El equipo del sector público de Cisco ahorra más de 80 horas por semana con la solución gestión de proyectos y carteras de Smartsheet

Cisco Systems Inc., uno de los líderes del sector tecnológico, desarrolla constantemente nuevas formas de brindar un mejor servicio a sus clientes de redes en todo el mundo. El equipo del sector público de Cisco está en medio de una iniciativa de experiencia del cliente (CX) que tiene como fin ayudar a los clientes a obtener resultados positivos en todas las etapas del proceso tecnológico.

De manera similar, Jessika Thompson, gestora de proyectos y arquitecta de soluciones de iniciativas estratégicas del sector público y habilitación de entregas (STRIDE), está usando Smartsheet para respaldar el éxito de su equipo interno al desarrollar soluciones eficientes que automatizan y simplifican la gestión de proyectos y datos.

“A nivel de la experiencia del cliente, hemos implementado un nuevo tipo de modelo de prestación de servicios”, afirma Thompson. “En los últimos años, nos hemos centrado más en nuestros clientes, el ciclo de vida, la repetición de la cifra ocho, por así decirlo, donde determinamos las necesidades de los clientes, les damos una solución, nos aseguramos de que esa solución funcione bien gracias el éxito del cliente, regresamos, evaluamos, vemos si necesitan algo más y seguimos trabajando en ese tema. Lo que hago sigue el mismo modelo en la parte interna”.

El equipo del sector público no tenía un proceso uniforme para sus proyectos internos ni un lugar único donde gestionar los datos de los proyectos y hacerles un seguimiento. Thompson se sumó al equipo poco después de que se implementara Smartsheet.

“Smartsheet nos permite a todos trabajar desde un lugar con el mismo conjunto de datos y que varias personas accedan a estos datos, los actualicen y los guarden, siempre con la información más actualizada”, comenta Thompson. “Desde allí, comenzamos a definir métricas para comprender cuántos proyectos había en curso y cuántos había en cada ámbito tecnológico específico. Probablemente, las cosas se podrían haber hecho en Excel, pero imposible hacerlas en tiempo real de manera sencilla. Creo que no habrían tenido la precisión ni la confiabilidad que tuvimos con Smartsheet”.

La plataforma de Smartsheet proporcionó un sistema de registro con capacidades sofisticadas para informar y compartir información, pero el equipo todavía ingresaba datos de forma manual para mantenerse al día con las nuevas iniciativas y los cambios en los proyectos en curso.

Construir sobre el poder de la automatización

El trabajo del equipo con la herramienta de administración masiva (BAT), que realiza un seguimiento de los datos de asignación de recursos, es un buen ejemplo del modo en que un nuevo enfoque transformó las operaciones. La BAT no tenía la capacidad de generar informes de clientes ni de definir metas, por lo cual el equipo desarrolló una solución de Smartsheet que pudiera proporcionar esos datos. Esto exigió que un miembro del equipo importara los datos sin procesar de BAT de manera continua.

“Había un especialista de proyectos que literalmente copiaba y pegaba los datos en Smartsheet”, comenta Thompson. “Ese era el trabajo que hacía todo el día. Si algo se salía de la sincronización o se actualizaba en la herramienta de gestión de recursos, el especialista de proyectos debía ir, chequear y actualizar los datos en Smartsheet. Cuando llegué, evalué todas las soluciones de Smartsheet y pregunté cuántas se podían automatizar. Básicamente, recuperamos dos personas en un equipo de ocho al automatizar esa lista maestra de proyectos”.

Thompson configuró una API que importaba automáticamente nuevas solicitudes de proyectos desde BAT a la solución de Smartsheet una vez al día. Esto dio al equipo información actualizada sin ingreso de datos duplicado ni impreciso y liberó 80 horas/personas disponibles para tareas de mayor valor, como la planificación estratégica, el análisis y las evaluaciones o el diseño de soluciones.

“Cuando automatizamos la solución de Smartsheet con la API, el panorama cambió”, agrega Thompson. “En realidad, el equipo cambió su nombre de ADRP PMO a STRIDE, que significa iniciativas estratégicas del sector público y habilitación de entregas, porque en ese punto adoptamos todas estas soluciones distintas. Ya que pudimos devolverles su tiempo a esas personas, estuvimos en condiciones de comenzar a hacer cosas nuevas. Mientras más automatizamos, más tiempo tenemos para hacer más cosas".

Estimular la productividad en más del 90 % con Smartsheet para PPM

En la actualidad, el equipo del sector público de Cisco utiliza Smartsheet y su variedad de productos prémium para desarrollar soluciones personalizadas que no están contempladas en las herramientas existentes de la empresa. Las aplicaciones prémium como DataMesh y Control Center han disminuido aún más las horas y el esfuerzo de la jornada laboral.

Con DataMesh, Thompson puede dedicar menos de cinco minutos en completar un proyecto de transferencia de datos que antes le llevaba dos días copiar, corregir y volver a revisar. DataMesh esquematiza los datos automáticamente en las columnas que corresponde y corrige los errores de formato. Ella afirma que su productividad ha aumentado al menos un 90 %.

“Ahora hacemos todo en Smartsheet”, comenta Thompson. “Si solo hubiéramos adquirido Control Center y yo fuera la única de mi equipo con licencia, todavía podríamos justificar la compra de 1000 licencias gracias al tiempo que he ahorrado. Tengo una plantilla genial que me gusta copiar. Copiar y pegar manualmente, cambiar el nombre de las cosas, rehacer las métricas y señalar enlaces de celdas nuevas probablemente me tomaría de tres a cuatro horas cada vez. Ahora me toma unos cinco minutos. Eso me permitió adoptar más soluciones; ha sido exponencial”.

Cuando ingresa una nueva solicitud de solución, Thompson trabaja con sus colegas de administración y análisis para diseñar un flujo de solución e identificar las mejores herramientas que se pueden utilizar, los componentes actuales que se pueden copiar o adaptar y los nuevos elementos que hay que crear. Además colabora con el equipo técnico en la creación y las pruebas. Una solución típica puede estar lista para usar en aproximadamente un mes, seguido por una repetición y mejora continua.

Una de sus creaciones que más la enorgullecen es una planilla de adopción de centro que ofrece métricas sofisticadas sobre cómo se asigna el personal a los proyectos de los clientes. Con casi 200 fórmulas, la planilla obtiene datos de varias fuentes, incluida Salesforce, para hacer un seguimiento de los detalles como la ubicación, la implementación de la tecnología, el presupuesto y los factores que evitaron la asignación del personal a un proyecto. La información completa brinda a los responsables del sector público planificar y elaborar estrategias para las futuras relaciones con los clientes. Así que no es extraño que la planilla haya sido elogiada por los líderes más importantes de la compañía, como Alvio Barrios, vicepresidente sénior de experiencia del cliente para América.

Flujo continuo de herramientas y productos nuevos

Thompson siempre está buscando nuevas maneras de optimizar el trabajo e iniciar nuevos proyectos con Smartsheet, desde la supervisión de los proyectos de los clientes hasta la incorporación de empleados y los planes de acción. Un buen ejemplo es un conjunto de listados dinámicos de personal que extraen datos actualizados para que estén siempre al día. Se trata de un recurso útil que, de crearse manualmente, requeriría demasiado tiempo; este es solo uno de los numerosos beneficios constantes de Smartsheet que le resultan tan interesantes a Thompson.

“En este momento, mi favorita probablemente es WorkApps”, afirma Thompson. “Me maree cuando salió WorksApps porque había deseado tener permisos a nivel de carpeta durante mucho tiempo y WorkApps era lo más parecido a eso. Puedo dar permisos a determinadas cosas a un grupo de personas de una manera muy sencilla. Puedo poner todo mi espacio de trabajo en WorkApps y luego compartir las partes que desee: a nivel de carpetas, de semicarpetas, parte de una carpeta, parte de otro espacio de trabajo y reunir todo eso en una presentación linda para quien yo quiera que tenga acceso”.

Smartsheet le brinda a Thompson más de una simple plataforma y aplicaciones. Los expertos de Smartsheet que brindan información de productos, orientación, resolución de problemas y apoyo moral son una parte fundamental del éxito de su equipo.

“Una de mis partes favoritas de Smartsheet es el equipo de cuentas”, comenta Thompson. “Puedo contar con ellos en cualquier momento, siempre están de nuestro lado. Esta es la primera vez que estoy en este lugar que me permite hacer algo y me enorgullezco de mí misma por mis aportes y sé que no estaría allí sin ustedes, así que les agradezco muchísimo por ayudarme”.

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