Big Printing T-Shirt Company optimiza los procesos de pedidos de clientes, aumenta los ingresos a USD 2 millones al año e impulsa la eficacia en un 150% con Smartsheet

Big Printing T-Shirt Company es una empresa de ropa casual con sede en California que diseña y fabrica indumentaria deportiva moderna y colorida, sudaderas con cierre y remeras orgánicas para clientes de todo el mundo. La empresa se especializa en la personalización de la vestimenta, mediante serigrafía, bordados, transferencia de calor e impresión digital. Big Printing se fundó en 2002 y tiene la visión de llevar diseños dinámicos, atrevidos y juveniles a los consumidores y empresas de todos los días.

Big Printing usa el software de Smartsheet para gestionar todo desde los proyectos internos hasta los pedidos de los clientes y las iniciativas de marketing y redes sociales.  “Smartsheet nos ayuda a gestionar el flujo de nuestros proyectos en toda la empresa y la línea de producción en su totalidad”, dice Kesney Muhammad, copropietaria y directora financiera de Big Printing T-Shirt Company. “La mayor parte del diseño de nuestros productos y de los pedidos se realiza de forma interna a través de diferentes departamentos, y Smartsheet gestiona todo eso por nosotros”. 

Durante los últimos 20 años, Big Printing ha visto crecer su negocio constantemente, hasta alcanzar un promedio de entre el 10% y el 15% al año desde el comienzo de la pandemia en 2020. Dado que el crecimiento continuaba, la empresa se esforzó por gestionar los proyectos con facilidad con su solución existente, una combinación de software de hojas de cálculo y correo electrónico. “Todo el cronograma de producción estaba en una hoja de cálculo, con una columna para el número de pedido del cliente, cuántos artículos había pedido y qué departamento iba a realizar la impresión. Era una forma muy engorrosa de organizar todo”, dice Dawaud Muhammad, copropietario y jefe de operaciones de Big Printing T-Shirt Company. “Cada departamento tenía su propia hoja de cálculo, ingresaba manualmente los datos y marcaba cada proyecto una vez que se completaba. En verdad, la única forma de obtener datos actualizados y de visualizar el proceso era enviar correos electrónicos a cada departamento”.

Usar Smartsheet para gestionar pedidos de clientes, inventarios y redes sociales 

Después de buscar entre distintas herramientas de software de gestión de proyectos que pudieran mejorar la visibilidad y eficacia, Big Printing descubrió Smartsheet. “Cuando apareció Smartsheet durante la búsqueda, me sorprendí en verdad por todas las funcionalidades que ofrecía, desde integración con las herramientas existentes hasta personalización y paneles”, dice Dawaud Muhammad. “Smartsheet era como un mundo completamente nuevo para nosotros, y no podíamos esperar a adquirirla”.

Big Printing ahora usa Smartsheet para gestionar de forma centralizada todos los pedidos de los clientes. Por ejemplo, cuando un cliente solicita un presupuesto por un paquete de remeras a través de la cuenta de Instagram de Big Printing, la empresa le envía al cliente un enlace a un formulario de Smartsheet para completar los detalles del pedido. Una vez enviado el formulario, los detalles pasan al departamento de ventas de Big Printing, que crea una cuenta de cliente y le envía una propuesta a este. Si el cliente la acepta y realiza el pago, el pedido se exporta a Smartsheet. En este momento, los departamentos de arte y producción de Big Printing pueden comenzar a trabajar en el pedido, y todo el proceso se sigue a través de Smartsheet y se actualiza en tiempo real a medida que cada departamento termina su parte del trabajo en el pedido.

Big Printing, además, integró su sistema de facturación de terceros con Smartsheet. “Ese sistema no se comunica muy bien con otras tecnologías, pero Smartsheet es lo que llamaría extrovertida: se comunica con todos”, dice Dawaud Muhammad. 

Además de usar Smartsheet para la gestión de pedidos y el procesamiento de facturas, Big Printing usa la solución para gestionar los proyectos de marketing relacionados con las redes sociales, como grabaciones detrás de escena que muestran cómo se realiza un pedido de vestimenta para un cliente. Big Printing también confía en los informes de Smartsheet para capturar datos del proyecto en tiempo real de diferentes departamentos y presentarlos en una única vista para todos los usuarios.

“Cada uno de nuestros departamentos puede obtener una vista detallada de los proyectos y las tareas específicas del día a día”, dice Dawaud Muhammad. “Además, nos ayuda a detectar si falta algún elemento en el pedido del cliente, como una prenda faltante, y cuál es el estado actual de esa situación”. 

Asimismo, la empresa usa los formularios de Smartsheet para recopilar información de los clientes a través de las redes sociales. “Muchos clientes usan las redes sociales para realizar preguntas sobre nuestros productos en general, o para solicitar presupuestos, por lo que usamos los formularios de Smartsheet para recopilar esa información de contacto en un solo lugar”, dice Kesney Muhammad.

Por último, Big Printing aprovecha la aplicación para dispositivos móviles de Smartsheet para acceder de inmediato a los datos del proyecto en Smartsheet sin parar. “Ando con mi tableta todo el día, de un departamento a otro, y puedo acceder a la aplicación para dispositivos móviles para ver todo lo que necesito saber de todos los pedidos y proyectos”, dice Dawaud Muhammad.

Mejor visibilidad de los pedidos y mayor comunicación

Al gestionar todo el flujo de trabajo en Smartsheet, todos los departamentos de Big Printing tienen una mejor visibilidad de los proyectos de diseño e impresión. “Antes, no podíamos tener todo sincronizado y debíamos enviar múltiples correos electrónicos y realizar revisiones constantes cuando se modificaba el pedido de un cliente”, dice Dawaud Muhammad. “Con Smartsheet, vemos toda la información que necesitamos en un solo lugar, por lo que eliminamos la necesidad de enviar correos electrónicos de actualización. Todo lo que necesitamos está justo al alcance de nuestros dedos”.

Gracias a la mejor visibilidad de los proyectos, Big Printing mejoró la comunicación interna y externa. La empresa se comunica con más eficacia a nivel interno en relación con los pedidos y las responsabilidades de los departamentos, por ejemplo, y además se comunica con mayor regularidad con los clientes. “Los formularios de Smartsheet nos ayudan a abordar las solicitudes de los clientes o los cambios en los pedidos con rapidez, y permiten que los clientes realicen un claro seguimiento del progreso de sus pedidos, por lo que hay menos preguntas acerca de la etapa de aprobación o del estado general del pedido”, dice Kesney Muhammad.

Una nueva forma de obtener clientes y aumentar el ingreso anual

Big Printing puede escalar para mantener el ritmo del rápido crecimiento anual del negocio al usar Smartsheet para acelerar el negocio a través de los canales de redes sociales. Por ejemplo, cuando la empresa publica nuevo contenido en Instagram, los clientes pueden rápidamente hacer clic en un enlace en la publicación y dirigirse de inmediato a un formulario de Smartsheet para obtener más detalles acerca de los costos o cómo solicitar un paquete de impresión de remeras. Una vez realizado el pedido, los clientes pueden cargar su diseño y ver una lista desplegable en donde se detallan los pasos del proceso. “En 2022, alcanzamos los USD 2 millones en ingresos como empresa, y Smartsheet fue fundamental para permitirnos llegar a esa cifra”, dice Kesney Muhammad. “Una cosa es contar con una fuerte presencia en las redes sociales, y otra muy distinta es en verdad descubrir cómo monetizar las redes sociales y poder realizar un seguimiento de eso: exactamente eso hace Smartsheet por nosotros”.

En 2021, con los formularios de Smartsheet, Big Printing obtuvo 3600 contactos de clientes que de otra forma hubiera perdido. De ese número, la empresa convirtió alrededor de un 32% en pedidos. En 2022, la empresa ganó 1400 nuevos contactos de clientes gracias a los formularios de Smartsheet en las redes sociales, convirtió alrededor de un 47% en nuevas ventas y obtuvo un promedio de pedidos de USD 1150.

“Pensar que había tanto potencial de ingresos desperdiciado era realmente increíble. Esto generó nuevas ventas y, además, nos ha dado una red a la cual acudir cuando tenemos nuevas campañas de marketing”, dice Kesney Muhammad. “Hay personas que nos siguen en redes sociales desde hace 10 años, y que este año nos han realizado un pedido por primera vez”.

Incremento del 150% de la eficacia

Con Smartsheet, Big Printing puede operar su negocio con mucha más eficiencia. “Pasamos de muy lento a muy rápido con Smartsheet”, dice Dawaud Muhammad. “Somos un 150 por ciento más eficientes, ya que pasamos de anotar las tareas en notas autoadhesivas y hojas de cálculo a una plataforma real que nos permite mantener todo organizado y en un mismo lugar con facilidad para todos los departamentos”. Ahora, el proceso de pedidos de clientes no presenta inconvenientes. Un cliente puede realizar un pedido, enviar un diseño, pagar el pedido y recibirlo sin que Dawaud o Kesney Muhammad tenga que verlo. “Eso no era posible antes”, dice Kesney Muhammad. “Smartsheet nos ha permitido pasar de ser una tienda familiar a un pequeño negocio, y ahora nos está ayudando a convertirnos en un negocio mediano”.

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