Populous lleva a cabo eventos deportivos a nivel global y se basa en Smartsheet

Gracias a Smartsheet, Populous puede administrar cada una de las tareas y fechas límite sin inconvenientes en pos de lograr su misión de reunir a las personas.

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Vea cómo Populous se ocupa de organizar los mejores eventos del mundo.

Contar con una única fuente de verdad para la planificación de un evento y el equipo de operaciones del evento es, sin lugar a dudas, la mayor ventaja que hemos logrado con Smartsheet.

Mark Klein, director de Populous

Ciertos eventos de gran relevancia, como Final Four y los Juegos Olímpicos, llamaron la atención del mundo entero. En lo que concierne a Populous, la empresa de arquitectura deportiva líder a nivel mundial, esto significa que cada detalle –desde la construcción de instalaciones hasta el caudal de tránsito y la iluminación– será visto por miles de espectadores presenciales y millones de televidentes. Para diseñar y llevar a cabo estos eventos de gran escala, se requiere de una planificación exhaustiva y de la colaboración de cientos de socios y proveedores. De más está decir que no hay margen de error ni pueden generarse demoras. Gracias a Smartsheet, Populous puede administrar cada una de las tareas y fechas límite sin inconvenientes en pos de lograr su misión de reunir a las personas.

"Somos una práctica basada en la arquitectura y entregamos soluciones de todas las maneras posibles e invisibles", comenta Marc Klein, director de Populous. "En el nivel de detalle de arquitectura profesional que aportamos a los eventos, es posible sentir la diferencia entre un evento de Populous y un evento organizado por otra firma. Los eventos de Populous se desarrollan sin inconvenientes. Organizamos los eventos más desafiantes y logramos que parezca que todo está justo donde debería estar".

Cuando Klein se incorporó a Populous hace ya más de 10 años como responsable principal de la gestión de proyectos, una de sus metas era la de estandarizar los procesos de manera tal que los arquitectos pudiesen enfocarse en el diseño y desarrollo de eventos inolvidables. Precisaba contar con una herramienta que reemplace la dependencia de sus colegas en el papel y las hojas de cálculo, y que diese lugar a un enfoque uniforme en distintos tipos de eventos únicos.

"Necesitábamos que nuestros métodos y herramientas estuviesen a la altura de los eventos que se nos pedía organizar", comenta Klein. "Nuestra innovación radicaba en el diseño y no en los métodos y los procesos de entrega que implementábamos".

Klein evaluó un variado conjunto de herramientas de gestión de proyectos para dar con la combinación perfecta de capacidades y flexibilidad. No podía ceder un ápice: el presupuesto y el manejo de fechas de entrega, el uso compartido de archivos y la capacidad para compilar rápidamente agendas y actas eran tan solo una parte de una extensa lista de tareas requeridas. El estilo de trabajo también era fundamental. "Los arquitectos detestan los diagramas de Gantt", explica Klein. Por lo tanto, la solución adecuada tenía que ser fácil de aprender. Smartsheet se ajustaba a los requerimientos más importantes de Smartsheet: flexibilidad, informes enriquecidos, costos y simplicidad de uso.

Una solución flexible para proyectos exigentes

Desde eventos de la NHL y el Final Four de la NCAA hasta los Juegos Olímpicos, cada evento en el que trabaja Populous es complejo y único. Klein descubrió que muchas soluciones de gestión de proyectos dependen en gran medida de plantillas o proyectos definidos con rigidez, y que no se ajustan a las necesidades suyas o de sus equipos. Las plantillas prediseñadas de Smartsheet y la capacidad para crear plantillas a partir de hojas existentes ayudan a Klein a estandarizar los procesos y enfoques, y, al mismo tiempo, configurar espacios de trabajo personalizados en función del evento.

"En cada proyecto que encaramos, me encuentro en una nueva ciudad, con nuevas personas, un nuevo estadio y nuevos proveedores", dice Klein. "Debo contar con procesos y métodos fáciles y rápidos de implementar. En general, cuento con un equipo que no forma parte de nuestra estructura corporativa. Por lo tanto, no pueden acceder a nuestros servidores o VPN. Preciso contar con un proceso que se aplique a todos mis proyectos y nos permita movernos de una ciudad a otra, pasar de un equipo a otro, y poner a trabajar rápidamente a todos".

La información correcta para los socios y proveedores adecuados

Klein solía configurar hojas de cálculo principales con miles de filas que, rápidamente, abrumaban a los socios que solo precisaban acceder a un pequeño porcentaje de tareas y administrarlas. Smartsheet le permite a Klein crear hojas secundarias para la planificación de la seguridad, el transporte, la colocación de vallas de protección, los permisos y el resto de los componentes que forman parte de un evento global de gran envergadura. Tanto socios como proveedores ven su parte del rompecabezas: a medida que ingresan información, Klein recibe alertas y actualizaciones automatizadas que lo ayudan a detectar y solucionar conflictos de inmediato.

Poderoso rendimiento a un costo accesible

Aunque sus prioridades varían, los clientes de Populous son muy cuidadosos con sus presupuestos. Los organizadores de algunos eventos quieren lograr el mejor espectáculo en función de su inversión, en tanto que las universidades que organizan partidos de baloncesto quieren hacer un uso eficiente de sus presupuestos deportivos que financian los equipos de todos los deportes de la escuela. Como las licencias de usuario de Smartsheet son accesibles para eventos de todo tipo, Klein puede confeccionar de manera sencilla un plan de costos que les otorgue a los clientes del evento las capacidades que precisan, siempre en línea con sus presupuestos. Asimismo, Smartsheet ayuda a Populous a controlar los costos en el transcurso de un evento ya que aporta datos en tiempo real sobre el nivel de gastos, junto con procesos de aprobación sencilla cuando se modifican las circunstancias.

"Ha ejercido un impacto significativo sobre nuestra administración del presupuesto en el sitio y el control de pedidos de cambios", comenta Klein. "Cuando se aprobaban oralmente los pedidos de cambio y se visualizaban dos semanas después, el cliente solía decir: 'Aquí hay $85 000 en pedidos de cambios. ¿Quién los aprobó?' Y nos pasábamos semanas develando el misterio. Ahora contamos con un registro completo que incluye las aprobaciones correspondientes, ya que incorporamos todos los procesos de pedidos de cambio en Smartsheet y tildamos las casillas correspondientes en el intercambio con el cliente. Por lo tanto, al final del evento, ya no hay sorpresas en cuanto a costos inesperados ni tampoco deben destinarse recursos humanos imprevistos para dilucidar qué ocurrió".

Una gran cantidad de clientes de Populous quedaron maravillados con Smartsheet. Tal es así, que le pidieron a Klein que los ayude a implementar la solución para el uso cotidiano.

"En este momento, estamos brindando soporte a tres organizaciones diferentes con nuestras licencias. Estas organizaciones ejecutan Smartsheet para actividades no relacionadas con los eventos", dice Klein. "Nos han pagado honorarios profesionales para que los ayudemos, capacitemos, preparemos y les brindemos soporte. Se han adquirido una gran cantidad de licencias de Smartsheet".

Fácil de aprender y uso inmediato

Populous trabaja junto a proveedores especialistas en sus campos, que, por lo general, no es el software de productividad. Ya sea que capacite a gerentes de presupuesto con años de experiencia en hojas de cálculo o a constructores de protecciones y mecánicos que no suelen utilizar sus computadoras a diario, Klein les presenta Smartsheet a los socios y logra que sean productivos de inmediato. La aplicación para dispositivos móviles —fácil de usar– significa que los proveedores pueden acceder a la información más actualizada en cualquier punto, ya sea que se encuentren entregando materiales o realizando las últimas pruebas de sistema antes de que se abran las puertas a quienes tienen su boleto en la mano.

"Si puedes usar una hoja de cálculo, puedes usar Smartsheet", dice Klein. "Cada vez que, año tras año, llego a una nueva ciudad y me reúno con nuevos clientes o estoy en una nueva ciudad, y digo: 'Muy bien, muchachos, utilizaremos esta herramienta', todos ponen los ojos en blanco. Piensan que quiero implementar un sistema pesado y 'endemoniado'. Luego, les digo: 'Aquí tienen. Estas son las hojas. Así se accede a ellas. Simplemente deben iniciar sesión en el navegador. No interfiere con ninguna red corporativa y se basa en las capacidades que ya conocen".

Como es posible acceder a Smartsheet en línea, se optimiza la organización de eventos internacionales. Durante los Juegos Olímpicos en PyeongChang, Corea del Sur, el equipo de Klein basado en Denver, pudo compartir de manera sencilla los detalles y las actualizaciones clave con socios y clientes en Corea, a pesar de las 15 horas de diferencia horaria. Klein no extraña en absoluto aquellos días dedicados a reunir formularios impresos y conciliar distintas versiones en una sola hoja de cálculo del evento. Smartsheet posibilita la gestión de proyectos, ya que es una herramienta tan gradual y profesional como los innovadores diseños arquitectónicos que crean sus compañeros para los eventos más importantes del mundo.

"Contar con una única fuente de verdad para la planificación de un evento y el equipo de operaciones del evento es, sin lugar a dudas, la mayor ventaja que hemos logrado con Smartsheet", explica Klein. Cada vez que debo hacer algo, lo primero que pienso es: '¿Cómo puedo hacer esto en Smartsheet?' Todo tiene que ver con la forma en que encaro los proyectos ahora que ya me he dado cuenta del valor que presenta el uso compartido de la información en tiempo real. El hecho de tener la información disponible para todo el equipo, en todo momento, tiene un valor incalculable. Por lo tanto, jamás se me ocurre mirar hacia atrás".

 

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