Veintiocho metas SMART para gerentes de proyectos inteligentes: una guía completa con ejemplos

Las metas SMART de los gerentes de proyectos deben centrarse en mejorar los procesos, formar y gestionar equipos, y garantizar la finalización exitosa del proyecto. A continuación, desglosaremos dieciséis metas SMART diferentes para los gerentes de proyectos.

1. Aumentar los resultados de producción: Nuestro equipo de redacción aumentará la producción de artículos publicados en un 10% este año. Para ello, reducirá el tiempo dedicado a las reuniones y optimizará los procesos existentes.

• Específica: La meta es aumentar la cantidad de artículos publicados en un 10% con respecto al año anterior y, para ello, se reducirá el tiempo dedicado a las reuniones y se optimizarán los procesos a fin de que sean más eficientes.
• Medible: La meta se puede medir porque el resultado total de cada año es medible.
• Alcanzable: La meta se podrá alcanzar, siempre y cuando podamos redirigir el tiempo que el equipo dedica a las reuniones y mejorar los procesos ineficientes.
• Relevante: Esta meta es relevante ya que un aumento del 10% en la producción se traduce directamente en mayores ganancias para la empresa.
• Con plazos limitados: La meta se medirá a fin de año.

2. Mejorar el proceso de elaboración de informes: El gerente de proyectos mejorará el proceso de elaboración de informes de estado del proyecto. Para ello, creará paneles en tiempo real a los que podrán acceder las partes interesadas. Este nuevo proceso se implementará durante la fase de planificación del próximo proyecto.

• Específica: La meta es mejorar el proceso de elaboración de informes de estado mediante la creación de paneles para cada nuevo proyecto.
• Medible: El progreso de esta meta se puede medir a partir del tiempo que se ahorre en responder a las solicitudes de actualización y en redactar informes de estado.
• Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar gracias al uso de software de gestión de proyectos o de plantillas de panel. 
• Relevante: Esta meta es relevante porque ahorrará tiempo al gerente de proyectos y a las partes interesadas que, de otro modo, se dedicaría a solicitar y redactar actualizaciones de estado.
• Con plazos limitados: Esta meta se completará durante la fase de planificación de cada proyecto sucesivo.

3. Desarrollar las habilidades de los miembros del equipo: El gerente del proyecto dedicará tiempo al desarrollo de las habilidades de las personas del equipo. Los empleados sénior guiarán a un miembro del equipo con menos experiencia en un proyecto al menos una vez al año para mejorar las habilidades de los empleados más nuevos.

• Específica: La meta es que los empleados sénior orienten a los miembros más nuevos del equipo para que desarrollen sus habilidades y que les transmitan la información heredada.
• Medible: Esta meta se puede medir porque el resultado de los nuevos empleados que realizan procesos específicos se puede rastrear y comparar con el punto de partida.
• Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar si se limitan las relaciones con los mentores a una por año a fin de no abrumar a los miembros del equipo con más experiencia.
• Relevante: Esta meta es relevante porque el conocimiento institucional se perderá si no se anima a los nuevos empleados a aprender de los existentes.
• Con plazos limitados: Esta meta tiene plazos limitados porque cada empleado sénior orientará a un nuevo empleado por año.

4. Probar nuevas herramientas de gestión de proyectos: Una vez por trimestre, el gerente de proyectos probará una nueva herramienta o plantilla de tecnología que le permitirá ahorrar tiempo. Si la herramienta logra ahorrar mucho tiempo, se implementará en los procesos en el futuro.

• Específica: La meta es probar nuevas tecnologías o plantillas y ver si vale la pena implementarlas a escala.
• Medible: Esta meta se puede medir cada vez que se prueba una nueva herramienta o plantilla por trimestre.
• Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar si se usan pruebas gratuitas de software nuevo y plantillas gratuitas de gestión de proyectos disponibles en la Web.
• Relevante: Esta meta es relevante porque ayuda al gerente de proyectos a mantenerse actualizado en relación con las últimas tecnologías y prácticas, lo que permite mejorar la eficiencia y la productividad generales en relación con la gestión de proyectos.
• Con plazos limitados: Esta meta tiene plazos limitados porque el gerente de proyectos tiene un trimestre para probar cada nueva plantilla o tecnología.

5. Realizar una auditoría de procesos: El gerente de proyectos realizará una auditoría de todos los flujos de trabajo de los procesos del proyecto una vez al año a fin de asegurarse de que sean eficientes y sigan siendo necesarios.

• Específica: La meta es realizar una auditoría de procesos una vez al año.
• Medible: La meta es medible porque se conoce la cantidad de procesos documentados y se pueden marcar en una lista a medida que se completan.
• Alcanzable: La meta se puede alcanzar con la ayuda de un equipo pequeño.
• Relevante: La meta es relevante ya que permite garantizar que los equipos del proyecto funcionen de la forma más eficiente posible.
• Con plazos limitados: La auditoría se realiza una vez al año.

6. Planificar eventos regulares de formación de equipos: El gerente de proyectos programará eventos trimestrales con el fin de contribuir a la formación de equipos consistentes. 

• Específica: La meta es planificar y ejecutar un evento de formación de equipos una vez por trimestre.
• Medible: La meta se logra cada vez que se produce un evento.
• Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar si se realizan asignaciones de tiempo y presupuesto al planificador de eventos.
• Relevante: La meta es relevante porque los equipos más consistentes se desempeñan mejor en los proyectos.
• Con plazos limitados: La meta tiene plazos limitados y se realiza una vez por trimestre.

7. Encontrar nuevos proveedores o socios de negocios: El gerente de proyectos identificará y evaluará a un nuevo proveedor o agencia externos que ofrezca respaldo a las operaciones de su equipo al final del trimestre siguiente.

• Específica: La meta es identificar y evaluar a un nuevo proveedor o agencia para respaldar al equipo en sus operaciones.
• Medible: Se puede medir porque el gerente de proyectos realizará el seguimiento del período de evaluación en función de sus requisitos.
• Alcanzable: La meta se puede alcanzar porque es probable que haya muchos proveedores entre los cuales elegir, y evaluarlos es razonable en el plazo dado. 
• Relevante: Es relevante porque el equipo actualmente está sobrecargado y se puede usar una agencia a fin de liberar tiempo para tareas más importantes.
• Con plazos limitados: La meta tiene plazos limitados ya que debe completarse antes del final del siguiente trimestre.

8. Aumentar la satisfacción del cliente mediante la reducción del tiempo de respuesta del negocio: Durante el próximo trimestre, el gerente de proyectos dirigirá al equipo de atención al cliente a fin de reducir el tiempo de respuesta a las consultas de los clientes en un 20% en comparación con el promedio actual.

• Específica: La meta es reducir el tiempo entre la consulta del cliente y la respuesta del empleado en al menos un 20%.
• Medible: La meta se puede medir si se comparan los tiempos de respuesta promedio anteriores y los nuevos después de implementar los cambios.
• Alcanzable: La meta se puede alcanzar mediante el uso de respuestas automatizadas y el envío de consultas directamente a las bandejas de entrada de soporte.
• Relevante: La meta es relevante porque los comentarios negativos actuales de los clientes suelen deberse al tiempo durante el que esperan recibir una respuesta.
• Con plazos limitados: Estos nuevos enfoques se implementarán en el próximo trimestre.

9. Reducir el tiempo que el equipo dedica a las reuniones: El gerente de proyectos reducirá el tiempo que cada miembro del equipo dedica a las reuniones en 10 horas al mes para fin de mes.

• Específica: La meta es reducir el tiempo que el equipo dedica a las reuniones en 10 horas al mes.
• Medible: La meta se mide fácilmente si se compara el tiempo dedicado a las reuniones al comienzo del mes con el tiempo dedicado a ellas después de implementar los cambios.
• Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar si se da un uso más eficiente al tiempo dedicado a las reuniones a fin de reducir su cantidad.
• Relevante: Es relevante porque el equipo actualmente está preocupado por la cantidad de tiempo que dedica a las reuniones cada semana en lugar de dedicarse a ejecutar tareas.
• Con plazos limitados: La meta tiene un plazo limitado hasta fin de mes.

10. Mejorar la eficiencia de las reuniones de equipo: El gerente de proyectos hará que las reuniones semanales del equipo sean más eficientes, ya que permitirá que el equipo complete la agenda de reuniones con los temas más importantes. Este cambio entrará en vigor a partir de la próxima reunión de equipo.

• Específica: La meta es lograr que el tiempo dedicado a las reuniones semanales del equipo sea más productivo. Para ello, el equipo completará una agenda en cada reunión.
• Medible: La meta se puede medir porque los equipos pueden comparar el tiempo dedicado a decidir qué tratar en cada reunión antes y después de implementar la agenda.
• Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar fácilmente si se crea un documento compartido para que los miembros del equipo agreguen elementos de la agenda antes de cada reunión programada.
• Relevante: La meta es relevante porque el equipo actualmente dedica los primeros 10 minutos de cada reunión a enviar sugerencias sobre qué tratar en ella.
• Con plazos limitados: La meta tiene plazos limitados porque comenzará con la próxima reunión programada del equipo.

11. Mejorar la comunicación y colaboración del equipo: El gerente de proyectos mejorará la efectividad de la comunicación del equipo ya que fomentará el uso de una herramienta de comunicación asíncrona y definirá consultas individuales regulares para fin de mes.

• Específica: La meta es aumentar la efectividad de la comunicación del equipo.
• Medible: Esta meta se puede medir si se realiza el seguimiento de la cantidad de miembros del equipo que utilizan activamente la nueva herramienta y asisten a las consultas.
• Alcanzable: La meta se puede alcanzar porque hay muchas herramientas asíncronas comprobadas entre las cuales elegir y es fácil configurar una cadencia de consulta regular en función de los cronogramas del equipo.
• Relevante: Esta meta es relevante porque mejorará la colaboración entre los miembros del equipo y reducirá la duplicación de mensajes en varias plataformas.
• Con plazos limitados: La meta tiene un plazo limitado porque debe completarse antes de fin de mes.

12. Mejorar la productividad y el rendimiento del equipo: El gerente de proyectos utilizará el nuevo software de gestión de proyectos de la empresa para crear un nuevo sistema de gestión de tareas y mejorar la productividad y el rendimiento del equipo en el próximo proyecto.

• Específica: La meta es aumentar la productividad y el rendimiento del equipo durante el próximo proyecto con una nueva herramienta de gestión de proyectos.
• Medible: La meta se puede medir si se compara la cantidad de tiempo destinado a fases y tareas de proyectos similares antes y después de la implementación de la nueva herramienta.
• Alcanzable: La meta se puede alcanzar con un nuevo software que cuenta con la aprobación de la empresa para crear asignaciones y recordatorios automatizados de las tareas.
• Relevante: La meta es relevante porque la empresa compró este software para que lo utilicen los equipos de proyecto a fin de aumentar su eficiencia.
• Con plazos limitados: El nuevo sistema de gestión de tareas debe configurarse antes del inicio del próximo proyecto.

13. Alcanzar las metas del proyecto a pesar de las restricciones: Durante el próximo mes, el gerente de proyectos creará una plantilla de plan de gestión de riesgos que puede usarse a fin de alcanzar las metas del proyecto a pesar de las restricciones.

• Específica: La meta es crear una plantilla de plan de gestión de riesgos que pueda ayudar al equipo a alcanzar las metas del proyecto a pesar de ciertas restricciones.
• Medible: Esta meta se puede medir si se comparan las necesidades reales del proyecto con las restricciones con las cuales deben coexistir.
• Alcanzable: La meta se puede alcanzar si se usan plantillas de plan de gestión de riesgos y se las personaliza para que se adapten a las necesidades del proyecto.
• Relevante: Esta meta es relevante porque coexistir con las restricciones permite que la empresa pronostique con mayor precisión las necesidades de presupuesto y programación.
• Con plazos limitados: La meta se completará durante el próximo mes.

14. Mantenerse proactivo para mitigar los riesgos: El gerente de proyectos utilizará un plan de gestión de riesgos y los evaluará de forma periódica durante cada fase del proyecto a fin de anticiparse a ellos y mitigarlos.

• Específica: La meta es usar las evaluaciones de riesgos y un plan para gestionarlos a fin de responder proactivamente a ellos.
• Medible: La meta se puede medir porque el equipo puede realizar el seguimiento de la cantidad de riesgos identificados, de la gravedad de cada uno y de la efectividad de las estrategias de mitigación implementadas. 
• Alcanzable: La meta se puede alcanzar porque se comprobó que las evaluaciones de riesgos y los planes para gestionarlos ayudan a que estos se aborden desde el principio.
• Relevante: Esta meta es relevante porque, si se mitigan los riesgos, la empresa ahorra tiempo y dinero a largo plazo.
• Con plazos limitados: El plan de gestión de riesgos debe completarse al comienzo de cada proyecto, y las evaluaciones de riesgos deben llevarse a cabo en cada nueva fase del proyecto.

15. Alinear las metas del proyecto con las de la empresa: El gerente de proyectos garantizará que las metas del proyecto se alineen con las del equipo directivo de la empresa. Para ello, describirá claramente la metas del proyecto con un plan de proyecto al momento de comenzar.

• Específica: La meta es crear un plan de proyecto en el que se describan las metas y compararlas con las metas generales de la empresa para garantizar que todas ellas estén alineadas.
• Medible: La meta se puede medir porque el gerente de proyectos creará un esquema para cada una de las metas de la organización.
• Alcanzable: La meta se puede alcanzar si se comprenden con firmeza las metas de la organización y se implementa un plan de proyecto en el que estas se definan con claridad.
• Relevante: La meta es relevante porque los proyectos que se alinean con las metas de la empresa tienen mayores probabilidades de contar con el apoyo del equipo directivo y, por lo tanto, de completarse con éxito.
• Con plazos limitados: El gerente de proyectos creará una declaración de metas y la alineará con las de la empresa al comienzo de cada proyecto.

16. Administrar las expectativas de las partes interesadas: El gerente de proyectos creará un plan de comunicación del proyecto durante la fase de planificación a fin de establecer la frecuencia y los detalles de la comunicación con cada parte interesada.

• Específica: La meta es crear un plan de comunicación del proyecto que permita gestionar las expectativas de las partes interesadas durante cada fase del proyecto.
• Medible: La meta se puede medir si se comparan los comentarios de las partes interesadas en proyectos anteriores con aquellos que se formulan después de implementar el cambio.
• Alcanzable: La meta se puede alcanzar si se usa una plantilla de plan de comunicación y se la personaliza para que se adapte a las necesidades del proyecto.
• Relevante: La meta es relevante porque, cuando se gestionan las expectativas de las partes interesadas desde el principio, se ahorra el tiempo que se dedica a hacer y responder preguntas relacionadas con el acta del proyecto.
• Con plazos limitados: El equipo del proyecto crea el plan de comunicación durante la fase de planificación de cada proyecto.