Por qué Digi-Key apuesta fuerte por la innovación y la automatización

La innovación a veces ocurre en los lugares menos esperados. Thief River Falls, una ciudad pequeña ubicada en el noroeste de Minnesota, es el hogar de Digi-Key Electronics, uno de los mayores distribuidores de componentes electrónicos del mundo. Con aproximadamente 4200 empleados, USD 3200 millones en ventas anuales y 880 proveedores diferentes que proporcionan 6 millones de piezas, la empresa atiende a cientos de miles de clientes por año.

En Digi-Key, Andrew Bourne, gerente sénior de Excelencia operativa, y Pete Danos, líder sénior del programa de innovación, son responsables de habilitar el potencial de las tecnologías innovadoras y, al mismo tiempo, de mejorar la eficiencia organizacional. Su equipo es responsable de incorporar nuevas tecnologías para mantener la competitividad de Digi-Key y reinventar su forma de trabajar, desde la adquisición de una máquina de embalaje automatizada hasta la creación de mejores procesos a través de la automatización del flujo de trabajo.

“El tipo de innovación que más nos emociona son los cambios radicales que ocurren en las áreas donde menos lo espera”, dice Bourne. “Cosas que nunca hubiera pensado que se podrían modificar y, contra todo pronóstico, cambiaron y, posteriormente, mejoraron la vida de las personas”.

Espacio para la mejora de los procesos

“Cuando inicié este departamento, estaba solo”, dice Bourne. “Tenía de cinco a seis proyectos en marcha que se encontraban en algunas de las etapas más agotadoras. Iba y venía entre estudios de mercado, declaraciones de trabajo, precios y visitas al sitio. Necesitaba una forma más organizada de trabajar”.

Para realizar un seguimiento de los proyectos, Bourne utilizaba Microsoft Excel, un cuaderno y su memoria. “Le dedicaba mucho tiempo innecesario a algunos proyectos con los que pretendía brindar un valor importante a la organización”.

Con el método anterior, Bourne a menudo debía esperar a los proveedores y a las partes interesadas internas, y la información no estaba disponible en el momento. A medida que avanzaban los proyectos y crecía la emoción, los compañeros de trabajo de Bourne lo detenían en el pasillo, pero no podía pensar mucho para darles una respuesta, debido a su gran carga de trabajo.

Bourne contrató a Danos para que lo ayudara a liderar el departamento de innovación y su primera tarea fue elegir la plataforma de ejecución de trabajo adecuada para construir la base para la gestión de proveedores, programas y proyectos, considerando cuidadosamente que la solución les permitiera compartir información en tiempo real y mejorar la visibilidad hasta el nivel ejecutivo. Danos evaluó Smartsheet y pensó que se adaptaba perfectamente a sus casos de uso.

“Un sitio único para administrar todo el programa”

“Este es un departamento más nuevo, por lo que queremos asegurarnos de que los cimientos estén bien construidos”, dice Danos. Bourne y Danos trabajaron con los Servicios de soluciones de Smartsheet para crear una solución personalizada que les permita diseñar los planes de acción correctos para sus flujos de trabajo utilizando Smartsheet Control Center.

“En lo que respecta a nuestra innovación, Smartsheet es el lugar en donde viven todos nuestros proyectos”, dice Danos. “Lo usamos para manejar la administración de las tareas diarias, la programación, la actualización y la vinculación de todos los proyectos con nuestro panel departamental, lo que eleva el nivel de nuestro departamento en toda la empresa”.

“Desde la perspectiva de la funcionalidad, uso Smartsheet como un sitio único para administrar todo el programa”, continúa Danos. “Es muy importante que la plataforma se integre con Microsoft Outlook. Puedo guardar documentación específica, correos electrónicos, imágenes y comunicaciones directamente en la línea de productos. Es bueno poder ir a un lugar y saber que todo está ahí”.

“Desde el punto de vista de la planificación, podemos poner en marcha proyectos con un par de clics”, usando Control Center, agrega Bourne. “Solo hay que completar un formulario de admisión, luego elegir la ruta del proyecto y comenzar en unos minutos. Es sencillo y realmente poderoso”.

El equipo también compartió los beneficios de Control Center con el departamento de TI de Digi-Key. “Hace siete meses, les costaba operar con varios administradores de proyectos que estaban haciendo un gran trabajo”, dice Danos. “Cada persona gestionaba los proyectos de una forma un poco diferente a otras y era un desafío unir toda esa información”.

“Les mostramos que si hacían un poco de trabajo previo y determinaban las plantillas y la forma en que querían que se gestionaran los proyectos, todos podían estar alineados. Cada vez que ponemos algo en nuestro depósito, luego lanzamos proyectos desde Control Center, en cinco minutos, sabemos cuáles son todos los artefactos que necesitamos para poner todo en marcha”.

Mientras mostraban las capacidades de Smartsheet recién descubiertas a las partes interesadas, “los equipos comenzaron a usarlo y ahora otros programas están adoptando la plataforma como la herramienta fundamental para lograr el éxito en sus departamentos”, agrega Bourne. De hecho, la gestión de proyectos para sus instalaciones de 2,2 millones de pies cuadrados, actualmente en construcción, se realiza a través de Smartsheet.

“Smartsheet actúa como mi red de seguridad”

Con Smartsheet, el equipo ha mejorado en su responsabilidad en cuanto a las tareas, los proyectos y los programas a través de la mayor transparencia en el estado del programa que brindan los paneles, la aplicación móvil y las integraciones de aplicaciones. “Dentro de nuestro departamento y reflejado en otros, Smartsheet mantiene nuestra transparencia”, dice Bourne.

“Trabajar en varios proyectos a gran escala, teniendo en cuenta la visión estratégica holística, puede proporcionar una oportunidad que genera que se pasen por alto las tareas más pequeñas. Smartsheet actúa como mi red de seguridad. Nunca existe la posibilidad de no atender los riesgos o de que las tareas se lleven a cabo sin previo aviso, ya que nuestros paneles los ponen en primer plano todos los días. Este es un nivel de comodidad y confianza que antes no podíamos brindar a nuestros clientes internos en todo momento”.

Además, el equipo usa con frecuencia la aplicación móvil de Smartsheet para trabajar, siempre que lo necesitan. “Vivir la experiencia de contar con la aplicación móvil ha sido un punto diferenciador para mí,” dice Danos. “Desde el punto de vista móvil, la facilidad de uso, tanto en mi teléfono como en mi iPad, es un factor clave. Cuando se trabaja en siete proyectos al mismo tiempo, es necesario acceder a la plataforma, trabajar con rapidez dondequiera que se esté y responder sobre la marcha.

“Entro a las oficinas ejecutivas todas las semanas y tengo mi iPad conmigo en todo momento”, agrega Bourne. “Abro el panel de nuestro programa para mostrarles dónde están sus proyectos y la información que es más importante para ellos. Sé que el panel nos muestra datos en directo, actualizados e intuitivos”.

Entonces, ahora, cuando las partes interesadas se encuentran con Bourne y Danos en el pasillo y les preguntan sobre el estado general del programa, "no solo puedo darles la respuesta, sino que tengo la confianza de que la información es precisa", dice Bourne. “Esto se debe a que Smartsheet cuenta con un personal con excelentes consultores y sus desarrolladores claramente han hecho un trabajo estelar al crear esta solución”.

Danos está de acuerdo: “Smartsheet es una empresa que escucha a los usuarios y realmente se preocupa por lo que los clientes necesitan en lugar de hacer suposiciones basadas en el pasado de lo que creen que usted necesita”.

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