Los buenos procesos ayudan a pasar el mal trago

Las empresas farmacéuticas deben equilibrar constantemente la necesidad de rapidez (llevar los medicamentos al mercado lo antes posible) con la necesidad de garantizar la calidad y el cumplimiento de la normativa en cada paso. Las empresas más pequeñas pueden beneficiarse de ser ágiles y rápidas en comparación con las grandes multinacionales que dominan el sector. Cuando Tunde Adesunloye se unió a Sagent Pharmaceuticals como director de Gestión de Proyectos, pensó que dejaría atrás los retrasos y obstáculos a los que se enfrentan esos gigantes del sector, pero descubrió que las pequeñas empresas farmacéuticas se enfrentan a sus propias dificultades.

“Trabajando en las grandes empresas farmacéuticas, solíamos quejarnos de que había demasiados procesos”, afirma Adesunloye. “Al llegar a una empresa más pequeña, aprendí rápidamente que las empresas más pequeñas tienen sus propios desafíos.  A medida que las pequeñas empresas crecen y se diversifican, una de esas amenazas es cómo mantener la agilidad y el espíritu emprendedor de la entidad, al tiempo que se garantiza la combinación adecuada de actividades de mitigación de riesgos en la estructura”. 

Sagent Pharmaceuticals, con sede en Chicago (filial de propiedad absoluta de la empresa japonesa Nichi-Iko), se asocia con organizaciones de investigación por contrato (CRO) y organizaciones de fabricación por contrato (CMO) a fin de desarrollar productos farmacéuticos para el mercado norteamericano, con especial énfasis en los inyectables. El equipo de Sagent, con sede en EE. UU., compuesto por más de 150 empleados, coordina los procesos de planificación, desarrollo y aprobación reglamentaria, y colabora con los socios para gestionar la fabricación y distribución oportunas y de alta calidad de los productos.

La creación de versiones genéricas de medicamentos establecidos no es un proceso rápido ni sencillo. Una vez tomadas las decisiones clave sobre la formulación, el proceso de fabricación, el color, el envase y otros detalles, el producto genérico debe pasar las aprobaciones reglamentarias antes de poder lanzarse en su mercado de destino. Los problemas en una fase pueden provocar una cascada de retrasos, por lo que es fundamental que todos los implicados en el proceso dispongan de información precisa y actualizada. Cuantas más aplicaciones utilicen los miembros del equipo para gestionar un proyecto individual, más variaciones pueden introducirse en el sistema. 

Estaba claro que Sagent necesitaba una herramienta que diera a los equipos de proyecto acceso a una única fuente de información precisa, pero que también fuera fácil de aprender para los nuevos usuarios. Mientras Adesunloye consideraba el software de gestión de proyectos formal que se había acostumbrado a utilizar en empresas más grandes, empezó a hablar con dos colegas de Sagent que utilizaban Smartsheet para gestionar sus propias tareas. La facilidad de uso de la interfaz y la posibilidad de obtener rápidamente la información necesaria en cada momento despertaron su interés, y en poco tiempo Adesunloye había configurado un sistema de seguimiento de proyectos que se ajustaba al proceso específico de un producto en desarrollo.

Gracias a la implementación de Smartsheet, las partes interesadas pueden acceder fácilmente a la información que necesitan para sus propios roles o responsabilidades. El equipo directivo de Sagent valora los paneles, que ofrecen una descripción visual de la propiedad y del estado de los proyectos en preparación. Los gerentes de nivel intermedio utilizan los informes flexibles para compartir detalles, como los costos de desarrollo, la gestión de riesgos y las actualizaciones de progreso con diversos responsables de la toma de decisiones. Y como gerente de proyectos, a Adesunloye le encanta el cronograma integrado que mantiene los plazos y las asignaciones al día sin obligar a los usuarios a pasar de una aplicación a otra.

Sagent trabaja con directores de marketing y directores de ingresos de todo el mundo. Smartsheet permite a los equipos de proyectos comunicarse y colaborar con sus socios directamente dentro de la solución, lo que ahorra tiempo y elimina muchas posibles confusiones. Los socios pueden compartir los detalles de los ingredientes que están utilizando, exponer los problemas que necesitan resolver y esbozar sus estrategias; Adesunloye y su equipo pueden ofrecer comentarios, cuestionar sus suposiciones o compartir actualizaciones normativas que puedan afectar al proyecto. Dado que todos comparten la misma información, es más fácil colaborar centrándose en la resolución de problemas y en los resultados.

“En este momento estamos trabajando con un socio en Europa, que tiene acceso a nuestro cronograma y a varios informes a través de Smartsheet.  Las solicitudes de documentos de presentación normativa o los recordatorios de actualizaciones se realizan a través de Smartsheet antes de las reuniones. Todo lo que hacemos es compartir algunos informes con ellos y decirles 'esto es lo que estamos buscando; rellenen esto antes de que nos reunamos de nuevo mañana'”, señala Adesunloye. “A los socios les gusta que compartamos información con ellos. No es algo poco sistemático; pueden ver todo lo que necesitan en tiempo real, y eso hace que trabajar juntos sea mucho más fácil, agradable y productivo. Esta colaboración mejorada tiene el potencial de convertir a Sagent en el socio preferido de los directores de marketing y los directores de ingresos.

“Personalmente veo la implementación de Smartsheet como una oportunidad de utilizar las herramientas de gestión de proyectos para mejorar la cultura corporativa.  La información precisa y fiable sobre el desarrollo es transparente en los diferentes niveles de la organización.  Las personas están entusiasmadas con Smartsheet; piden más, no menos”, afirma Adesunloye. “Ahora mismo, la utilizamos desde el inicio del desarrollo hasta el lanzamiento; creo que llegaremos hasta el desarrollo de canales y la gestión de carteras, los programas que se llevan a cabo antes del desarrollo. Las posibilidades son ilimitadas, y estamos entusiasmados”.