Estudio creativo de rápido crecimiento utiliza Smartsheet para potenciar la ventaja competitiva y el crecimiento

El Clásico de Invierno de la NHL no es un partido de hockey normal. Desde 2008, la Liga Nacional de Hockey (NHL) organiza un partido al aire libre el Día de Año Nuevo para que sus aficionados vivan una experiencia única. El Clásico de Invierno se convirtió rápidamente en uno de los eventos característicos de la liga, y la entrega de 2024 duplicó su apuesta en el hockey profesional. Las dos franquicias más nuevas de la liga, los Seattle Kraken y los Vegas Golden Knights, se enfrentaron en el primer Clásico de Invierno que se realizó en T-Mobile Park de Seattle.

Además de construir una pista de hockey en un campo de béisbol, la NHL necesitaba brindar una experiencia deslumbrante tanto a los aficionados que estaban en las gradas como a los que veían el partido por televisión. Esa experiencia incluyó fuegos artificiales, la presentación del rapero Sir Mix-a-Lot, peces voladores para evocar el mercado de pescadores cercano, Pike Place, un naufragio en el campo de juego y un estudio de TNT en el campo para producir la transmisión televisiva.

Hotopp, el estudio creativo encargado del diseño, la fabricación y la instalación de todos los elementos escénicos fuera de la pista, aprendió algunas cosas sobre el desafío que implica organizar un partido de hockey al aire libre de grandes dimensiones cuando trabajó en el Clásico de Invierno de la NHL de 2015. Esta vez, la NHL necesitaba mentes que pudieran unir los inquietantes rasgos del Kraken junto con el espíritu característico del noroeste del Pacífico. 

Dada su experiencia anterior y el amor que sienten por su ciudad natal de Seattle, los miembros del equipo de Hotopp eran la opción ideal. Tenían la tarea de administrar su propio personal, sus propias operaciones internas de fabricación y una flota de proveedores, todo mientras se coordinaban con la NHL en los diversos puntos de control del proceso. Realizar un seguimiento de los presupuestos asociados en tiempo real durante un proyecto de rápida evolución fue clave para montar un espectáculo que ofreciera una experiencia increíble a los aficionados.

Uno pensaría que una empresa de 17 personas necesitaría superpoderes para gestionarlo todo con éxito.

Mejor que superpoderes

Lo que tiene Hotopp es mejor que tener superpoderes. Es Smartsheet, que la empresa comenzó a usar en 2022. Antes de eso, Hotopp administraba su negocio de la manera en que lo hacen muchas empresas, a través de una combinación de hojas de cálculo y carpetas de archivos. Esto nunca fue lo ideal y, a medida que el negocio de Hotopp se volvió más complejo y que se expandieron los servicios que ofrece (además del diseño, ahora también brindan fabricación e instalación), se volvió aún menos útil como forma de gestionar proyectos de manera proactiva.

Hotopp utiliza hojas e informes de Smartsheet para obtener datos en tiempo real sobre sus proyectos y compartir esa información con los responsables de la toma de decisiones y los gerentes de la empresa y la de sus clientes. Los empleados crearon su propia plantilla de Smartsheet para estandarizar el uso de la herramienta, que rápidamente se convirtió en el instrumento predeterminado para la gestión de proyectos. Los empleados utilizan Smartsheet para realizar un seguimiento de todos los proyectos activos, pendientes, en curso y potenciales. Usan Smartsheet para realizar un seguimiento de todos los hitos, cálculos y valores reales del proyecto en comparación con las estimaciones, incluidos los costos internos y externos.

Los empleados comenzaron el uso con una sola hoja por proyecto. Luego, los proyectos se volvieron más complejos y el enfoque de una sola hoja resultaba demasiado engorroso; por esto, empezaron a implementar un enfoque de múltiples hojas, con hojas independientes para el diseño, la fabricación y los informes para los clientes. Todos acceden a las hojas que necesitan para su trabajo, y los gerentes y ejecutivos de primer nivel acceden a todas las hojas de cualquier proyecto. Esto constituye un enfoque más fluido, que los empleados de la empresa, en particular su personal creativo, prefieren.

La empresa adopta un enfoque evolutivo en su uso de Smartsheet y agrega capacidades de la plataforma a medida que las necesita. Por ejemplo, el director ejecutivo de Hotopp, Gary Wichansky, ahora planea agregar paneles de Smartsheet para obtener vistas instantáneas de la información agregada de toda la empresa, en lugar de contar únicamente con vistas de cada proyecto.

Más transparencia y colaboración

Hotopp utiliza Smartsheet para obtener mucho más transparencia en su negocio de la que antes era posible con las hojas de cálculo y los archivos. Los empleados la utilizan no solo para realizar un seguimiento del estado del proyecto, sino también para colaborar en cualquier proceso de negocios que deseen y para hacerlo más rápido de lo que podían antes.

Por ejemplo, el personal antes demoraba cuatro horas en preparar y organizar las reuniones de revisión de proyectos; ahora tarda 30 minutos. Además, la gestión de proyectos y los datos financieros se integran con mayor facilidad, lo que conduce a una gestión financiera más proactiva de los proyectos.

“Con Smartsheet, cualquier persona de la empresa puede hacer clic en una hoja para ver qué sucede”, dice Wichansky. “Es así de sencillo”.

El Director ejecutivo de Hotopp también elogia la capacidad de adaptación del software. “A veces hacemos algunos trabajos peculiares, y Smartsheet facilita la creación de plantillas modificadas para un uso específico, basadas en nuestra plantilla estándar, para satisfacer esas necesidades. Smartsheet es nuestra herramienta para controlar el caos”.

Los departamentos también utilizan Smartsheet para satisfacer necesidades específicas. Por ejemplo, Wichansky cita a su departamento de RR. HH., que creó una hoja de contratación para realizar un seguimiento de los postulantes durante el proceso de entrevistas, las pruebas de habilidades, el estado de las ofertas y mucho más.

Increíble experiencia del cliente

La mayor transparencia y colaboración que Hotopp obtiene con Smartsheet también se extiende a sus clientes y ayuda a ofrecerles una experiencia increíble. Los clientes son conscientes del alto grado de transparencia y supervisión que Hotopp aporta a sus proyectos y valoran que esto les facilite su trabajo con la empresa.

Por ejemplo, Wichansky señala que los clientes a veces se ponen en contacto con sus gerentes de cuentas de Hotopp para analizar el estado del proyecto o plantear un problema de facturación. Esos gerentes de cuentas pueden usar Smartsheet para responder las preguntas de los clientes en esas conversaciones iniciales, en lugar de volver a comunicarse con ellos días después.

“Usamos Smartsheet para eliminar los puntos de fricción en torno al servicio al cliente”, dice Wichansky. “Así es como aumenta la satisfacción de los clientes”.

Mayor ventaja competitiva

Eliminar los puntos de fricción en torno al servicio al cliente también es la forma de aumentar la ventaja competitiva. Wichansky afirma que ve un vínculo entre el uso de Smartsheet por parte de Hotopp y el crecimiento de la empresa.

“Hotopp no crecería al ritmo que lo hace sin la implementación de Smartsheet”, afirma.

Wichansky también considera que la mayor eficiencia y la gestión proactiva que facilita Smartsheet ayudan a impulsar el cambio de imagen de su empresa. 

“La forma en que Smartsheet nos permite trabajar con los clientes nos distingue en el mercado y otorga una ventaja competitiva. Nos aseguramos de que los clientes potenciales lo sepan”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.