Ogilvy optimiza la administración de proyectos con Smartsheet

Ogilvy, una de las más antiguas y grandes agencias de comunicaciones de marketing del mundo, crea innovadoras campañas en redes sociales para las marcas líderes del mundo. La principal naturaleza de la publicidad y los medios ha evolucionado drásticamente desde que se fundó la agencia en 1948, y el ritmo de cambio no para de acelerar. No es fácil que un líder establecido cambie de marcha y se mueva rápidamente hacia un nuevo panorama, pero Smartsheet ayuda a Ogilvy a definir ese recorrido.

“Hay mucha alteración en la industria; todo el modelo ha cambiado en el sector de la publicidad y, como una institución grande, puede resultarnos difícil mantener el ritmo”, dice Mame McCutchin, Directora del programa en Ogilvy. “Las marcas más grandes son como nosotros: no cambian en un instante, sino que esperan que las guiemos con tecnología y mediante cambios en la manera en que trabajan. Y, en todas partes, Smartsheet ha resultado ser una solución una y otra vez”.

"Todo al alcance de la mano"

El equipo de McCutchin está evolucionando de los antiguos modelos de publicidad de ubicación de impresiones y transmisiones a una nueva estrategia de medios digitales que genera consistencia de la marca y el mensaje en una amplia variedad de canales en línea. Desde publicidades de video en servicios de entretenimiento por Internet, hasta GIF animados de seis segundos en redes sociales, las campañas de la actualidad necesitan más imágenes visuales, más elementos de canales múltiples, y más recursos con grandes volúmenes de datos que en el pasado. McCutchin y su equipo usan Smartsheet para realizar un seguimiento de los activos de medios que forman parte de los proyectos de clientes, lo que les permite ver rápidamente el estado de cada detalle y realizar entregas a tiempo.

“Realmente está todo al alcance de la mano”, dice McCutchin. “Podría decir, bien, hay una unidad compartida al alcance de la mano; sí, pero se necesitan una linterna y un mapa para encontrar las cosas. Es una manera mucho más sencilla de comenzar a acceder a sus propios datos. Simplemente es más eficiente”.

Con Smartsheet, McCutchin puede confirmar que las versiones correctas de archivos de imagen digital estén listas para compartir con los clientes y realizar el seguimiento de los plazos de cada elemento. Puede adjuntar formularios de versiones para confirmar que los modelos y actores aprobaron el uso de sus imágenes y voces en los medios de campaña. Las vistas del panel le permiten ver el estado de múltiples elementos de inmediato para asegurarse de que los miembros de su equipo cuenten con lo que necesitan para resolver problemas, independientemente de que se trate de cambiar una bombita de luz en el espacio de trabajo o de eliminar pasos y demoras del proceso de producción. Y, lo más importante, sus colegas pueden realizar un seguimiento y actualizar su propio trabajo y actuar sobre las preguntas y problemas, lo que es especialmente importante cuando se comparten proyectos entre oficinas globales.

“Una de las primeras cosas que hice con mi nuevo equipo fue establecer un cronograma de aquello en lo que teníamos que comenzar a trabajar, el momento en el que teníamos que empezar a trabajar, y cuándo debía estar disponible para la venta. Smartsheet es maravilloso por eso”, dice McCutchin. “Las personas pueden usar el filtro para ver solo sus marcas y, luego, yo puedo ver el panorama completo. Nos ayuda a contar, con las casillas de verificación: ¿terminamos? ¿Se envió? Sí. Las personas pueden dejar comentarios y adjuntos, y usamos todo. Por primera vez en este proyecto, tenemos una visión completa hasta el final”.

La "tranquilidad de Smartsheet"

Además del seguimiento de los medios de campaña, McCutchin usa Smartsheet para administrar los detalles financieros, como el gasto frente a los presupuestos de clientes y las solicitudes de gastos que no se facturan. Además, estableció un centro de incorporación de equipos, para recopilar documentos y contactos en un solo lugar a fin de que las nuevas personas contratadas los revisen mientras se inician en sus nuevos roles. Cuantos más detalles recopila y comparte con Smartsheet, mayor es la confianza con la que trabaja su equipo al saber que las respuestas a sus preguntas más exigentes son fáciles de encontrar.

“Ahora hay un grado de tranquilidad que no teníamos antes de completar este cronograma; eso es realmente importante para este equipo”, dice McCutchin. “Ahora, todos tienen la misma visión de lo que tenemos que hacer; todos reman para el mismo lado. Antes, no sabíamos lo que estaba por venir, pero ahora con Smartsheet planificamos para lo mismo y todos tenemos el mismo campo visual. ¿Quién no querría contar con la "tranquilidad de Smartsheet?"

Un equipo más tranquilo es más productivo y está más motivado, y McCutchin vio cómo la "tranquilidad de Smartsheet" conduce a la entrega a tiempo de contenido multimedia de alta calidad de la marca para los clientes de Ogilvy. También vio cómo Smartsheet abre líneas de comunicación en y entre equipos, lo que genera una mayor transparencia a medida que los colaboradores y estrategas colaboran entre zonas horarias. Cuando todos los miembros del equipo cuentan con los datos que necesitan, hay menos errores de comunicación y un mayor sentido de propiedad del proyecto por parte de las personas involucradas.

McCutchin trabaja para desarrollar una hoja que ofrecerá una transparencia similar para los clientes, una vista de panel que mostrará el avance del proyecto en comparación con el alcance: muy similar a las que ofrecen las empresas de servicios públicos para mostrar a los clientes cuánta energía están usando en comparación con los meses anteriores y los promedios locales. La industria avanza hacia una mayor transparencia, afirma; con Smartsheet, puede ayudar a Ogilvy a marcar el rumbo y fijar un estándar para la comunicación clara y la confianza. Eso pone felices a los clientes y, además, aumenta la satisfacción en el trabajo de todos los miembros de la agencia.

“Cuando uno persigue algo y solo se tiene una postura reaccionaria para hacerlo, esa no es la mejor forma de trabajar, no es lo mejor de uno”, dice McCutchin. “Si uno se queda hasta la medianoche, eso no es bueno para nadie. Cada tanto, quedarse hasta tarde es emocionante, pero cuando eso se hace rutinario, se convierte en una molestia. Pero, no existe una mejor sensación que lograr optimizar un proyecto, poder obtener resultados y sentirse productivo, y observar que el trabajo es bueno”.

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