Plantilla de gestión de las partes interesadas
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Fortalezca el plan de comunicación estratégica de su proyecto y mejore la transparencia utilizando esta plantilla de gestión de las partes interesadas. Esta herramienta está disponible en varias versiones, en blanco, para completar y con texto de ejemplo, y le permite indicar cuáles son las partes interesadas y sus cargos, así como realizar un seguimiento de los métodos y la frecuencia de comunicación. La plantilla está organizada en tres secciones (una para la información básica, otra para la información sobre el proyecto y otra para el nivel de compromiso de cada parte interesada), lo que facilita la tarea de introducir todas las piezas clave de la información de las partes interesadas.
Aprenda cómo crear planes de comunicación y gestión de las partes interesadas.
Plantilla de actualización de las partes interesadas con matriz para Excel
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Excel | Hojas de cálculo de Google
Utilice esta plantilla de actualización de las partes interesadas con matriz para crear un análisis a fin de involucrar a las partes interesadas del proyecto. La hoja de cálculo personalizable ofrece espacio para la información de las partes interesadas, incluida la inclusión anticipada, la motivación y los impulsores. Esta herramienta le da la capacidad para representar visualmente la influencia y el soporte de cada parte interesada.
Plantilla básica de plan de participación de las partes interesadas
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Utilice esta plantilla básica de plan de participación de las partes interesadas para indicar cuáles son las partes interesadas, detallar sus funciones en un proyecto y determinar los canales de comunicación que su equipo utilizará para interactuar con ellas. Esta plantilla está disponible como tabla en blanco o con texto de ejemplo. El formato de tabla facilita la localización de información específica, incluido el enfoque de participación que se debe usar para una parte interesada específica y la frecuencia de comunicación con ella en relación con el proyecto.
Plantilla de plan de participación estratégica
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Utilice esta plantilla de plan de participación estratégica para llevar adelante una estrategia de comunicación detallada que incluya las expectativas y preocupaciones de cada parte interesada. Esta herramienta está disponible en dos versiones: una versión en blanco y otra con texto de ejemplo. La sección Inicio promueve la transparencia de las necesidades de cada parte interesada y dirige la atención a las áreas que se deben abordar antes de que esos asuntos alteren el alcance de un proyecto. Indique cuáles son todas las partes interesadas y las fases del proyecto para crear un plan integral.
Matriz de evaluación de participación de las partes interesadas
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Una matriz de evaluación de participación de las partes interesadas es una herramienta que se utiliza para documentar el nivel actual e ideal de participación de cada parte interesada. Complete la matriz antes de que comience su proyecto. Luego, utilice los datos de la matriz para gestionar la participación de las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
¿Qué es un plan de participación de las partes interesadas?
Un plan de participación de las partes interesadas (SEP) es un documento que complementa el plan de un proyecto con el propósito de identificar a las partes interesadas internas y externas, y esbozar una estrategia de comunicación que las involucre de manera eficaz.
El plan incluye la frecuencia de comunicación, las plataformas de comunicación y el tipo de información que se compartirá en función de la influencia y las áreas de interés de cada parte.
Elementos de un plan de participación de las partes interesadas
Un plan eficaz de participación de las partes interesadas requiere los siguientes elementos clave: el nombre, la función, el grado de participación y el nivel de influencia de cada parte interesada, así como el método y la frecuencia para ponerse en contacto con cada una de ellas.
Incluya esos elementos en las siguientes categorías para que cada parte interesada reciba la información correcta en el momento justo:
- Nombre de la parte interesada: Esta sección identifica a cada persona involucrada en un proyecto o afectada por su resultado, como un empleado, un cliente, un miembro de la junta o un inversor. Obtenga información sobre la teoría de las partes interesadas y cómo afecta a una organización.
- Función de la parte interesada: La función de una parte interesada puede ayudar a determinar su nivel de compromiso y el tipo de información que se comparte con ella.
- Grado de compromiso: Este es el nivel de participación o interés activo de una parte interesada en un proyecto.
- Nivel de influencia: Este es el nivel de poder que tiene una parte interesada sobre las decisiones del proyecto.
- Método de comunicación: El método de comunicación indica cómo se comunicará usted con las partes interesadas.
- Frecuencia de comunicación: La frecuencia de comunicación indica la frecuencia de contacto con una parte interesada.
Cómo crear un plan de participación de las partes interesadas
Un plan de participación de las partes interesadas es esencial para cualquier proyecto porque determina quién recibirá la información del proyecto, cómo la recibirá y con qué frecuencia. Utilice la siguiente guía paso a paso para crear un plan de participación de las partes interesadas.
- Identifique a las partes interesadas de su proyecto
Identifique a las personas involucradas en el proyecto y afectadas por su resultado. Agregue las partes interesadas internas (como los miembros de la junta) y partes interesadas externas (como los inversores). En algunos casos, el proceso de identificación de las partes interesadas será obvio; en otros casos, es posible que tenga que consultar a los gerentes o a otras partes interesadas para saber a quién incluir. Para obtener más información sobre las partes interesadas y cómo respaldar sus necesidades, consulte estas plantillas gratuitas de análisis de partes interesadas. - Recopile la información de contacto de cada parte interesada
Necesita contar con la información de contacto de las partes interesadas a los efectos de la comunicación, ya sea para enviar una actualización del proyecto o la invitación a una reunión. - Determine el nivel de influencia de cada parte interesada
El Project Management Institute afirma que “la influencia indica el poder relativo de una parte interesada sobre un proyecto y dentro de él”, y se basa en la posición jerárquica, económica, social o política de la persona, así como en sus habilidades y conocimientos especializados en la negociación y la creación de consenso. Anote el nivel de influencia de cada parte interesada en su plan como alto, medio o bajo.
Como ayuda para medir el nivel de influencia de cada parte interesada, consulte estas plantillas gratuitas de asignación de partes interesadas. - Determine el nivel de compromiso de cada parte interesada
Para cada parte interesada, anote si es neutral, solidaria, resistente, líder o desentendida. El nivel de compromiso de una parte interesada suele depender del aporte personal o financiero para el éxito de un proyecto. - Determine los intereses de cada parte interesada
Determine el tipo y la cantidad de información que se compartirá con cada parte interesada. Por ejemplo, un cliente no necesita conocer los detalles del presupuesto, mientras que un inversor requiere esta información. - Determine el método de comunicación
Determine cómo se comunicará con cada parte interesada: por correo electrónico, reuniones presenciales, llamadas telefónicas o herramientas de chat como Slack y Microsoft Teams. El método variará para cada parte interesada según su preferencia y las necesidades del gerente del proyecto. - Determine la frecuencia de comunicación
Determine la frecuencia con la que se comunicará con cada parte interesada: diaria, semanal, mensual u otra. No todas las partes interesadas requieren la misma frecuencia. Es probable que se comunique con más frecuencia con las partes interesadas que tengan un grado de compromiso alto. - Descargue la plantilla de plan de participación de las partes interesadas.
Cómo usar un plan de participación de las partes interesadas
Cree su plan de participación de las partes interesadas durante la fase de planificación del proyecto a fin de establecer las bases para comunicarse con todos los colaboradores clave e incluirlos. Consulte el plan con regularidad para actualizarlo con los cambios necesarios.
Beneficios de usar un plan de participación de las partes interesadas
El uso de un plan de participación de las partes interesadas tiene varios beneficios. En el ámbito general, establece un marco para abordar los requisitos de comunicación de las partes interesadas sobre un proyecto.
A continuación, le mostramos los beneficios adicionales de un plan de partes interesadas:
- Colaboración. Asociarse con las partes interesadas durante su proyecto genera confianza y fortalece las relaciones.
- Comunicación eficaz. La información está estructurada y es fácil de entender.
- Eficiencia. Los gerentes del proyecto y los miembros del equipo saben qué hacer y cuándo.
- Gestión de expectativas. Las expectativas de las partes interesadas se pueden alinear con el alcance, los objetivos y las entregas de un proyecto.
- Mitigación de riesgos. El riesgo de que se produzcan malentendidos, se olvide transmitir cierta información o se deje fuera a una parte interesada importante es mucho menor cuando se utiliza un plan de participación de las partes interesadas.
- Toma de decisiones transparente. Los métodos de comunicación son claros para los gerentes de proyectos, las partes interesadas y los miembros del equipo.
- Utilidad del recurso. Toda la información sobre la participación de las partes interesadas se encuentra en un lugar central. Puede consultar dicha información durante el proyecto actual o utilizarla como recurso para futuros proyectos.
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