¿Qué son las metas SMART en la gestión de proyectos?
En la gestión de proyectos, las metas SMART son objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos limitados que sirven como guía para la planificación y la ejecución del proyecto. Estas metas garantizan que los equipos estén alineados y trabajen con el fin de lograr los resultados específicos del proyecto dentro de un plazo establecido.
Los gerentes y los líderes de proyectos usan las metas SMART, a veces llamados objetivos SMART, para crear y comunicar los resultados esperados, claros y medibles, para las personas y los proyectos.
Estos son los criterios que debe reunir una meta SMART:
- Específica: Las especificaciones son claras y exactas.
- Medible: El resultado se puede cuantificar o medir.
- Alcanzable: La meta es realista y se puede alcanzar.
- Relevante: La meta se relaciona con las metas de un proyecto en particular o de toda la organización.
- Con plazos limitados: La meta tiene un plazo o una fecha límite en la que se determinará si se alcanzaron los resultados con éxito o no.
Las metas SMART se originaron a principios de la década de 1980 para ayudar a las personas y a las organizaciones a establecer objetivos claros y efectivos. El término SMART se atribuye a George T. Doran, que publicó un artículo en Management Review en 1981, en el que describía la creación de metas específicas, claras, medibles, relevantes y con plazos limitados. Los gerentes de proyectos adoptaron el concepto para mejorar la planificación y la ejecución de proyectos con la creación de objetivos claros y medibles.
Más recientemente, el concepto de metas SMART se expandió debido al desarrollo de los OKR (objetivos y resultados clave), que toman el marco SMART y le agregan una capa de especificidad y enfoque en los resultados.
¿Cómo las metas SMART ayudan a los líderes a gestionar un proyecto?
Las metas SMART ayudan a los equipos a gestionar un proyecto, ya que plasman fines claros y medibles por los que se debe trabajar. Esto permite que los equipos alineen sus esfuerzos, realicen el seguimiento del progreso y ajusten el rumbo según sea necesario para alcanzar sus objetivos en un plazo determinado.
Gracias a las metas SMART, los gerentes de proyectos cuentan con métricas específicas para medir el éxito de los proyectos y equipos en función de las fases y los hitos. Realizar el seguimiento de las metas a lo largo del tiempo también ayuda a cuantificar las mejoras en relación con procesos de proyectos similares.
“Las metas SMART son un marco para definir las metas de un proyecto, hacer el seguimiento de estas y alcanzarlas. Ayudan a los gerentes de proyectos a garantizar que el equipo avance hacia los objetivos generales del proyecto”, dice Omer Usanmaz, director ejecutivo y cofundador de Qooper.
¿Por qué las metas SMART son importantes para la gestión de proyectos?
Las metas SMART son importantes para la gestión de proyectos porque proporcionan claridad, enfoque, responsabilidad, capacidad de medición, alineación y gestión del tiempo. Lo que es más importante es que aumentan la probabilidad de que el proyecto se realice con éxito.
“Las metas SMART son una excelente herramienta para ayudar a los equipos del proyecto a mantenerse concentrados y proporcionar una hoja de ruta clara para lograr el éxito del proyecto. Con estas metas, las partes interesadas obtienen una idea clara de las expectativas del proyecto, lo que ayuda a alinear sus esfuerzos y a garantizar que todas las personas trabajen para el mismo fin”, dice Usanmaz.
Estas son algunas de las razones clave por las que las metas SMART son importantes para la gestión de proyectos:
- Claridad: Las metas SMART pueden ayudar a los equipos a comprender las metas y cómo se miden, lo que facilita su trabajo.
- Gestión del alcance:
- Las metas con enfoque les permiten a los equipos gestionar los requisitos en expansión. “La corrupción del alcance puede reducirse drásticamente si se comparan las solicitudes de cambio con las metas SMART establecidas al principio, y si se evalúa si se cumplen o no los criterios de estas metas. Si no se cumplen, las solicitudes de cambio pueden eliminarse o posponerse según corresponda”, explica David OBrien, un gerente de proyectos con más de 25 años en el sector.
- Enfoque: Las metas SMART pueden ayudar a priorizar o resaltar los factores más importantes para el éxito del proyecto.
- Responsabilidad: La definición eficaz de las metas puede establecer la responsabilidad con respecto a tareas y objetivos específicos.
- Capacidad de medición: Con las metas SMART, los equipos pueden hacer el seguimiento del progreso y usar números reales, lo que les permite informar cuáles serán las necesidades futuras estimadas.
- Definición de expectativas: Las metas SMART describen las expectativas del proyecto desde el principio, lo que facilita la comunicación constante con las partes interesadas. “El gerente de proyectos puede comunicarse en el mismo idioma con las partes interesadas si conoce por completo sus prioridades”, dice OBrien.
- Alineación: Las metas SMART alinean los esfuerzos de todo el equipo del proyecto.
- Gestión del tiempo: Las metas SMART ayudan a gestionar el tiempo ya que establecen fechas de finalización claras con el fin de medir el éxito de las metas.
- Mayor probabilidad de éxito: Las metas SMART ayudan a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto, ya que plantean un fin claro por el que trabajan los equipos.
Ejemplos de metas SMART para la gestión de proyectos
Puede usar las metas SMART para mejorar cada etapa del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Defina metas que le permitan mejorar en cada etapa, desde una planificación más minuciosa del proyecto hasta una supervisión más efectiva de este y su cierre con miras a futuro.
Ampliaremos algunas metas SMART de cada etapa del ciclo de vida de la gestión de proyectos en las secciones a continuación.
Ejemplo de meta SMART para la fase de inicio del proyecto
Las metas SMART correspondientes a la fase de inicio del proyecto deben relacionarse con la organización y la recopilación de la información necesaria para empezar el proyecto, y con la simplificación de ese proceso en el futuro.
A modo de ejemplo, puede definir una meta SMART en la fase de inicio para mejorar la probabilidad de obtener la aprobación temprana de los patrocinadores si presenta un plan de proyecto integral dentro de las dos semanas siguientes al inicio de cada nuevo proyecto. Para lograrlo, puede crear o usar una plantilla de plan de proyecto que incluya toda la información necesaria, y crear un sistema para documentar dicha información de cada proyecto que comience.
- Específica: La meta es aumentar la incidencia de aprobación de las partes interesadas para nuevos proyectos mediante el uso de una plantilla de plan de proyecto integral.
- Medible: Esta meta se puede medir porque requerirá menos conversaciones y documentos para satisfacer al patrocinador y obtener su aprobación.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar con la creación o el uso de una plantilla completa de plan de proyecto.
- Relevante: La meta es relevante porque reducirá el tiempo dedicado a la fase de inicio del proyecto y disminuirá la línea de tiempo total del proyecto en general.
- Con plazos limitados: La meta tiene plazos limitados, ya que solo hay dos semanas para elaborar un plan para cada nuevo proyecto.
Ejemplo de meta SMART para la fase de planificación del proyecto
Las metas SMART para la planificación de proyectos deben incluir la documentación completa de las expectativas de un proyecto, incluidas las líneas de tiempo, los presupuestos, el alcance del proyecto y la gestión de riesgos. Deben centrarse en estrategias de planificación efectivas y basarse en proyectos exitosos anteriores.
Un ejemplo de una meta SMART para la fase de planificación es crear una plantilla de plan de proyecto que pueda usarse en el futuro, a fin de anticipar con mayor precisión las necesidades y los plazos del presupuesto, describir los alcances del proyecto e identificar los riesgos potenciales.
- Específica: La meta es crear una plantilla de plan de proyecto personalizada que se pueda usar para planificar proyectos a futuro con mayor precisión.
- Medible: La meta se puede medir porque podremos ver cómo funciona a lo largo del tiempo a medida que se utilice en futuros proyectos.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar porque muchas de estas funciones ya están implementadas; simplemente es cuestión de combinarlas en un solo documento que se pueda compartir.
- Relevante: Esta meta es relevante porque la planificación precisa del proyecto es importante al momento de priorizar el proyecto, de elaborar el presupuesto de toda la empresa y de alcanzar el éxito general del proyecto.
- Con plazos limitados: La meta tiene plazos limitados, ya que la plantilla de plan de proyecto personalizada debe estar completa y lista para su uso al comienzo del siguiente proyecto.
Ejemplo de meta SMART para la fase de ejecución del proyecto
Las metas SMART para la ejecución del proyecto deben incluir procesos que faciliten al equipo la finalización de las tareas. Esto puede incluir la creación de cronogramas de proyectos más detallados o la realización de revisiones frecuentes con el equipo para detectar obstáculos.
Un ejemplo de una meta SMART para la fase de ejecución del proyecto es aumentar la visibilidad mediante la creación de un cronograma de proyecto con diagrama de Gantt en el que se detalle cada tarea del proyecto, a quién está asignada y qué tareas dependen de ella.
- Específica: La meta es crear un cronograma del proyecto en el que se enumeren las tareas, las dependencias y las personas asignadas con respecto al proyecto y a partir del cual las partes interesadas puedan ver el estado del proyecto de inmediato.
- Medible: La meta se puede medir porque se completa una vez que se crea el cronograma.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar fácilmente cuando se accede al software de gestión de proyectos o cuando se usa una Plantilla de Gantt.
- Relevante: La meta es relevante porque aumentará la visibilidad general del proyecto para los miembros del equipo y las partes interesadas.
- Con plazos limitados: El cronograma debe completarse antes de que se asignen las tareas y de que comience el proyecto.
Ejemplo de meta SMART para la fase de supervisión del proyecto
Las metas SMART para la fase de supervisión del proyecto deben centrarse en el seguimiento efectivo del progreso del proyecto. Esto puede incluir actualizaciones periódicas, cambios proactivos en los procedimientos y estrategias de gestión de riesgos imprevistos.
Un ejemplo de una meta SMART para la fase de supervisión es establecer un proceso de seguimiento semanal del proyecto para verificar la precisión de la línea de tiempo y del presupuesto del proyecto, y actualizar la documentación correspondiente con el fin de reflejar la realidad actual.
- Específica: La meta es realizar comprobaciones semanales del estado del proyecto y actualizar la documentación correspondiente al presupuesto y la línea de tiempo a fin de reflejar la realidad actual.
- Medible: Esta meta se puede medir porque se llevará un registro semanal de las actualizaciones que se realicen en la documentación del proyecto cuando sea necesario.
- Alcanzable: Esta meta es fácil de alcanzar si el gerente del proyecto dedica tiempo de su cronograma a verificar el estado y a actualizar la documentación del proyecto cada semana.
- Relevante: El proyecto permitirá que las partes interesadas verifiquen el estado del proyecto en cualquier momento gracias a que podrán consultar los documentos actualizados, lo que liberará al gerente del proyecto para que complete otras tareas.
- Con plazos limitados: Esta meta debe implementarse cuando comience la fase de supervisión del proyecto.
Ejemplo de meta SMART para la fase de cierre del proyecto
Las metas SMART relacionadas con el cierre del proyecto deben centrarse en evaluar si el proyecto se realizó con éxito o no, a fin de documentar las lecciones aprendidas y garantizar que los datos del proyecto estén organizados y que pueda consultarlos en el futuro.
Un ejemplo de una meta SMART para el cierre del proyecto es organizar una reunión de lecciones aprendidas al finalizar cada proyecto y documentar estas lecciones, de modo que puedan consultarse en el futuro durante proyectos similares.
- Específica: La meta consiste en celebrar una reunión sobre las lecciones aprendidas después de cada proyecto y en asegurarse de que esas lecciones se documenten y almacenen para facilitar su consulta.
- Medible: La meta se puede medir porque se alcanza cuando concluye la reunión y las notas que de allí se obtienen se documentan y almacenan.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar porque el gerente de proyectos puede dedicar tiempo a aprender cómo celebrar una reunión sobre lecciones aprendidas y cómo documentar esas lecciones a fin de que puedan consultarse en futuros proyectos.
- Relevante: Esta meta es relevante porque garantiza que el conocimiento que se obtiene a partir de los proyectos se puede transmitir a los equipos de futuros proyectos, lo que aumenta las probabilidades de éxito.
- Con plazos limitados: La meta tiene plazos limitados porque se debe celebrar una reunión sobre las lecciones aprendidas dentro de las dos semanas posteriores al final oficial del proyecto.
Hoja de referencia de metas SMART para la gestión de proyectos
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Utilice esta hoja de referencia de metas SMART para la gestión de proyectos cuando necesite consultar ejemplos de estas metas para cada fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Copie y pegue estos ejemplos tal como están o edítelos directamente en la plantilla para personalizarlos según sus necesidades. Esta hoja de referencia también incluye un recordatorio de los factores que se deben tener en cuenta al momento de crear sus propias metas SMART para cada fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos.
Plantilla de metas SMART para la gestión de proyectos
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Use esta plantilla de metas SMART para definir sus metas y asegurarse de que sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos limitados. Esta colorida plantilla cuenta con mucho espacio para ingresar notas e incluye indicaciones útiles en cada elemento SMART a fin de lograr que empiece a pensar en las metas de su proyecto. Esta plantilla se puede personalizar por completo y se aplica a las metas del proyecto en todos los sectores.
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Utilice esta plantilla de diapositivas de metas SMART para la gestión de proyectos si desea presentar sus metas SMART al equipo con facilidad. Esta colorida plantilla incluye espacio para describir todos los elementos de su meta SMART en un solo lugar, con un aspecto profesional. Esta plantilla se puede editar y personalizar por completo y pueden usarla los gerentes de proyectos de cualquier empresa.
Cómo definir metas SMART como gerente de proyectos
Para definir metas SMART como gerente de proyectos, primero identifique el resultado específico que pretende alcanzar. Asegúrese de que sus metas sean medibles, alcanzables y relevantes para sus objetivos generales. Por último, establezca una fecha límite para lograrlas.
Estos son los pasos que los gerentes de proyectos pueden seguir a fin de establecer metas SMART para su equipo:
- Identificar la meta: Establezca claramente lo que le gustaría lograr con la meta. ¿Cuál es el resultado deseado?
- Definir criterios medibles: Determine las métricas que utilizará para medir el éxito o el fracaso de su meta y realice el seguimiento del progreso.
- Asegurarse de que su meta sea alcanzable: Revise los recursos con los que cuenta y determine si su meta se puede alcanzar. Si los recursos no están disponibles, considere otras formas de alcanzar la meta correctamente.
- Asegurarse de que la meta sea relevante para la misión general del proyecto: Sus metas deben estar relacionadas con proyectos actuales o terminados, o deben alinearse con las metas generales de la organización.
- Establecer una fecha límite para cumplir con la meta: Elija cuándo determinará si se alcanzó o no la meta y mida si se completó con éxito.
- Realizar ajustes según sea necesario: A menudo, los gerentes de proyectos pueden mejorar las metas SMART y usarlas para proyectos similares en el futuro. “No tenga miedo de solicitar comentarios de otras personas”, sugiere Usanmaz. “Las partes interesadas pueden ofrecer perspectivas valiosa para ayudarlo a elegir metas SMART más efectivas”.
Para obtener más información, lea esta completa guía para redactar metas SMART.
Ejemplos de metas SMART para gerentes de proyecto
Las metas SMART de los gerentes de proyectos deben centrarse en mejorar los procesos, formar y gestionar equipos, y garantizar la finalización exitosa del proyecto. A continuación, desglosaremos dieciséis metas SMART diferentes para los gerentes de proyectos.
1. Aumentar los resultados de producción: Nuestro equipo de redacción aumentará la producción de artículos publicados en un 10% este año. Para ello, reducirá el tiempo dedicado a las reuniones y optimizará los procesos existentes.
- Específica: La meta es aumentar la cantidad de artículos publicados en un 10% con respecto al año anterior y, para ello, se reducirá el tiempo dedicado a las reuniones y se optimizarán los procesos a fin de que sean más eficientes.
- Medible: La meta se puede medir porque el resultado total de cada año es medible.
- Alcanzable: La meta se podrá alcanzar, siempre y cuando podamos redirigir el tiempo que el equipo dedica a las reuniones y mejorar los procesos ineficientes.
- Relevante: Esta meta es relevante ya que un aumento del 10% en la producción se traduce directamente en mayores ganancias para la empresa.
- Con plazos limitados: La meta se medirá a fin de año.
2. Mejorar el proceso de elaboración de informes: El gerente de proyectos mejorará el proceso de elaboración de informes de estado del proyecto. Para ello, creará paneles en tiempo real a los que podrán acceder las partes interesadas. Este nuevo proceso se implementará durante la fase de planificación del próximo proyecto.
- Específica: La meta es mejorar el proceso de elaboración de informes de estado mediante la creación de paneles para cada nuevo proyecto.
- Medible: El progreso de esta meta se puede medir a partir del tiempo que se ahorre en responder a las solicitudes de actualización y en redactar informes de estado.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar gracias al uso de software de gestión de proyectos o de plantillas de panel.
- Relevante: Esta meta es relevante porque ahorrará tiempo al gerente de proyectos y a las partes interesadas que, de otro modo, se dedicaría a solicitar y redactar actualizaciones de estado.
- Con plazos limitados: Esta meta se completará durante la fase de planificación de cada proyecto sucesivo.
3. Desarrollar las habilidades de los miembros del equipo: El gerente del proyecto dedicará tiempo al desarrollo de las habilidades de las personas del equipo. Los empleados sénior guiarán a un miembro del equipo con menos experiencia en un proyecto al menos una vez al año para mejorar las habilidades de los empleados más nuevos.
- Específica: La meta es que los empleados sénior orienten a los miembros más nuevos del equipo para que desarrollen sus habilidades y que les transmitan la información heredada.
- Medible: Esta meta se puede medir porque el resultado de los nuevos empleados que realizan procesos específicos se puede rastrear y comparar con el punto de partida.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar si se limitan las relaciones con los mentores a una por año a fin de no abrumar a los miembros del equipo con más experiencia.
- Relevante: Esta meta es relevante porque el conocimiento institucional se perderá si no se anima a los nuevos empleados a aprender de los existentes.
- Con plazos limitados: Esta meta tiene plazos limitados porque cada empleado sénior orientará a un nuevo empleado por año.
4. Probar nuevas herramientas de gestión de proyectos: Una vez por trimestre, el gerente de proyectos probará una nueva herramienta o plantilla de tecnología que le permitirá ahorrar tiempo. Si la herramienta logra ahorrar mucho tiempo, se implementará en los procesos en el futuro.
- Específica: La meta es probar nuevas tecnologías o plantillas y ver si vale la pena implementarlas a escala.
- Medible: Esta meta se puede medir cada vez que se prueba una nueva herramienta o plantilla por trimestre.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar si se usan pruebas gratuitas de software nuevo y plantillas gratuitas de gestión de proyectos disponibles en la Web.
- Relevante: Esta meta es relevante porque ayuda al gerente de proyectos a mantenerse actualizado en relación con las últimas tecnologías y prácticas, lo que permite mejorar la eficiencia y la productividad generales en relación con la gestión de proyectos.
- Con plazos limitados: Esta meta tiene plazos limitados porque el gerente de proyectos tiene un trimestre para probar cada nueva plantilla o tecnología.
5. Realizar una auditoría de procesos: El gerente de proyectos realizará una auditoría de todos los flujos de trabajo de los procesos del proyecto una vez al año a fin de asegurarse de que sean eficientes y sigan siendo necesarios.
- Específica: La meta es realizar una auditoría de procesos una vez al año.
- Medible: La meta es medible porque se conoce la cantidad de procesos documentados y se pueden marcar en una lista a medida que se completan.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar con la ayuda de un equipo pequeño.
- Relevante: La meta es relevante ya que permite garantizar que los equipos del proyecto funcionen de la forma más eficiente posible.
- Con plazos limitados: La auditoría se realiza una vez al año.
6. Planificar eventos regulares de formación de equipos: El gerente de proyectos programará eventos trimestrales con el fin de contribuir a la formación de equipos consistentes.
- Específica: La meta es planificar y ejecutar un evento de formación de equipos una vez por trimestre.
- Medible: La meta se logra cada vez que se produce un evento.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar si se realizan asignaciones de tiempo y presupuesto al planificador de eventos.
- Relevante: La meta es relevante porque los equipos más consistentes se desempeñan mejor en los proyectos.
- Con plazos limitados: La meta tiene plazos limitados y se realiza una vez por trimestre.
7. Encontrar nuevos proveedores o socios de negocios: El gerente de proyectos identificará y evaluará a un nuevo proveedor o agencia externos que ofrezca respaldo a las operaciones de su equipo al final del trimestre siguiente.
- Específica: La meta es identificar y evaluar a un nuevo proveedor o agencia para respaldar al equipo en sus operaciones.
- Medible: Se puede medir porque el gerente de proyectos realizará el seguimiento del período de evaluación en función de sus requisitos.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar porque es probable que haya muchos proveedores entre los cuales elegir, y evaluarlos es razonable en el plazo dado.
- Relevante: Es relevante porque el equipo actualmente está sobrecargado y se puede usar una agencia a fin de liberar tiempo para tareas más importantes.
- Con plazos limitados: La meta tiene plazos limitados ya que debe completarse antes del final del siguiente trimestre.
8. Aumentar la satisfacción del cliente mediante la reducción del tiempo de respuesta del negocio: Durante el próximo trimestre, el gerente de proyectos dirigirá al equipo de atención al cliente a fin de reducir el tiempo de respuesta a las consultas de los clientes en un 20% en comparación con el promedio actual.
- Específica: La meta es reducir el tiempo entre la consulta del cliente y la respuesta del empleado en al menos un 20%.
- Medible: La meta se puede medir si se comparan los tiempos de respuesta promedio anteriores y los nuevos después de implementar los cambios.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar mediante el uso de respuestas automatizadas y el envío de consultas directamente a las bandejas de entrada de soporte.
- Relevante: La meta es relevante porque los comentarios negativos actuales de los clientes suelen deberse al tiempo durante el que esperan recibir una respuesta.
- Con plazos limitados: Estos nuevos enfoques se implementarán en el próximo trimestre.
9. Reducir el tiempo que el equipo dedica a las reuniones: El gerente de proyectos reducirá el tiempo que cada miembro del equipo dedica a las reuniones en 10 horas al mes para fin de mes.
- Específica: La meta es reducir el tiempo que el equipo dedica a las reuniones en 10 horas al mes.
- Medible: La meta se mide fácilmente si se compara el tiempo dedicado a las reuniones al comienzo del mes con el tiempo dedicado a ellas después de implementar los cambios.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar si se da un uso más eficiente al tiempo dedicado a las reuniones a fin de reducir su cantidad.
- Relevante: Es relevante porque el equipo actualmente está preocupado por la cantidad de tiempo que dedica a las reuniones cada semana en lugar de dedicarse a ejecutar tareas.
- Con plazos limitados: La meta tiene un plazo limitado hasta fin de mes.
10. Mejorar la eficiencia de las reuniones de equipo: El gerente de proyectos hará que las reuniones semanales del equipo sean más eficientes, ya que permitirá que el equipo complete la agenda de reuniones con los temas más importantes. Este cambio entrará en vigor a partir de la próxima reunión de equipo.
- Específica: La meta es lograr que el tiempo dedicado a las reuniones semanales del equipo sea más productivo. Para ello, el equipo completará una agenda en cada reunión.
- Medible: La meta se puede medir porque los equipos pueden comparar el tiempo dedicado a decidir qué tratar en cada reunión antes y después de implementar la agenda.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar fácilmente si se crea un documento compartido para que los miembros del equipo agreguen elementos de la agenda antes de cada reunión programada.
- Relevante: La meta es relevante porque el equipo actualmente dedica los primeros 10 minutos de cada reunión a enviar sugerencias sobre qué tratar en ella.
- Con plazos limitados: La meta tiene plazos limitados porque comenzará con la próxima reunión programada del equipo.
11. Mejorar la comunicación y colaboración del equipo: El gerente de proyectos mejorará la efectividad de la comunicación del equipo ya que fomentará el uso de una herramienta de comunicación asíncrona y definirá consultas individuales regulares para fin de mes.
- Específica: La meta es aumentar la efectividad de la comunicación del equipo.
- Medible: Esta meta se puede medir si se realiza el seguimiento de la cantidad de miembros del equipo que utilizan activamente la nueva herramienta y asisten a las consultas.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar porque hay muchas herramientas asíncronas comprobadas entre las cuales elegir y es fácil configurar una cadencia de consulta regular en función de los cronogramas del equipo.
- Relevante: Esta meta es relevante porque mejorará la colaboración entre los miembros del equipo y reducirá la duplicación de mensajes en varias plataformas.
- Con plazos limitados: La meta tiene un plazo limitado porque debe completarse antes de fin de mes.
12. Mejorar la productividad y el rendimiento del equipo: El gerente de proyectos utilizará el nuevo software de gestión de proyectos de la empresa para crear un nuevo sistema de gestión de tareas y mejorar la productividad y el rendimiento del equipo en el próximo proyecto.
- Específica: La meta es aumentar la productividad y el rendimiento del equipo durante el próximo proyecto con una nueva herramienta de gestión de proyectos.
- Medible: La meta se puede medir si se compara la cantidad de tiempo destinado a fases y tareas de proyectos similares antes y después de la implementación de la nueva herramienta.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar con un nuevo software que cuenta con la aprobación de la empresa para crear asignaciones y recordatorios automatizados de las tareas.
- Relevante: La meta es relevante porque la empresa compró este software para que lo utilicen los equipos de proyecto a fin de aumentar su eficiencia.
- Con plazos limitados: El nuevo sistema de gestión de tareas debe configurarse antes del inicio del próximo proyecto.
13. Alcanzar las metas del proyecto a pesar de las restricciones: Durante el próximo mes, el gerente de proyectos creará una plantilla de plan de gestión de riesgos que puede usarse a fin de alcanzar las metas del proyecto a pesar de las restricciones.
- Específica: La meta es crear una plantilla de plan de gestión de riesgos que pueda ayudar al equipo a alcanzar las metas del proyecto a pesar de ciertas restricciones.
- Medible: Esta meta se puede medir si se comparan las necesidades reales del proyecto con las restricciones con las cuales deben coexistir.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar si se usan plantillas de plan de gestión de riesgos y se las personaliza para que se adapten a las necesidades del proyecto.
- Relevante: Esta meta es relevante porque coexistir con las restricciones permite que la empresa pronostique con mayor precisión las necesidades de presupuesto y programación.
- Con plazos limitados: La meta se completará durante el próximo mes.
14. Mantenerse proactivo para mitigar los riesgos: El gerente de proyectos utilizará un plan de gestión de riesgos y los evaluará de forma periódica durante cada fase del proyecto a fin de anticiparse a ellos y mitigarlos.
- Específica: La meta es usar las evaluaciones de riesgos y un plan para gestionarlos a fin de responder proactivamente a ellos.
- Medible: La meta se puede medir porque el equipo puede realizar el seguimiento de la cantidad de riesgos identificados, de la gravedad de cada uno y de la efectividad de las estrategias de mitigación implementadas.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar porque se comprobó que las evaluaciones de riesgos y los planes para gestionarlos ayudan a que estos se aborden desde el principio.
- Relevante: Esta meta es relevante porque, si se mitigan los riesgos, la empresa ahorra tiempo y dinero a largo plazo.
- Con plazos limitados: El plan de gestión de riesgos debe completarse al comienzo de cada proyecto, y las evaluaciones de riesgos deben llevarse a cabo en cada nueva fase del proyecto.
15. Alinear las metas del proyecto con las de la empresa: El gerente de proyectos garantizará que las metas del proyecto se alineen con las del equipo directivo de la empresa. Para ello, describirá claramente la metas del proyecto con un plan de proyecto al momento de comenzar.
- Específica: La meta es crear un plan de proyecto en el que se describan las metas y compararlas con las metas generales de la empresa para garantizar que todas ellas estén alineadas.
- Medible: La meta se puede medir porque el gerente de proyectos creará un esquema para cada una de las metas de la organización.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar si se comprenden con firmeza las metas de la organización y se implementa un plan de proyecto en el que estas se definan con claridad.
- Relevante: La meta es relevante porque los proyectos que se alinean con las metas de la empresa tienen mayores probabilidades de contar con el apoyo del equipo directivo y, por lo tanto, de completarse con éxito.
- Con plazos limitados: El gerente de proyectos creará una declaración de metas y la alineará con las de la empresa al comienzo de cada proyecto.
16. Administrar las expectativas de las partes interesadas: El gerente de proyectos creará un plan de comunicación del proyecto durante la fase de planificación a fin de establecer la frecuencia y los detalles de la comunicación con cada parte interesada.
- Específica: La meta es crear un plan de comunicación del proyecto que permita gestionar las expectativas de las partes interesadas durante cada fase del proyecto.
- Medible: La meta se puede medir si se comparan los comentarios de las partes interesadas en proyectos anteriores con aquellos que se formulan después de implementar el cambio.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar si se usa una plantilla de plan de comunicación y se la personaliza para que se adapte a las necesidades del proyecto.
- Relevante: La meta es relevante porque, cuando se gestionan las expectativas de las partes interesadas desde el principio, se ahorra el tiempo que se dedica a hacer y responder preguntas relacionadas con el acta del proyecto.
- Con plazos limitados: El equipo del proyecto crea el plan de comunicación durante la fase de planificación de cada proyecto.
Hoja de referencia de metas SMART para gerentes de proyectos
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En esta hoja de referencia se incluye cada uno de los dieciséis ejemplos de metas SMART para gerentes de proyectos que se describen en este artículo. Copie y pegue fácilmente estas metas en sus propios documentos para utilizarlas en su trabajo y personalícelas a fin de que se ajusten a las necesidades de su proyecto. Esta hoja de referencia se puede editar por completo, por lo que puede usar los ejemplos como están escritos o adaptarlos para que reflejen su propia situación individual.
Ejemplos de metas profesionales relacionadas con la gestión de proyectos
Existen muchos tipos diferentes de metas profesionales que pueden beneficiar a aquellos interesados en extender su carrera profesional en el área de la gestión de proyectos. Entre ellas se incluyen la actualización de habilidades, la ejecución de proyectos de alto impacto, la asistencia a talleres y mucho más.
A continuación, desglosaremos siete metas SMART para favorecer el crecimiento profesional en el campo de la gestión de proyectos:
1. Certificar sus habilidades de gestión de proyectos: El gerente de proyectos completará una clase de capacitación y obtendrá la certificación en un nuevo software o habilidad de gestión de proyectos para fin de año.
- Específica: La meta es completar un curso de gestión de proyectos y recibir una certificación.
- Medible: La meta se puede medir a partir de la finalización del curso de habilidades y de la aprobación del examen de certificación final.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar porque numerosas organizaciones ofrecen capacitación y certificaciones en gestión de proyectos que son relevantes para la organización.
- Relevante: La meta es relevante porque las certificaciones sirven como prueba de experiencia, lo que aumenta la confianza de los equipos del proyecto y la probabilidad de que todo se complete con éxito.
- Con plazos limitados: La meta debe completarse al final del año calendario.
2. Trabajar en habilidades interpersonales y mejorar los comentarios del equipo: El gerente de proyectos aumentará su puntuación promedio con respecto a los comentarios de los empleados en un 20% en la próxima encuesta anual de empleados ya que mejorará sus habilidades interpersonales.
- Específica: La meta es aumentar la puntuación de los comentarios que realizan los miembros del equipo sobre el gerente de proyectos en un 20% en la próxima encuesta anual de empleados.
- Medible: La meta se puede medir si se compara la puntuación del año anterior con la del año actual y se realiza el seguimiento de la diferencia.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar si se practican las habilidades interpersonales, como la escucha proactiva y la creación de un vínculo positivo con el equipo.
- Relevante: La meta es relevante porque los equipos que se sienten bien con su gerente de proyectos son más consistentes y se comunican de forma más efectiva.
- Con plazos limitados: La meta tiene plazos limitados ya que debe concretarse antes de la próxima encuesta anual de comentarios de los empleados.
3. Equilibrar las necesidades de los empleados con las de la empresa: Durante la fase de planificación, el gerente de proyectos creará un calendario compartido para el equipo en el que se superpone el tiempo de cada empleado con el cronograma del proyecto a fin de identificar las brechas y equilibrar las necesidades del equipo con las del proyecto.
- Específica: La meta es crear un calendario compartido en el que se superponga el tiempo de los empleados con el cronograma del proyecto a fin de identificar cuándo se podría necesitar ayuda para cubrir las brechas.
- Medible: La meta se puede medir a partir de la creación de un calendario y un cronograma compartidos del proyecto.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar si se utilizan calendarios compartidos en línea y herramientas de programación de proyectos.
- Relevante: La meta es relevante porque, cuando se crea este sistema de calendario, se evitan situaciones que requieren la realización de tareas críticas del proyecto durante el tiempo programado de ausencia de un empleado.
- Con plazos limitados: El cronograma se creará durante la fase de planificación del proyecto.
4. Ejecutar proyectos de alto impacto: Antes del inicio del próximo proyecto, el gerente de proyectos identificará y priorizará los proyectos de alto impacto que se alineen con las metas estratégicas de la organización y que tengan el impacto más significativo sobre el negocio en su conjunto.
- Específica: El gerente de proyectos identificará y priorizará los proyectos con el mayor impacto sobre el negocio.
- Medible: Esta meta se puede medir mediante el uso de matrices de priorización que permiten comparar la prioridad de los proyectos y su impacto potencial sobre el negocio.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar porque la priorización de proyectos lo ayuda a clasificar los proyectos potenciales en función de los criterios que elija, incluido el impacto sobre el negocio.
- Relevante: La meta es relevante porque el gerente de proyectos puede garantizar que los recursos se asignen a los proyectos que tendrán el impacto más significativo sobre el negocio en su conjunto.
- Con plazos limitados: La meta tiene plazos limitados porque debe ejecutarse antes del inicio del próximo proyecto.
5. Generar el mayor valor posible para el negocio a partir de su función: Antes de la próxima revisión anual de los empleados, el gerente de proyectos identificará áreas que se pueden mejorar, establecerá objetivos claros e implementará las prácticas recomendadas en su trabajo para ofrecer el mayor valor posible al negocio.
- Específica: La meta es que el gerente de proyectos identifique oportunidades de mejora en su trabajo e implemente prácticas recomendadas en pos de ello.
- Medible: La meta se puede medir si se comparan métricas como la conformidad con el presupuesto y el cronograma, los comentarios del equipo y la satisfacción de las partes interesadas a lo largo del tiempo.
- Alcanzable: La meta se puede alcanzar mediante el uso de un análisis FODA que permita evaluar las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas actuales que conlleva su función como gerente de proyectos y a partir del trabajo con los líderes para mejorar en las áreas identificadas.
- Relevante: Esta meta es relevante porque identificar proactivamente las áreas de debilidad y trabajar a fin de mejorarlas demuestra al equipo directivo que es un empleado valioso que debe tenerse en cuenta al considerar oportunidades de ascenso.
- Con plazos limitados: El gerente de proyectos completará esta iniciativa antes de su próxima revisión anual.
6. Mantenerse actualizado con respecto a las novedades del sector: El gerente de proyectos leerá cinco boletines o artículos cada semana sobre noticias del sector para mantenerse actualizado con respecto a las tendencias y las prácticas recomendadas.
- Específica: La meta es leer boletines y artículos relacionados con novedades del sector y prácticas recomendadas.
- Medible: La meta se puede medir si se realiza el seguimiento de la cantidad de artículos y boletines que se leen por semana.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar fácilmente si se destinan 15 minutos al día para encontrar y leer artículos y boletines en la Web.
- Relevante: La meta es relevante porque mantenerse actualizado con respecto a las novedades actuales del sector y las prácticas recomendadas ayuda a los gerentes de proyectos a estar informados y a trabajar de forma eficiente.
- Con plazos limitados: El plazo de la meta lo marcan los cinco artículos que deben leerse cada semana.
7. Asistir a talleres y ferias comerciales del sector: Para garantizar que el gerente de proyectos comprenda el software, las habilidades y las prácticas recomendadas más recientes del sector, asistirá a una exposición comercial cada año y participará en dos talleres mientras esté allí.
- Específica: La meta es asistir a una exposición comercial del sector y participar en clases de habilidades o talleres informativos.
- Medible: La meta se mide a partir del seguimiento de las exposiciones comerciales y de los talleres a los que se asiste cada año.
- Alcanzable: Esta meta se puede alcanzar porque hay numerosas ferias comerciales y talleres entre los cuales elegir, y muchos de ellos ofrecen asistencia virtual también.
- Relevante: La meta es relevante porque las ferias comerciales y los talleres son algunos de los mejores lugares para descubrir tecnología de vanguardia y nuevos procesos relacionados con su sector.
- Con plazos limitados: La meta se completará cada año antes del final del año calendario.
Metas SMART vs. objetivos SMART en el ámbito de la gestión de proyectos
Las metas y los objetivos SMART a menudo se utilizan indistintamente, pero los objetivos son más específicos y están relacionados con entregas específicas del proyecto, mientras que las metas son más amplias y se relacionan con el éxito general del proyecto.
Un ejemplo de una meta SMART puede ser reducir el tiempo necesario para la planificación general de la próxima campaña de marketing a una semana. Un ejemplo de un objetivo SMART puede ser reducir a cinco días el tiempo necesario para redactar un plan de proyecto de campaña de marketing.
Consejos y prácticas recomendadas sobre las metas SMART para la gestión de proyectos
Varias prácticas recomendadas para la creación de metas SMART en el ámbito de la gestión de proyectos demostraron ser efectivas. Por ejemplo, mantener las metas enfocadas en los resultados, comunicarlas al equipo y revisar aquellas en curso.
A continuación, le mostramos algunas prácticas recomendadas y consejos comprobados de expertos sobre cómo establecer metas SMART para gerentes de proyectos:
- Fijar metas enfocadas en los resultados: Utilice el marco SMART como guía a la hora de redactar sus metas. Estas deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos limitados para garantizar que estén lo más enfocadas posible en los resultados. “Dedíquese a una parte de la sigla SMART a la vez. Me gusta enfocarme primero en el ‘tiempo’. Una vez que se limitan los plazos del proyecto en el tiempo, podemos ser más específicos con los requisitos y lograr que se puedan medir. No sea demasiado rígido en relación con su enfoque”, aconseja OBrien.
- Comunicar sus metas: El hecho de crear metas tiene que ver, en parte, con compartirlas con el equipo. Compartirlas con otras personas lo ayudará a usted y a su equipo a ser responsables.
- Revisar las metas que están en curso: Algunas metas SMART son constantes, lo que significa que deben cumplirse con regularidad, mes a mes o año a año. Andrew Lokenauth, fundador de Fluent in Finance, anima a los gerentes de proyectos a revisar las metas constantes y a asegurarse de que sigan alineadas con las metas generales de la empresa. “Asegúrese de que cada meta se alinee con la visión general del proyecto y sea relevante para las necesidades de la organización. Utilice datos y experiencias anteriores para brindar información sobre la toma de decisiones, y evalúe y ajuste constantemente las metas según sea necesario”, afirma.
- Realizar ajustes según sea necesario: A veces, es posible que descubra que una meta no era realista o que su plazo era demasiado largo o corto. No tenga miedo de revisar sus metas según sea necesario para que sean alcanzables en función de los parámetros establecidos. “Por ejemplo, si el plazo no se adapta al alcance, no tenga miedo de preguntar cuáles son las prioridades de las partes interesadas: tiempo o alcance. Es posible que uno deba adaptarse para cumplir con el otro. Al final, el proyecto debe ser realista para poder alcanzarse”, explica OBrien.
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