Overlake Medical Center & Clinics utiliza Smartsheet para respaldar la transformación digital, física y de procesos al aumentar la visibilidad de los proyectos y los objetivos estratégicos.

Como muchas organizaciones de atención médica, Overlake Medical Center & Clinics quería encontrar nuevas formas de prosperar, mantener la rentabilidad y brindar una atención eficiente a los pacientes luego de la pandemia. Para respaldar ese objetivo, el hospital comenzó una serie de sesiones de planificación de sostenibilidad estratégica. A partir de estas, se creó un plan de transformación digital, física y estratégica de cinco años, diseñado para mejorar la atención de los pacientes y ofrecer servicios médicos avanzados a más residentes de la región metropolitana de Seattle, Washington. 

En una de las primeras etapas de esta transformación, el sistema sanitario sin fines de lucro, que opera en Bellevue, Washington, desde hace más de seis décadas, recientemente finalizó el Project FutureCare, un gran proyecto de renovación del campus que incluyó la construcción de una torre de 240 000 pies cuadrados con un Centro de maternidad de última generación.

Smartsheet desempeña una función principal en la promoción de iniciativas de transformación multifacéticas de la organización. “Smartsheet es esencial para lo que hacemos aquí, ya sea aumentar la sostenibilidad, mejorar el cuidado de los pacientes o respaldar la transformación física en el campus”, comentó Jeni Connelly, gerente de proyectos sénior de la PMO empresarial de Overlake.

“Es como tener cientos de personas trabajando, aunque solo seamos unos pocos en mi equipo. Es una de nuestras aplicaciones principales”.

Para impulsar sus objetivos ambiciosos, Overlake reconoció que también fue necesario transformar la manera de trabajar. “No teníamos una manera eficiente de gestionar proyectos de forma centralizada”, comenta Connelly, cuyo equipo de PMO empresarial ayudó a implementar la estrategia de transformación, según las indicaciones del equipo directivo de Overlake. “Usábamos el correo electrónico, hojas de cálculo y una herramienta web ineficaz, y equipos diferentes gestionaban los proyectos por separado”. Debido a que los proyectos se gestionaban en silos diferentes, la comunicación entre los equipos era desafiante. Además, no podían ver con claridad cómo los proyectos afectaban su capacidad para lograr objetivos estratégicos. “Gestionábamos las carteras de proyectos con múltiples herramientas”, expresó. “Nos dimos cuenta de que no podríamos cumplir los objetivos estratégicos y de sostenibilidad con las aplicaciones y hojas de cálculo existentes”.

Gestión de proyectos, desde la planificación hasta la finalización en Smartsheet

En la búsqueda de una nueva herramienta central para facilitar la transformación de varios años, Connelly descubrió que el equipo de estrategias de la organización utilizaba Smartsheet. “Rápidamente noté los beneficios de esta herramienta, y se volvió el principal sistema para la gestión de proyectos y cartera de la organización. Nos permitió deshacernos de las hojas de cálculo y la toma de notas manual”, afirmó. “El sistema era muy fácil de aprender. No hacía falta ser programador, sino que cualquiera podía usarlo y hacer un cambio transformacional”.

Para impulsar la sostenibilidad a largo plazo, Overlake reunió la información de todos los proyectos del hospital en Smartsheet. De este modo, la empresa comenzó a ver los objetivos comunes y pudo organizar los proyectos en programas estratégicos específicos. En última instancia, el hospital priorizó seis objetivos estratégicos a largo plazo, e incluyó varios proyectos para respaldar cada uno de ellos. “Esto nos permite crear una plataforma de planificación estratégica para los próximos tres a cinco años”, dice Connelly. 

Para respaldar su plan estratégico, Overlake usa Smartsheet para gestionar estos programas de manera integral, desde el inicio hasta la finalización. Ahora, Connelly y el equipo de PMO empresarial, así como el equipo directivo de Overlake pueden planificar y priorizar trabajo de manera más eficiente para el próximo año fiscal, al evaluar cuáles de las 125 categorías de proyectos y flujos de trabajo facilitarán el mayor rendimiento. “No se trata solo de la estrategia, sino también de la ejecución”, señala Connelly. “Gestionamos nuestra cartera en Smartsheet, pero también tenemos un plan para cada proyecto”.

Cuando se inicia un nuevo proyecto, se asigna a un equipo o departamento específico que será responsable de aprobarlo, hacer el debido seguimiento y completarlo. Cada proyecto en Smartsheet contiene plazos detallados con seguimiento del presupuesto y el valor, además de otros KPI. Para dirigir la organización, la gerencia del hospital utiliza los paneles de Smartsheet para obtener una visión general de todos los proyectos y programas.  

Con un equipo reducido y objetivos elevados, Overlake utiliza la automatización de los flujos de trabajo para garantizar que se ejecuten con eficiencia. Smartsheet envía automáticamente recordatorios por correo electrónico para garantizar que se respeten las fechas de entrega, con flujos de trabajo adicionales para eliminar tareas y procesos que solían ser manuales y requerían correos electrónicos individuales. “Esto respalda el enfoque de sostenibilidad, ya que elimina otra aplicación de mi conjunto de tecnología”, agrega Connelly.

Además de impulsar la eficiencia en los proyectos, Smartsheet se utiliza para gestionar programas de más alto nivel, como el proceso de fusiones y adquisiciones, que desempeña una función clave en los planes de crecimiento inorgánico del sistema de salud. Estos proyectos tienen plazos más urgentes y requieren la colaboración estrecha de diversas funciones. “Para estos proyectos, involucramos a varios equipos, como Marketing, Recursos Humanos, Software, TI e Instalaciones”, dice Connelly. “Smartsheet nos permite colaborar y cumplir con los plazos”. Connelly también utiliza Smartsheet para gestionar la construcción de una nueva clínica, al colaborar con socios externos para garantizar el cumplimiento de los plazos.

Una ubicación central para visualizar múltiples proyectos 

Con Smartsheet, Overlake tiene una gestión de proyectos y cartera centralizada y puede conectar y optimizar la ejecución de trabajos de todo el hospital. “Ahora, contamos con una ubicación para que todas las personas encuentren lo que necesitan”, indica Connelly. “Esto reduce en gran medida el tiempo necesario para almacenar y encontrar datos de proyectos, de modo que trabajamos con mayor eficiencia”. Smartsheet también les ofrece a las partes interesadas un resumen en tiempo real de los presupuestos y los costos. “Al usar todos el mismo sistema, podemos ahorrar una cantidad de dinero significativa”, afirma Connelly. 

 Ya que los líderes del hospital pueden entender con rapidez el estado y el progreso de los proyectos en relación con prioridades estratégicas mediante los paneles, pueden tomar decisiones ejecutivas más informadas sobre qué iniciativas priorizar y dónde se necesita más atención o inversión. “Los ejecutivos ahora pueden visualizar toda la información, en lugar de buscar en distintas notas de papel u hojas de cálculo”, señala Connelly. Por ejemplo, Scott Waters, el jefe de información y tecnología del hospital, es el principal impulsor de la transformación digital de cinco años de Overlake y utiliza los paneles de Smartsheet a diario. “Nuestra capacidad para crear e iterar con rapidez sobre la estructura de EPMO en Smartsheet fue un componente fundamental para lograr el éxito con los planes de sostenibilidad del año fiscal 2023”, dice Waters. “Fuimos capaces de planificar, dotar de recursos, registrar el progreso y tomar decisiones basadas en datos en tiempo real. El panel de sostenibilidad de Smartsheet se volvió un punto focal para las reuniones del equipo directivo cada semana”.

Gracias a la visualización optimizada, Overlake puede encontrar recursos rápidamente para proyectos urgentes, como los de adquisición. “En el área de atención médica, tenemos que hacer cambios de forma ágil, y Smartsheet nos permite hacerlo”, expresa Connelly.

“En Smartsheet, podemos echar un vistazo a los procesos y comprobar la disponibilidad de recursos, a fin de asegurarnos de cumplir el plazo de una adquisición. Esto es crítico, porque las clínicas necesitan tener un tiempo de inactividad mínimo mientras continúan atendiendo a los pacientes”.

Promoción de los resultados más allá de la transformación

A medida que Overlake continúa su transformación, también utilizan Smartsheet para respaldar a sus pacientes y proveedores. En materia clínica, Smartsheet ayuda a Overlake a mantener una asociación formal con otro hospital local, con médicos que trabajar en ambas organizaciones. “Asumimos proyectos de médicos de ambas organizaciones y los ingresamos en Smartsheet”, cuenta Connelly. “Ahora, los médicos pueden consultar su panel de Smartsheet, buscar rápidamente un proyecto y verificar su estado”. Esto genera mayor eficiencia.

Con Smartsheet, los proveedores tienen más tiempos para enfocarse en atender a los pacientes. “Transformamos físicamente el campus en los últimos siete años, y ahora iniciamos la transformación digital y de procesos para respaldar la primera iniciativa”, agrega Connelly.

“Eso incluye las mejoras de software que facilitaron una experiencia más satisfactoria para los pacientes y proveedores. Si podemos ahorrarles a los proveedores de 15 a 20 minutos todos los días al automatizar procesos en Smartsheet, podrán dedicar ese tiempo, que pasarían en la computadora, a atender a los pacientes”.

En resumen, “Smartsheet nos permite optimizar los proyectos críticos para la transformación digital”, señala Connelly. “Como resultado, podemos enfocarnos más en los pacientes y los proveedores, al tiempo que modernizamos nuestro centro médico”.
 

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