Smartsheet Control Center ayuda a Redbox a reducir los costos creativos de la marca en un 20 % mientras promociona más productos

El quiosco de Redbox es una imagen familiar en más de 40 000 puntos de venta de EE. UU., donde los clientes pueden alquilar o comprar entretenimiento asequible en DVD y discos Blu-ray. En los últimos dos años, Redbox ha añadido ofertas de streaming, gratuitas con publicidad y gratuitas de televisión en directo. A medida que la empresa crecía, necesitaba una forma mejor de gestionar su contenido de marketing creativo. Smartsheet permite a Redbox gestionar y realizar un seguimiento de miles de recursos de campaña para respaldar su innovadora expansión de productos.  

“Cada vez que consideramos lanzar un nuevo producto o servicio, la pregunta más importante es ‘¿Cómo aborda y resuelve esto los puntos débiles de los clientes?’”, afirma Durriya Gunja, directora sénior de Marca, Servicios Creativos y Gestión de Contenido de Redbox.

“Smartsheet nos permite crear soluciones que diferencian nuestra marca y sirve como el medio que nos permite ofrecer de manera eficiente y con éxito esos servicios solicitados por nuestros clientes”.

El mercado del entretenimiento es cada vez más competitivo, con grandes empresas de streaming multimedia y negocios de alquiler de DVD que compiten por la fidelidad de los clientes. Redbox ha construido una marca única que combina modernas opciones de streaming en línea con miles de millones de discos físicos que los clientes han alquilado desde su fundación. Cuando Gunja se incorporó a Redbox en 2017, era un equipo unipersonal de servicios creativos y de marca que se enfrentaba a la tarea de impulsar el crecimiento de la empresa mediante el desarrollo y la ejecución de cientos de proyectos creativos de marketing, sin ningún proceso formalizado. 

Gunja necesitaba una plataforma que pudiera capturar el contenido creativo y el estado de los proyectos en un solo lugar. También tenía que ser fácil de aprender y utilizar para sus atareados compañeros y las posibles nuevas contrataciones. Anteriormente había utilizado Smartsheet para la gestión de eventos, y sabía que podía implementar con rapidez soluciones para organizar y racionalizar su trabajo.

“Mi experiencia con Smartsheet en el pasado había sido limitada, por lo que no conocía todas sus capacidades”, afirma Gunja. “Otras soluciones parecían engorrosas, con largos plazos de entrega: desde seis meses a un año. Yo no disponía de ese tiempo. Así que tomé la decisión de empezar a utilizar Smartsheet solo para comenzar a digitalizar nuestros proyectos. No sabía que iba a convertirse en mucho más que eso para nosotros”.

Hacer que los proyectos fluyan sin problemas con la automatización

Hoy Gunja dirige un equipo de 10 personas que utiliza Smartsheet Control Center para impulsar un proceso estandarizado de solicitud y ejecución de proyectos. Los proyectos se solicitan a través de un formulario en línea que genera automáticamente un resumen creativo y pide a un gerente de proyectos que programe un inicio. 

Las plantillas de proyectos rellenan un cronograma con flujos de trabajo de procesos integrados y notificaciones programadas a lo largo de dos o cuatro semanas, con un resumen personalizado independiente para proyectos urgentes que se necesiten en cinco días o menos. Las plantillas están protegidas, lo que evita errores accidentales, y pueden actualizarse globalmente a través de Control Center en la mayoría de los casos. También permiten configurar los proyectos en menos tiempo que los 5 a 10 minutos que se necesitan para crearlos manualmente.

En la actualidad, el equipo gestiona entre 70 y 100 proyectos, incluida la creación de 1000 recursos al mes, como textos para correos electrónicos, adhesivos, banners, videos o animaciones en directo, etc. Smartsheet simplifica el seguimiento del estado de todo un proyecto, así como de cada uno de sus recursos.  

“Antes de tener Control Center hacíamos las cosas manualmente”, dice Gunja. “El resumen creativo tenía que elaborarse manualmente a partir de la información de negocio, lo que nos llevaba mucho tiempo, tanto al cliente como al gerente de proyectos. El hecho de que Control Center automatice la creación del resumen creativo y envíe esas notificaciones a las partes interesadas significa un enorme ahorro de tiempo. También ha eliminado trabajo para las partes interesadas. Me siento como si tuviéramos el piloto automático cuando se trata de procesos”.

Los informes detallados impulsan la toma de decisiones estratégicas

Aunque la habilidad de gestionar cientos de proyectos a la vez es valiosa, Gunja afirma que un beneficio crucial de Smartsheet son los informes que puede generar. La información de los proyectos se introduce en paneles que muestran el estado y las previsiones de los proyectos por costo y presupuesto, cuota de voz (share of voice), línea de negocio, canales y más. Puede ver cuántos proyectos se han completado en un mes o un año y qué recursos se utilizan en canales específicos. Los datos la ayudan a calcular el ancho de banda del equipo y a planificar el soporte adicional durante los periodos de mayor actividad, que puede predecirse en función del trabajo anterior.

Esta información detallada ayuda al equipo directivo de Redbox a tomar decisiones estratégicas sobre las prioridades del negocio. A medida que la empresa desarrolla sus nuevas ofertas de productos y la diferenciación de su marca, los datos ayudan a Gunja y a su equipo a justificar claramente la necesidad de recursos adicionales o nuevas iniciativas. Gunja dice que Redbox está comprometida con la mejora continua y el uso de datos de investigación para probar nuevas ideas y asumir riesgos; Smartsheet suma a la información que aporta a esta toma de decisiones e ideación.

“Smartsheet nos ha permitido dedicar nuestro tiempo a lo que más necesitamos”, dice Gunja.

“Podemos saber si dedicamos el tiempo adecuado a cada línea de negocio o a cada cuota de voz y dónde están las ganancias. Somos capaces de alinear nuestras ganancias con el esfuerzo que estamos haciendo. Todos los meses comparto este informe con el equipo directivo para saber a qué dedicamos el tiempo y cuánto trabajo recibimos. Ha sido muy importante para tomar decisiones sobre si necesitamos añadir recursos o reducir los proyectos”.

Redbox también utiliza las pruebas de Smartsheet y la integración de la plataforma con Adobe para optimizar las revisiones de diversos contenidos. Los miembros del equipo pueden crear PDF, compartirlos para su revisión a través de Smartsheet y obtener todos los comentarios en un único lugar, sin salir de Adobe Creative Cloud.

Reducir los costos, pero no el personal ni los proyectos

Smartsheet ha permitido a Redbox ahorrar mucho tiempo y dinero en sus proyectos creativos de marketing. En el último año, el equipo de Gunja pudo reducir los costos de los proyectos creativos en un 20 %, sin reducir el personal ni el número de proyectos realizados. La automatización y la comunicación que permite Smartsheet han acelerado el trabajo del equipo y eliminado los obstáculos que pueden causar retrasos o gastos adicionales.

Al trabajar de forma más eficiente, Gunja y su equipo pueden ampliar su enfoque de la simple ejecución de proyectos a la ideación y planificación estratégicas. Los datos que obtienen proporcionan una vista detallada de lo que funciona y de qué manera; el tiempo que ahorran se puede utilizar para partir de ese conocimiento y crear nuevas formas de aumentar la conciencia la de marca, desarrollar las ofertas de productos de Redbox y mejorar continuamente la experiencia del cliente.  

“En mi primer año en Redbox, siempre iba de un lado para otro intentando entender dónde estaban los proyectos”, dice Gunja. “Al tener todo eso automatizado, lo único que tengo que hacer es consultar mis informes; si hay una pregunta, solo debo hacer clic en un botón y ver dónde está y quién es el responsable. Eso me ha permitido participar en todas las conversaciones estratégicas con los clientes”.

Una de las razones por las que Smartsheet ha producido resultados tan espectaculares es que es fácil de aprender y utilizar. Gunja afirma que la plataforma se ha adoptado casi por completo en Redbox , sin ningún inconveniente; la experiencia del usuario es sencilla, por lo que los nuevos usuarios pueden aprender rápidamente sin sentirse abrumados. También ayuda el hecho de que tenga capacitación en cada paso del proceso.

“Smartsheet ha hecho mucho más por nosotros de lo que imaginaba cuando firmé el contrato por primera vez”, dice Gunja. “Las plataformas más grandes requieren mucho más trabajo y acaban consumiendo todo tu tiempo, ya que debes dedicar horas y horas solo a intentar utilizarlas. Smartsheet nos ha salvado de eso. Cuanto más empezábamos a usarla y cuanto más la entendíamos, más podíamos desarrollarla. Incluso hoy en día, hay mucho más que quiero hacer. Todo el mundo debería probarla; nunca notarán la diferencia hasta que la prueben”.

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