyecto en el que se realiza el seguimiento del proyecto a medida que avanza. A su vez, necesitamos saber qué lugar ocupan estas suposiciones en esta actividad. Probablemente la única herramienta más poderosa en lo que respecta a la actividad del proyecto que se haya inventado se llama RACI”. Para obtener más información sobre esta herramienta esencial de gestión de proyectos, consulte esta guía integral de matrices RACI.
El seguimiento y la gestión de suposiciones le permite considerar cómo mitigar los riesgos antes de que se conviertan en inconvenientes. Si no puede verificar todas las partes del plan en este momento, cree planes de respaldo para suposiciones críticas y registre estas contingencias. “No es magia ni ciencia. Se trata de ser estructurado o riguroso al momento de realizar el seguimiento”, dice Zucker. A medida que las suposiciones se vuelven menos importantes para la metas, puede eliminarlas o quitarles prioridad.
En resumen, estos son los dos componentes clave de la gestión de suposiciones:
- Realizar el seguimiento de las suposiciones: Preste especial atención a las suposiciones de alto riesgo y alto impacto y valide su precisión. Por ejemplo, si se supone que el suministro de café estará disponible antes de un taller, verifique que llegue y marque la suposición como cerrada.
- Realizar ajustes según sea necesario: Las suposiciones pueden cambiar. Registre los cambios y comuníquelos al resto del equipo para asegurarse de que sus planes se actualicen en consecuencia.
Consulte esta colección completa de plantillas de plan de gestión de proyectos y encuentre la plantilla de planificación de proyectos adecuada para su proyecto o negocio.
Ejemplos de suposiciones del proyecto
Las suposiciones del proyecto pueden aplicarse a todos los aspectos del desarrollo empresarial. Creamos una lista de ejemplos de suposiciones de proyectos para una asignación de diseño de sitios web. Revise la lista para comprender mejor el aspecto de varias suposiciones.
A continuación, le mostramos varios ejemplos de suposiciones para un equipo al que se le encargó crear el sitio web de un nuevo negocio:
- Presupuesto: El cliente tendrá suficientes ingresos para pagar el diseño y el desarrollo del sitio web.
- Demanda del mercado: La demanda de los productos o servicios que se ofrezcan en el sitio web será suficiente para justificar el gasto de desarrollo.
- Alcance del proyecto: El proyecto se enfocará solo en crear un diseño atractivo y en establecer la infraestructura técnica necesaria para generar presencia en línea.
- Lanzamiento oportuno: El sitio estará listo a tiempo para promover y respaldar la apertura de una ubicación física.
- Participación de las partes interesadas: Las partes interesadas clave participarán activamente y proporcionarán comentarios oportunos a lo largo del proyecto de diseño del sitio web.
- Disponibilidad de contenido: Las partes interesadas proporcionarán de forma oportuna el contenido necesario, como texto, imágenes y videos.
- Rendimiento del servidor y del alojamiento: El proveedor de alojamiento o el servidor seleccionados tendrán suficiente capacidad y fiabilidad como para respaldar el tráfico y los requisitos de rendimiento del sitio web.
Tipos de suposiciones del proyecto
Entre los tipos comunes de suposiciones del proyecto se incluyen el costo, el alcance, los recursos, el tiempo, la calidad, el entorno y las partes interesadas. Entre ellas, las suposiciones básicas giran en torno al triángulo férreo del alcance, el costo y el tiempo.
A continuación, le mostramos algunos ejemplos de suposiciones comunes, desglosadas por tipo, así como sugerencias sobre cómo mitigarlas:
| Ejemplos | Estrategias de mitigación |
| Los recursos humanos calificados estarán disponibles para cumplir con las funciones y las responsabilidades relacionadas con el proyecto. | Mantener un fondo de recursos en el que se mezclen talentos internos y externos, a fin de otorgar flexibilidad al personal. |
| Podrá accederse a la infraestructura tecnológica necesaria, incluidos el hardware y el software, que será compatible con los requisitos del proyecto. | Realizar una evaluación exhaustiva de la tecnología al principio del proyecto para identificar posibles problemas de compatibilidad. |
| Las materias primas y los suministros necesarios estarán disponibles a través de proveedores aprobados. | Mantener relaciones sólidas con varios proveedores para garantizar que la cadena de suministro mantenga su diversidad. |
| Se proporcionarán instalaciones y espacios de trabajo adecuados para adaptarse a las actividades del proyecto y a los miembros del equipo. | Realizar una evaluación exhaustiva de los requisitos de las instalaciones y llevar adelante la coordinación anticipada con los departamentos o con las personas correspondientes que serán responsables de la gestión de las instalaciones. |
| Los servicios de soporte externo, como el soporte de TI o la experiencia especializada, estarán disponibles según sea necesario durante la vigencia del proyecto. | Definir claramente los acuerdos de nivel de servicio (SLA) con los proveedores de servicios externos para establecer las expectativas en relación con los tiempos de respuesta y la disponibilidad. |
| La maquinaria y el equipo necesarios estarán en buenas condiciones de trabajo y disponibles para usarlos durante el proyecto. | Implementar un cronograma de mantenimiento proactivo en relación con la maquinaria y los equipos a fin de minimizar las averías y garantizar un rendimiento óptimo. |
| Ejemplos | Estrategias de mitigación |
| El costo de la mano de obra se mantendrá dentro del presupuesto asignado para el proyecto. | Supervisar regularmente los costos laborales durante el proyecto. |
| Los costos de materiales no superarán los montos estimados y se mantendrán estables durante el proyecto. | Relacionarse con proveedores confiables y revisar regularmente los acuerdos de precios. |
| Los costos de servicios externos o de subcontratistas se alinearán con los montos presupuestados estimados. | Definir claramente las expectativas y las entregas en los contratos o acuerdos con proveedores de servicios externos o subcontratistas. |
| Los gastos generales, como los gastos de agua, electricidad y administrativos, se mantendrán constantes y se ajustarán a las proyecciones presupuestadas. | Supervisar los costos generales y realizar su seguimiento de forma constante. |
| Los gastos de viaje y alojamiento relacionados con las actividades propias del proyecto se mantendrán dentro del presupuesto previsto. | Implementar políticas y pautas de viaje para garantizar que las decisiones que se tomen tengan en cuenta los costos al momento de planificar viajes relacionados con el proyecto. |
| La inflación o las fluctuaciones monetarias no afectarán significativamente los costos generales del proyecto. | Realizar una investigación exhaustiva del mercado y un análisis económico a fin de anticipar y pronosticar la inflación potencial o las fluctuaciones monetarias. |
| Ejemplos | Estrategias de mitigación |
| El alcance del proyecto no sufrirá cambios durante la vigencia del proyecto. | Implementar un proceso formal de gestión de cambios de alcance que requiera una evaluación y documentación exhaustivas de los cambios en el alcance propuesto. |
| Las entregas identificadas son integrales y se alinean con los objetivos del proyecto. | Llevar a cabo un proceso detallado de recopilación de requisitos al comienzo del proyecto para garantizar que se comprenda la totalidad de las necesidades y de las expectativas de las partes interesadas. |
| El proyecto no requerirá funciones, funcionalidades o ampliaciones de alcance adicionales más allá de la definición inicial del alcance. | Desarrollar un proceso sólido de control de cambios para evaluar y gestionar las solicitudes de cambio de alcance. |
| El equipo del proyecto comprende claramente el alcance y los requisitos, y no surgirán malentendidos o malinterpretaciones importantes. | Llevar a cabo sesiones integrales con el equipo del proyecto en las que se explique cómo será el inicio del proyecto y en las que se aclaren los requisitos para garantizar que todos comprendan el alcance y lo que se necesita. |
| El alcance del trabajo no se verá afectado por factores externos, como cambios en las regulaciones o en las condiciones del mercado. | Realizar evaluaciones exhaustivas del entorno y de los riesgos para identificar los posibles factores externos que pueden afectar el alcance del proyecto. |
| Las partes interesadas clave realizaron aportes y expresaron requisitos, y no habrá cambios o adiciones significativos en cuanto a sus expectativas durante el proyecto. | Establecer un plan sólido de participación y comunicación de las partes interesadas. |
| Ejemplos | Estrategias de mitigación |
| El entorno normativo seguirá siendo coherente y no sufrirá cambios significativos que puedan afectar los requisitos de cumplimiento del proyecto. | Establecer canales de comunicación regulares con las autoridades reguladoras o con las asociaciones del sector para mantenerse actualizado sobre los posibles cambios normativos. |
| Se mantendrá la estabilidad política y no habrá cambios importantes en las políticas gubernamentales o en el equipo directivo que puedan interrumpir las operaciones del proyecto o introducir nuevos riesgos. | Supervisar el panorama político y mantenerse informado sobre cualquier riesgo o cambio político potencial. |
| Los factores sociales, como la opinión pública o las normas culturales, se mantendrán relativamente estables y no incidirán de forma significativa en la aceptación o el respaldo del proyecto dentro de la comunidad o de los grupos de interés. | Realizar un análisis integral de las partes interesadas y participar con las que sean relevantes durante el proyecto. |
| Se respetarán los requisitos de sostenibilidad ambiental, y el proyecto cumplirá con las regulaciones y los estándares ambientales relevantes. | Desarrollar e implementar un plan de gestión ambiental que incluya medidas para monitorear y mitigar los impactos ambientales. |
| No habrá desastres naturales ni eventos o condiciones climáticas extremos y, si los hay, no tendrán un impacto significativo en las operaciones, los cronogramas o la disponibilidad de recursos del proyecto. | Realizar una evaluación exhaustiva de los riesgos para identificar la posibilidad de que ocurran desastres naturales y patrones climáticos extremos en la ubicación del proyecto. |
| Los avances tecnológicos y las innovaciones relevantes para la industria o el área del proyecto no alterarán significativamente las soluciones o las metodologías propuestas del proyecto, ni las harán ver como obsoletas. | Mantenerse al día con las tendencias del sector y las tecnologías emergentes a través de la investigación regular del mercado y la participación en conferencias o foros relevantes. |
| Ejemplos | Estrategias de mitigación |
| El cronograma y los hitos del proyecto se podrán alcanzar dentro de los plazos asignados. | Llevar a cabo una fase exhaustiva de planificación del proyecto, incluida la estimación precisa de las tareas y la asignación de los recursos adecuados. |
| Las dependencias de tareas se identificarán con precisión y no habrá demoras significativas en las actividades anteriores. | Realizar un análisis integral de las dependencias durante la planificación del proyecto para identificar y documentar las dependencias de las tareas con precisión. |
| El equipo del proyecto tendrá tiempo suficiente para completar todas las actividades y realizar las entregas del proyecto según lo planeado. | Evaluar regularmente la carga de trabajo y el progreso del equipo del proyecto. |
| El tiempo que se destine a los procesos de revisión y aprobación será razonable y no causará retrasos sustanciales. | Definir procesos claros de revisión y aprobación, y establecer cronogramas realistas para cada etapa de revisión. |
| La disponibilidad de recursos, como los recursos humanos o los equipos, se alineará con el cronograma del proyecto y no causará restricciones significativas de tiempo. | Realizar la planificación de recursos con anticipación para identificar y asignar los recursos en función de los requisitos y de los cronogramas del proyecto. |
| La secuenciación y las dependencias de las tareas planificadas se identificarán con precisión, y no habrá cambios o retrasos significativos en la secuencia de tareas. | Revisar y validar regularmente la secuenciación de las tareas planificadas en función del progreso real y de los requisitos cambiantes del proyecto. |
| Ejemplos | Estrategias de mitigación |
| Las entregas del proyecto cumplirán o superarán los estándares de calidad especificados. | Desarrollar un plan integral de gestión de la calidad en el que se describan claramente los estándares y los criterios de calidad en relación con las entregas del proyecto. |
| El equipo del proyecto realizará el seguimiento de los procesos y los procedimientos establecidos en relación con la garantía de calidad durante la vigencia del proyecto. | Proporcionar capacitación y recursos adecuados al equipo del proyecto en relación con los procesos y los procedimientos que garantizan la calidad. |
| Se llevarán a cabo exhaustivamente las actividades de prueba y validación requeridas para garantizar la calidad de los resultados del proyecto. | Desarrollar un plan integral de pruebas y validación que incluya claros objetivos de prueba, casos de prueba y criterios de aceptación. |
| Las partes interesadas aceptarán y aprobarán los resultados del proyecto sin realizar revisiones o reelaboraciones significativas. | Lograr la frecuente participación de las partes interesadas y realizar revisiones del progreso para garantizar la alineación constante entre los resultados del proyecto y las expectativas de las partes interesadas. |
| El proyecto respetará las prácticas recomendadas del sector y los marcos de calidad reconocidos. | Realizar una investigación completa y mantenerse actualizado sobre las prácticas recomendadas del sector y los marcos de calidad relevantes para el proyecto. |
| El equipo del proyecto priorizará y abordará activamente cualquier problema o defecto de calidad que se identifique durante la ejecución del proyecto. | Implementar un proceso sólido de seguimiento y de resolución de problemas para registrar y abordar rápidamente los inconvenientes o defectos de calidad. |
| Ejemplos | Estrategias de mitigación |
| Las partes interesadas clave participarán activamente y proporcionarán comentarios oportunos a lo largo del proyecto. | Desarrollar un plan de participación de las partes interesadas que describa claros canales de comunicación y expectativas en relación con la intervención de las partes interesadas. |
| Las expectativas y los requisitos de las partes interesadas se registran con precisión y se definen correctamente al comienzo del proyecto. | Realizar un análisis integral de las partes interesadas y ejercicios de recopilación de requisitos al principio del proyecto. |
| Las partes interesadas respaldarán los objetivos del proyecto y contribuirán activamente a que estos se cumplan con éxito. | Establecer canales de comunicación abiertos y transparentes para fomentar la aceptación y el respaldo de las partes interesadas. |
| La disponibilidad de las partes interesadas para reuniones, revisiones y aprobaciones se alineará con el cronograma del proyecto. | Planificar y programar la participación de las partes interesadas con anticipación, a fin de tener en cuenta su disponibilidad y sus restricciones. |
| Las prioridades y las preferencias de las partes interesadas se mantendrán relativamente estables durante el proyecto. | Comunicarse constantemente con las partes interesadas y llevar adelante registros regulares para mantenerse informado sobre cualquier cambio en las prioridades o preferencias. |
| El conjunto de partes interesadas comprenderá y se alineará con respecto al alcance, las metas y los resultados del proyecto. | Desarrollar y comunicar un plan de proyecto o una declaración de la visión integrales en los que se describan con claridad el alcance, las metas y los resultados deseados. |
Las suposiciones más comunes de proyectos
Entre las suposiciones más comunes del proyecto suelen involucrarse factores como la productividad de los empleados, los niveles de habilidades de los miembros del equipo, el cumplimiento de los cronogramas, la disponibilidad de los recursos y los costos anticipados. Si bien, a menudo, se consideran básicas, estas suposiciones pueden afectar significativamente el proyecto.
A continuación, le mostramos algunas de las suposiciones más comunes de proyectos:
- Los miembros del equipo del proyecto tienen las habilidades y la experiencia necesarias para desempeñar las funciones que se les asignan de forma efectiva.
- Las partes interesadas del proyecto comprenden con claridad y coherencia las metas y los objetivos del proyecto.
- El proyecto se completará dentro del presupuesto asignado.
- El proyecto se entregará dentro del cronograma o de la fecha límite especificados.
- Los requisitos y el alcance del proyecto están bien definidos y no cambiarán significativamente durante su vigencia.
- El equipo del proyecto tendrá acceso a los recursos necesarios, como equipos, tecnología y materiales, durante el proyecto.
- Los miembros del equipo del proyecto colaborarán y se comunicarán de forma efectiva durante el proyecto.
- Los riesgos y las incertidumbres asociados al proyecto se identificaron y abordaron adecuadamente.
- Las suposiciones y restricciones del proyecto se identifican y tienen en u-cuenta con precisión durante la planificación del proyecto.
- Los requisitos normativos y de cumplimiento relacionados con el proyecto se mantendrán estables y coherentes.
Suposiciones generales del proyecto
Las suposiciones generales del proyecto son amplias y generales, y a partir de ellas se determinan las cuestiones fundamentales de un proyecto. Por lo general, abarcan factores estratégicos, organizativos o a nivel del sector que influyen significativamente en el éxito del proyecto. Los equipos deben incluir estas suposiciones en el plan de proyecto.
Además de enumerar las suposiciones generales en el acta, considere agregarlas al documento de alcance del proyecto, junto con las restricciones y las entregas.
Las siguientes son algunas suposiciones iniciales clave que pueden derivar en el fracaso del proyecto si se comprueban que no son ciertas:
| Suposición general | Estrategia de gestión |
| El proyecto se alinea con las metas y los objetivos estratégicos de la organización. |
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| Se asignarán los recursos financieros suficientes para respaldar el proyecto. |
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| Las partes interesadas están comprometidas y brindan su respaldo al proyecto. |
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| El proyecto parte de precisas y fiables investigaciones de mercado o información de los clientes. |
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| El proyecto funciona dentro del marco legal y regulatorio. |
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| Se cuenta con la infraestructura y los sistemas tecnológicos necesarios para respaldar el proyecto. |
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| El equipo directivo del proyecto está formado por miembros capaces y competentes. |
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“A menudo, en los proyectos, el equipo se enfoca en las tácticas, pero es necesario que estas se integren a la estrategia, explica Ffrench.
Suposiciones en el plan de proyecto
Al momento de crear el plan de proyecto, es habitual que se incluyan ciertas suposiciones en las que se basan la planificación y la ejecución del proyecto. Limite su lista a aquellas suposiciones que presentan la mayor amenaza para el éxito del proyecto.
A continuación, le mostramos un ejemplo de resumen de un proyecto de desarrollo de software con cinco ejemplos de suposiciones generales que se deben incluir en el plan de proyecto:
| Resumen del proyecto: Con el proyecto se pretende desarrollar e implementar una nueva solución de software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para una empresa. Con el sistema CRM, se agilizará la gestión de datos de los clientes, se mejorarán las actividades de ventas y marketing, y se potenciará el servicio al cliente. El equipo del proyecto deberá diseñar, desarrollar e implementar el sistema CRM en todos los departamentos relevantes en un plazo de seis meses. | |
| Suposición | Estrategia de gestión |
| La plataforma tecnológica elegida para el sistema CRM es compatible con la infraestructura de TI existente y se puede integrar sin problemas al entorno de la empresa. |
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| Los usuarios finales de la organización adoptarán el nuevo sistema CRM y participarán activamente de las pruebas de aceptación de los usuarios y de las actividades de capacitación. |
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| El presupuesto asignado al proyecto es suficiente para cubrir los costos de desarrollo, las tarifas de licencias y cualquier actualización necesaria de la infraestructura. |
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| Los datos de clientes existentes se pueden migrar con precisión del sistema actual a la nueva solución de CRM sin problemas significativos de pérdida de datos o de integridad. |
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| Los proveedores externos o de servicios de terceros que sean necesarios para el proyecto, como los servicios de alojamiento o los socios de integración, prestarán sus servicios y cumplirán con los cronogramas acordados. |
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Suposiciones en los planes del proyecto
Las suposiciones del plan del proyecto abarcan elementos más detallados de este que los que se encuentran en el acta, incluidas las suposiciones de menor impacto. Entre estas suposiciones encontramos recursos, hitos, cronogramas, presupuesto y actividades, incluidas las tareas individuales y los matices de la comunicación del equipo.
A continuación, le mostramos algunos ejemplos de suposiciones del proyecto que un equipo puede incluir en el plan, pero no en el acta, de un proyecto de recursos humanos:
| Resumen del proyecto: Con el proyecto de rediseño del sitio web de “Modern Market” se busca renovar nuestro sitio web de comercio electrónico a fin de potenciar la experiencia del usuario, la navegación y la estética, e integrar herramientas de análisis mejoradas aumentar el seguimiento y la personalización de los clientes. El proyecto se llevará a cabo durante un período de seis meses y estará a cargo de nuestro equipo interno de diseño web, en colaboración con los departamentos de Marketing y TI. | |
| Suposiciones del proyecto | Estrategia de gestión |
| Las actividades de mantenimiento se programarán con regularidad en intervalos constantes, lo que permitirá planificar los tiempos de inactividad en relación con las actualizaciones del sitio. |
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| Los principales navegadores de Internet (p. ej., Chrome, Safari, Firefox) no lanzarán actualizaciones significativas que podrían afectar la visualización o la funcionalidad del sitio web durante el cronograma del proyecto. |
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| Los complementos de terceros que se planea integrar al sitio web con fines analíticos permanecerán estables y serán compatibles durante el proyecto. |
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Errores que debe evitar al hacer suposiciones del proyecto
Evite hacer suposiciones sin documentarlas ni comunicarlas claramente como parte de la planificación del proyecto. Otro error común es no revisar ni actualizar con regularidad las suposiciones. A medida que los proyectos avanzan, es posible que algunas suposiciones ya no sean ciertas y que surjan otras nuevas.
A continuación, le mostramos algunas prácticas recomendadas que lo ayudarán a evitar errores comunes al momento de documentar las suposiciones del proyecto:
- Documente y revise con regularidad las suposiciones: Cree una lista de suposiciones y compruébelas varias veces. No las archive y se olvide de ellas; deben mantenerse actualizadas y activas.
- Identifique las dependencias: Las dependencias pueden revelar suposiciones ocultas. Es esencial determinar y comprender estas relaciones.
- Verifique las suposiciones: Evite aceptarlas como una realidad sin verificarlas. “Tiene que definir sus suposiciones, ampliar su visión un poco más de lo normal y, luego, volcarla con algunas adiciones”, explica Barry. “Agréguelas al plan del proyecto y a las revisiones del cronograma. No es una tarea tan entretenida como otras de la gestión de proyectos, pero es realmente importante realizar la comprobación”.
- Asuma la responsabilidad de las brechas: Si ve algo, haga algo. Si identifica brechas o problemas potenciales en el plan, asuma la responsabilidad de abordarlos en lugar de transferírselos a otras personas.
- Busque colaboración: La colaboración es clave en la planificación de proyectos. “Necesita a alguien con quien compartir las ideas”, dice francés. Hable con otros líderes y colegas con experiencia e involucre a quienes hacen el trabajo en el proceso de planificación.
- Evite depender en exceso de las opiniones de personas con mayor rango: Tenga en cuenta el Efecto HIPPO, que indica que es posible que la opinión de la persona con mayor rango no tenga tanto peso. Esto puede generar la pérdida de oportunidades si otros dudan a la hora de expresar ideas diferentes.
- Actualice su enfoque: No se aferre a prácticas o métodos que ya no sean relevantes o efectivos. Dé lugar a una cultura de equipo abierta al cambio y a la adaptación. “También ponemos mucha dedicación a planificar sobre la marcha”, dice Barry. “Aunque sea irrelevante, lo conservamos. Se necesita una cultura en la que los equipos puedan aceptar los desafíos y los cambios”.
- Verifique continuamente las suposiciones: No limite la verificación de las suposiciones al caso de negocios o a la fase de planificación estratégica. Continúe identificando las suposiciones relevantes y realíceles un seguimiento durante todo el proyecto.
- Contemple las suposiciones como riesgos potenciales: Las suposiciones representan un riesgo. Asegúrese de que cada una se entienda en cuanto al impacto potencial que tienen sobre el éxito del proyecto.
- Documente con claridad las suposiciones: Es fundamental documentar las suposiciones de forma clara y específica. La ambigüedad puede conducir a malentendidos y malinterpretaciones, lo que puede poner en peligro el proyecto.
- Tenga en cuenta los factores externos: No limite sus suposiciones a cuestiones internas del proyecto. Los factores externos, como las condiciones del mercado, las regulaciones o los avances tecnológicos, pueden afectar significativamente el proyecto.
Kit de inicio de suposiciones del proyecto
Descargar el kit de inicio de suposiciones del proyecto
Utilice este kit de inicio para exponer y registrar rápidamente las suposiciones de su proyecto. El kit contiene todos los documentos que necesita, incluida una matriz de suposiciones 2x2 y una plantilla de registro de suposiciones que se puede imprimir. Todas estas plantillas son gratuitas y se pueden editar por completo para satisfacer las necesidades de su organización. Descárguelas de forma individual o como un kit de inicio completo.
En este kit, encontrará lo siguiente:
- Una Matriz de suposiciones 2x2 para Excel que lo ayudará a recopilar y priorizar las suposiciones según el impacto y la probabilidad potenciales.
- Una Plantilla de RAID para Excel en la que podrá registrar y evaluar las suposiciones del proyecto junto con los riesgos, los inconvenientes y las dependencias.
- Una Plantilla de registro de suposiciones del proyecto para Excel en la que podrá registrar y las suposiciones y realizar su seguimiento durante todo el proyecto.
- Una Plantilla de correo electrónico para anunciar la recopilación de suposiciones del proyecto para Microsoft Word a partir de la que podrá notificar a los miembros del equipo sobre una reunión de debate y de lluvia de ideas en relación con las suposiciones.
- Una Plantilla de correo electrónico con la que se puede anunciar una reunión de suposiciones del proyecto para Microsoft Word y que tiene espacio en el cual incluir el enlace a la reunión virtual..
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